Calendrier de newsletter : 7 conseils et 1 modèle gratuit

Découvrez comment créer un calendrier éditorial de newsletter performant pour guider vos campagnes email.

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

Vous improvisez chacune de vos campagnes de newsletter ? Attention, vous prenez de grands risques en termes de résultats. Nous vous conseillons de créer un calendrier éditorial pour votre newsletter, car il présente de nombreux avantages : gain de temps, meilleurs résultats et également suivi des performances. Non seulement il vous aide à structurer vos campagnes email, mais en plus il vous fait gagner un temps précieux au quotidien. En effet, le calendrier de newsletter doit être considéré comme un indispensable dont le retour sur investissement est très élevé.

Dans ce dossier, on vous explique comment faire votre propre calendrier de newsletter en seulement cinq étapes. Pour vous faire gagner en efficacité, nous vous proposons en plus un modèle de calendrier que vous pouvez personnaliser en fonction de vos objectifs et de vos moyens.

Attention, avant de vous lancer dans la mise en place de votre calendrier d’emailing, nous vous recommandons de lire notre dossier consacré à votre stratégie de newsletter. Vous gagnerez ainsi en productivité.

Voici le sommaire de notre guide : 

1. Vos sujets prioritaires
2. Vos actualités
3. Vos contenus
4. Répartir vos newsletters
5. Organiser la création
6. Analyser vos résultats
7. Utiliser notre modèle

Bonne lecture.

Voici le contenu de ce guide résumé en une infographie.

1. Définir vos thématiques prioritaires

Recenser vos objectifs de newsletter

La toute première chose à faire pour créer votre calendrier éditorial est de définir clairement les objectifs de votre newsletter. Pour cela, vous pouvez simplement répondre à cette question : qu’attendez-vous concrètement de vos emailings ? Voici plusieurs exemples possibles : 

• Obtenir plus de trafic sur votre site internet,
• Faire connaître votre marque, vos produits ou vos services,
• Augmenter votre chiffre d’affaires,
• Communiquer sur vos actualités,
• Etc.

Bien évidemment, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs objectifs. Attention, la liste que nous venons de vous donner n’a pas vocation à être exhaustive.

Sarbacane a d’ailleurs publié un dossier très intéressant sur les statistiques d’email.

Pour réussir vos objectifs, nous vous recommandons d’utiliser la méthode SMART, une méthode ancienne mais qui reste diablement efficace.

1. S pour spécifique : l’objectif doit être clair, précis et compréhensible,
2. M pour mesurable : il doit pouvoir être suivi afin de savoir s’il est atteint ou non,
3. A pour approprié : cet objectif doit être pertinent et intéressant pour vous,
4. R pour réaliste : il ne doit pas être trop élevé,
5. T pour temporel : il doit être mesuré à une date ou une périodicité certaine.

Trouver des axes de communication pertinents

Après avoir défini des objectifs pour votre newsletter, vous devez maintenant trouver des axes de communication pertinents. Ici, votre but est d’atteindre les objectifs que vous avez préalablement définis. A titre d’exemple, vous pouvez : 

• Communiquer sur votre principale force, celle qui vous distingue de vos concurrents,
• Annoncer vos actualités et vos nouveautés,
• Mettre en avant vos expertises,
• Promouvoir vos produits ou services grâce à des témoignages clients,
• Sélectionner le ou les domaines dans lesquels votre expertise vous aide à vous distinguer de vos concurrents.

2. Lister les actualités connues

Vos informations

Dans une entreprise, vous avez forcément des actualités que vous connaissez pour l’année, ou la période à venir. Qu’il s’agisse de participer à un salon ou bien d’organiser un webinaire, vous devez anticiper ces événements et les intégrer dans votre calendrier éditorial. Idem pour vos annonces de recrutement, qui ont un effet extrêmement positif sur votre image. En effet, quoi de plus rassurant qu’une entreprise qui doit recruter de nouvelles personnes ? Dans l’imaginaire de vos lecteurs, le recrutement est un signe de développement sur lequel vous ne pouvez pas faire d’impasse. C’est pourquoi nous vous recommandons d’annoncer vos recrutements dans vos newsletters, et également via vos différents profils sur les réseaux sociaux.

Les marronniers

Pour aller plus loin, pensez également aux marronniers. Vous ne savez pas de quoi il s’agit ? Pour faire court, les marronniers regroupent toutes les journées dédiées à une cause précise. Voici quelques exemples : 

• Le 3 novembre est la journée mondiale de la gentillesse,
• Le 30 mars est la journée internationale du zéro déchet,
• Le 18 juin est la journée internationale du sushi,
• Etc.

Pour connaître les marronniers de l’année à venir, lisez ce dossier créé par Noiise : les marronniers.

3. Réfléchir aux contenus à mettre en avant

Trouver des idées de contenu pour alimenter votre calendrier éditorial : voici votre principal challenge. Pour y parvenir, nous vous conseillons d’aborder les points suivants.

Le fond : Sélectionner les contenus pertinents, pour vous et vos lecteurs

Tout d’abord, nous vous conseillons de garder à l’esprit les objectifs que vous avez préalablement définis. Vous pouvez par exemple les écrire en grand, sur un tableau ou autre afin qu’ils soient parfaitement visibles. Ici, nous vous conseillons de réaliser un brainstorming à plusieurs personnes si possible. Ainsi, demandez-vous quelles sont les principales priorités pour la période à venir. Cela va vous permettre de lister plusieurs sujets à aborder. Avant de passer à la thématique suivante, demandez-vous également si ce sujet représente une réelle valeur ajoutée pour vous et votre entreprise mais également pour vos lecteurs. Cette notion de gagnant-gagnant est primordiale. Effectivement, si vous n’avez pas d’intérêt à communiquer sur un sujet, ne le faites pas, même s’il intéresse vos lecteurs. Parallèlement, ne traitez pas de thématique qui soit uniquement intéressante pour vous mais complètement inadaptée pour vos abonnés. Dans ces deux cas de figure, vous risquez de voir vos performances fortement chuter.

Ensuite, nous vous conseillons de hiérarchiser les différentes thématiques que vous avez retenues. Parmi les priorités définies : 

• Laquelle est primordiale ?
• Combien de fois peut-on l’aborder dans la période ?
• Doit-elle être traitée de plusieurs façons différentes ?
• Etc.

La forme : choisir une approche adaptée

Pour traiter une thématique, vous avez plusieurs moyens et plusieurs approches. Par exemple, pour vendre vos services, vous pouvez : 

• Mettre en avant vos forces,
• Citer une valeur ajoutée qui vous distingue de vos concurrents,
• Présenter le témoignage d’un client satisfait,
• Faire une démonstration de votre outil,
• Transmettre une documentation technique détaillée,
• Organiser un webinaire pour annoncer une nouveauté,
• Etc.

Vous voyez, il existe de nombreuses façons de traiter une seule et même thématique. En fonction de vos besoins et de vos moyens, c’est à vous de choisir la méthode que vous estimez la plus utile pour communiquer. Enfin, notez tout au sein de votre calendrier de newsletter.

L’importance des appels à l’action

Nous attirons votre attention sur un aspect essentiel de vos newsletters : les boutons d’appel à l’action. Ces CTA’s sont primordiaux, puisqu’ils incitent vos lecteurs à cliquer sur les liens que vous avez mis en avant. Nous vous conseillons de rédiger les textes de vos boutons en expliquant l’intérêt que vont trouver vos internautes en cliquant.

4. Répartir vos thématiques sur toute l’année

Choisir les périodes

Après avoir listé et hiérarchisé tous les sujets pour votre calendrier éditorial de newsletter, vous devez maintenant les répartir dans votre fichier. Ici, nous vous conseillons de répondre à cette question : quels sont les bons et les mauvais moments pour communiquer sur les thématiques retenues ? Autrement dit, quel sujet doit être mis en avant à quelle date ?

Définir une fréquence d’envoi

Pour réussir votre calendrier éditorial, vous devez impérativement définir une fréquence d’envoi pour votre newsletter. Attention, cette fréquence ne doit pas être retenue au hasard. En effet, communiquer efficacement via une newsletter nécessite des moyens, principalement humains. Si un logiciel email ne coûte aujourd’hui que quelques euros chaque mois, certains outils sont même gratuits comme c’est le cas de la solution Brevo.

Pourtant, créer du contenu intéressant pour vos destinataires et concevoir une jolie newsletter prennent du temps. Même si vous utilisez un template d’email, vous devrez tout de même rédiger vos textes, personnaliser vos visuels et paramétrer correctement vos call to action.

5. Organiser la rédaction, la conception et la diffusion

Si le calendrier éditorial vous aide pour trouver des idées de thématiques, c’est également un formidable outil pour organiser la création de votre newsletter au sein de vos équipes. Effectivement, vous pouvez insérer tout type de données dans votre calendrier éditorial. Ainsi, cette flexibilité dans le contenu vous permet de personnaliser entièrement votre fichier, avec les informations dont vous avez besoin. D’ailleurs, allez découvrir notre modèle de calendrier à la fin de ce dossier. Vous pouvez le télécharger et ainsi modifier son contenu selon vos besoins.

En outre, vous pouvez ajouter autant de colonne que vous voulez. Ainsi, vous transformez votre calendrier éditorial en planning de travail. L’aspect collaboratif est très intéressant, notamment si plusieurs personnes interviennent dans la création de vos newsletters.

6. Analyser vos résultats d’email

Le calendrier éditorial ne perd pas son intérêt une fois votre emailing envoyé. Pour nous, il sert aussi pour le suivi de vos performances. A la fin de votre fichier, nous vous conseillons d’indiquer quelques KPIs pertinents en emailing. Par exemple, vous pouvez mesurer :

1. Le taux d’ouverture : il évalue votre capacité à inciter vos lecteurs à lire votre newsletter,
2. Le taux de clic : il mesure votre compétence à faire cliquer vos abonnés dans les différents liens de votre emailing.

Ainsi, lorsqu’une campagne mail est clôturée, indiquez les taux d’ouverture et de clic de la campagne précédente. Cela ne vous prend que quelques secondes et vous permet de constater l’évolution de vos statistiques. Pour aller encore plus loin, vous pouvez calculer automatiquement la variation entre vos différentes statistiques via une simple formule Excel.

7. Notre modèle de calendrier éditorial

Télécharger notre modèle

Pour vous aider, nous avons créé un modèle de calendrier éditorial. Cet outil de suivi pour vos newsletters vous permet de gagner un temps précieux. Ici, nous avons imaginé un calendrier éditorial pour une newsletter hebdomadaire. Bien sûr, vous pouvez modifier toutes les informations dont vous avez besoin. Attention, Nous avons conçu ce calendrier avec Google Sheets. Nous vous conseillons donc de le télécharger par exemple au format xlsx pour pouvoir le compléter et le modifier comme bon vous semble.

Suivi des statistiques

Pour aller plus loin, nous vous conseillons en plus d’intégrer dans votre calendrier quelques KPIs d’email afin de mesurer vos performances. Votre calendrier éditorial devient alors un fichier complet : il vous permet de structurer votre approche des newsletters et également d’évaluer vos campagnes.ois sur ordinateur et sur votre smartphone. C’est un excellent moyen de tester l’aspect responsive de votre mailing. Si vous découvrez des incohérences en termes d’affichage, modifiez votre design jusqu’à ce que le rendu soit satisfaisant.