Comment éviter que vos emails tombent dans les spams ?

Pour ce guide  » Comment éviter un classement en spam de vos emails ? « , nous avons décidé de commencer par vous présenter les bases afin de réussir votre emailing. Nous n’irons pas dans les détails en profondeur, l’idée est de vous donner les grandes lignes. Ensuite nous vous présenterons comment fonctionnent les filtres anti spam des messageries email les plus connues et les plus utilisées : Gmail, Outlook, Orange, etc. Puis viendra ce que vous attendez tous : nos conseils afin de vous éviter de tomber dans les spams de vos contacts. Nous vous avons préparé une série de conseils très concrets que vous pourrez appliquer de suite pour vos campagnes d’emailing et de newsletter. Enfin nous vous présenterons les meilleurs logiciels d’email pour réaliser des envois de masse à de grands volumes de contact. En guise de conclusion nous vous proposons une synthèse de ce dossier  » Emailing : comment ne pas tomber dans les spams ?  » Nous espérons du fond du coeur que ce guide vous aidera et vous apportera une vraie valeur ajoutée pour vos futures campagnes mails. Nous vous souhaitons une bonne lecture !

Voici le sommaire de ce guide :

1. les basiques d’un bon email
2. comment fonctionnent les filtres anti spam ?
3. comment ne pas tomber dans les spams
4. le meilleur logiciel d’email pour éviter les spams
5. La synthèse de ce guide

Parmi tous les sujets que nous traitons, il existe une question essentielle dans le domaine des emails : comment éviter que mes emails soient classés en spam ? Existe-t-il des critères qui me permettront d’accéder à la boite mail de mes contacts directement sans passer par la case spam ? Au Blog du Digital nous aimons dire que tout est possible si on respecte certains critères. Dans ce cas, que faut-il faire ? Et surtout ne pas faire ? Alors comment faire ? Pour résumer les choses : soyez modéré sur le fond et sur la forme de l’email que vous créez.  Il faut être très vigilant et ne pas tomber dans l’excès d’agressivité. Concrètement, nous avons préparé un dossier complet pour vous aider et éviter que vos emailings ne soient classés en spam. Êtes-vous prêts à faire décoller vos emails ainsi que vos taux d’ouverture et de clics ? C’est parti !

Comment éviter le spam avec un bon email ?

Cette question est très complexe car elle dépend du contexte de chacun. Votre entreprise vend des produits en ligne ? Alors un bon email est un email qui augmentera votre chiffre d’affaires. Votre association souhaite se faire connaître ? Dans ce cas on dira d’un email qu’il est réussi si votre taux de clics est élevé. Selon nous, chez BlogduDigital, un bon email est un email qui vous permet d’atteindre vos objectifs. Cela implique, inévitablement, d’avoir défini vos objectifs préalablement et de pouvoir les mesurer. Néanmoins mettre en place des objectifs ne vous suffira pas. Lorsque vous envoyez un emailing à une liste de contacts, il faut évidemment vous mettre à la place de vos lecteurs afin de trouver non seulement le meilleur sujet, celui qui fera grimper votre taux d’ouverture, mais aussi le meilleur angle pour aborder ce sujet. Le but ? Associer le fond et la forme pour répondre à un réel besoin de vos lecteurs.

Revenons sur un point essentiel : pour réussir vos emails vous devrez pouvoir mesurer la réussite de votre campagne mailing avec des données fiables et objectives, on parle également de KPI. D’ailleurs nous avons rédigé un guide pour aborder encore plus en détail ce vaste sujet que sont les KPI. Pour faire simple, nous vous conseillons de définir trois grands objectifs pour chaque envoi de vos emails et newsletters :

Le taux d’envoi

Le taux d’envoi vous permet de savoir quel est le pourcentage de vos contacts à qui l’email a bien été envoyé. Beaucoup de lecteurs nous demandent : pourquoi ce taux d’envoi n’est-il pas de 100% à chaque fois ? Et bien il existe de nombreuses raisons qui peutvent faire baisser votre taux d’envoi. Une raison est tout simplement parce que votre fichier de contacts peut contenir des erreurs de saisie dans les adresses email, comme par exemple un caractère manquant ou bien une erreur d’extension (le .fr devient involontairement .com, etc.). Une autre raison est que le destinataire peut avoir fait ce que l’on appelle un opt-out, c’est-à-dire qu’il a volontairement indiqué qu’il ne souhaitait plus recevoir de message de votre part. Cette possibilité est maintenant obligatoire via l’insertion d’un lien de désabonnement dans tous les emails envoyés en masse. Il est tout à fait possible que votre contact ait un service de Mailinblack. C’est pour lui un système de sécurité qui fait que toute personne lui envoyant un email la première fois devra obligatoirement effectuer une petite manipulation comme saisir un mot en couleur parmi plusieurs ou réaliser un calcul mathématique très simple/ Le but ? Protéger sa boîte email des spams et des emails envoyés par des robots.

Le taux d’ouverture

Le taux d’ouverture est une statistique capitale voire même indispensable pour tout communicant qui se respecte. Le calcul est très simple puisqu’il s’agit de diviser le nombre d’ouvertures de votre email par le nombre d’emails envoyés. Ce taux d’ouverture, au final, doit vous aider à trouver la meilleure combinaison entre plusieurs éléments de votre email qui vont encourager vos lecteurs à ouvrir le message, sans le laisser dans la pile des emails non lus. Les différents éléments sont les suivants : l’adresse expéditeur, l’objet et la prévisualisation. Si vous réussissez à donner de la pertinence à ces trois éléments, alors vous verrez votre taux d’ouverture grimper au fur et à mesure de vos campagnes emailing. Pour en savoir plus sur les objets, vous pouvez également consulter notre dossier «  Comment rédiger un bon objet pour vos emails ? « .

Le taux de clic

Le taux de clics permet de mesurer le niveau d’interaction de vos contacts avec votre email. Pour le calculer, c’est encore une fois très simple. Il vous suffit de diviser le nombre de clics de votre campagne email par le nombre d’emails envoyés.

Nous venons de vous donner plusieurs statistiques avec pour chacune la méthode de calcul. Il faut savoir que si vous utililsez un logiciel moderne d’emailing comme Sendinblue, vous n’aurez absolument aucun calcul à réaliser car les statistiques vous seront systématiquement données à la fin de vos campagnes email.

Pour conclure sur le vaste sujet qu’est  » comment réussir un bon email ? « , nous nous attardons énormément sur les statistiques car elles sont la plupart du temps négligées. Pourtant, si elles sont correctement utilisées, elles constituent une véritable mine d’or. Enfin nous vous encourageons à réaliser un suivi de l’évolution de vos statistiques afin d’en mesurer l’amélioration ou bien la dégradation.

Comment fonctionnent les filtres email anti spam ?

 Chaque messagerie a son propre filtre anti spam

Avant de voir comment fonctionnent les filtres anti spam, il est très important de préciser que chaque messagerie possède son propre système de filtre anti spam. Aussi, on peut logiquement en déduire que les règles de qualification en spam peuvent changer selon la messagerie que vous utilisez :

• Gmail de Google,
• Outlook de Microsoft,
• Mail d’Apple,
• Orange Mail d’Orange,
• Yahoo Mail,
• etc.

Pour rendre les choses encore plus complexes, certains utilisateurs vont jusqu’à renforcer les filtres anti spam en faisant appel à un service de filtrage encore plus poussé tel que Mailinblack. Concrètement, ce genre de service va imposer à une personne qui souhaite contacter cet utilisateur de devoir faire une manipulation simple tel qu’un calcul mathématique basique comme une addition. L’objectif est ici de ne permettre les échanges qu’entres vraies personnes et de bloquer, par extension, tous les robots.

Filtre anti spam : autonomie

Maintenant, voici comment fonctionne un filtre anti spam. Pour savoir s’il doit classer votre email, ou newsletter, dans le dossier des spams, il va machinalement réaliser quelques vérifications sur plusieurs éléments :

• l’adresse email expéditeur, à savoir votre adresse email ou bien celle que vous avez paramétrée si vous utilisez un logiciel d’emailing,
• l’objet de votre email, notamment s’il contient des caractères de ponctuation ou bien des mots particuliers tels que  » gratuit « ,  » promo « , etc.,
• le contenu de votre email : les images, les call to action (= les boutons), le texte, etc.,

Vous l’aurez compris, les filtres anti spam sont en partie autonomes pour détecter les spams. Néanmoins, afin d’être encore plus efficace, ils se reposent en partie sur le comportement de vos destinataires.

Filtre anti spam : la prise en compte de l’humain

Pour savoir si vos messages doivent être classés en spam, les filtres des messageries  » écoutent  » ce que leur disent vos contacts. Si une grande partie de vos destinataires ne fait rien d’autre que de lire vos emails, alors vous n’aurez rien à craindre. Par contre, si une majorité des gens à qui vous envoyer des newsletters définissent vos messages comme spam, vous aurez de graves ennuis. Non seulement vos futurs messages iront directement dans la case spam, mais vous finirez par ne plus pouvoir du tout envoyer d’email. C’est souvent un cercle vicieux, car il suffit que quelques personnes vous classent en spam pour que vos emails aient une facheuse tendance à se retrouver encore plus dans les courriers indésirables.

En fonction de l’analyse qu’il aura pu en faire, le filtre anti spam de le messagerie de vos destinataires va ensuite décider si votre emailing doit aller dans les spams ou non. Pour finir, il faut savoir que tout utilisateur de messagerie peut, peu importe sa messagerie, rajouter des critères de classement en spam. Cependant, il est presque impossible de réduire ces critères pour diminuer les classements en spam.

Comment éviter que votre email n’arrive dans les spams ?

Maintenant que nous  avons vu comment fonctionnent les filtres anti spam, voici une présentation concrète des critères qui vont entrainer le classement de votre newsletter en indésirable. Voici les critères qui concernent l’objet de vos emailings. Tout d’abord vous n’insérerez pas trop de smileys, un seul suffit amplement dans la plupart des cas. Soyez vigilant car les systèmes de protection détestent les smileys et ont tendance à claasser en spam les emails avec un objet contenant au moins deux smileys. Certains mots sont également à proscrire dans vos objets pour ne pas passer en spam :

• gratuit
• offre
• promo,
• urgent,
• 50%,
• gagnez,
• €,
• prix,
• etc.

Attention aussi à ne pas écrire votre objet avec trop de majuscules ou bien trop de ponctuation du genre points d’exclamation ou d’interrogation. Pour finir sur le spam, il faut savoir que les règles d’attribution de spam évoluent en permanence, au fil des  » techniques  » trouvées par certains communicants pour contourner les règles.

Quel est le meilleur logiciel d’emailing pour éviter les spams ?

Pour nous, le meilleur logiciel d’email pour éviter les spams est sans aucun doute le logiciel d’emailing Sendinblue, pour plusieurs raisons. Tout d’abord Sendinblue est une solution qui a une belle expérience sur le marché car l’entreprise a été créée il y a 15 ans, elle a su faire évoluer ses fonctionnalités pour toujours être en mesure de répondre aux besoins de ses utilisateurs. Pour aller encore plus loin en ce qui concerne les spams, Sendinblue offre plusieurs fonctionnalités afin d’éviter à vos emailings de se retrouver dans les courriers indésirables. Voici quelques exemples de fonctionnalité fortes agréables à l’utilisation :

1. L’envoi d’emails de test. Cet outil va vous permettre de faire de vrais tests, dans des conditions réelles, afin de voir si vos emails arrivent en spam ou non. Pour cela vous aurez à préciser votre adresse expéditeur, l’objet de votre emailing, le contenu définitif et les destinataires de ces tests.
2. L’analyse des taux d’ouverture. Cette fonctionnalité est unique sur le marché actuel des logiciels d’emailing. Avec Sendinblue vous allez pouvoir connaître votre taux d’ouverture global, et également votre taux d’ouverture en fonction de la messagerie de vos destinataires. L’intérêt est énorme puisqu’ainsi vous saurez chez quelle messagerie vos emails arrivent en spam.
3. Les plaintes. Pour chacune de vos campagnes vous pourrez savoir quel pourcentage de vos contacts ont exprimé une plainte, autrement dit vous ont désigné comme spam ou bien indésirable. Cette information est accessible pour la globalité de chaque campagne mailing, et aussi par type de messagerie.

Chez BlogduDigital nous n’écrivons pas nos guides pour faire de la publicité pour tel ou tel logiciel d’emailing, c’est contre notre vision des choses et notre raison d’être : aider les professionnels du digital à dévelopepr leurs compétences. Pourtant, force est de constater qu’en ce qui concerne les spams, Sendinblue a une longueur sur ses principaux concurrents tels que Mailchimp ou Sarbacane. Une autre raison, Sendinblue est une entreprise française, et oui messieurs dames !

Comment éviter à vos emailings un classement en spam ? La synthèse

En guise de synthèse à ce dossier  » Comment éviter à vos emailings un classement en spam ? « , nous vous encourageons à retenir le principe selon lequel les éléments qui caractérisent un spam sont sur deux niveaux différents mais tout à fait complémentaires :

• la technologie qui va reconnaitre les spams en fonction de critères définis,
• l’humain qui va classer vos emails dans la catégorie des spams.

Pour résumer ce dossier consacré à éviter d’être classé en spam, nous vous proposons une synthèse des notions les plus importantes.

Tout d’abord, il faut savoir que chaque messagerie dispose de son propre filtre anti spam. Ainsi, vous devez comprendre qu’un email peut être différemment analysé en fonction de la boite email de votre destinataire. Un internaute disposant d’une adresse e-mail chez Gmail peut voir votre email classé en spam, tandis que ce ne serait pas le cas pour un internaute ayant une messagerie chez Hotmail par exemple, et inversement. Néanmoins, les filtres contre le spamming restent globalement efficaces, car c’est leur but : limiter au maximum les messages abusifs. Pour aller plus loin, de nombreux services ont vu le jour pour protéger encore mieux les internautes. Le plus connu est sans doute Mailinblack, qui revendique plus de 18 000 clients. Le principe de ces logiciels est d’améliorer la cybersécurité. Pour cela, toute personne qui tente de rentrer en contact avec un client de Mailinblack doit effectuer une démarche de vérification et de validation, avant de pouvoir envoyer un premier message à ce contact. Bien évidemment, cette validation doit être réalisée par une vraie personne.

Pour lutter contre les spams, les messageries analysent plusieurs éléments dans l’email :

• L’adresse email d’expédition est le premier élément analysé par les filtres. Concrètement, cette adresse est vérifiée avec une gigantesque liste d’adresses déjà cataloguées comme spammeurs. Ainsi, si votre adresse mail est présente dans cette liste noire, alors vous n’avez aucune chance d’échapper au filtre. Par conséquent, tous les messages que vous envoyez depuis cette adresse seront automatiquement classés en spam, et vos destinataires ne verront même pas votre mail arriver dans leur messagerie. Pour aller plus loin sur la rédaction d’objet dans vos emails, vous pouvez lire notre guide Email : Comment rédiger un bon objet ?
• L’objet de votre message est lui aussi analysé. Vous devez être vigilant quant à la rédaction de votre objet. Concrètement, faites attention de ne pas y intégrer trop de mots particuliers tels que « gratuit », « promo », ou tout contenu destiné aux adultes… Soyez également vigilant quant à l’insertion de smileys dans l’objet de votre email. Si vous en mettez trop, alors vous augmentez la probabilité de votre newsletter d’aller directement dans le dossier des indésirables.
• Le contenu de votre email est aussi analysé. Pour ne pas vous retrouver en spam, nous vous conseillons de ne pas insérer trop de visuels ou de liens redirigeant vos destinataires vers des sites non sécurisés.

Pour améliorer leur protection contre le spamming, les messageries analysent le comportement de vos lecteurs. Si un pourcentage élevé de vos contacts identifie votre email comme spam, alors vos futurs messages seront eux aussi envoyés directement dans les spams et les indésirables. C’est pour cela que le meilleur moyen pour ne pas être identifié en spam est tout simplement d’être honnête et transparent. En outre, vous devez savoir qu’il est extrêmement fastidieux et compliqué de « réparer » votre adresse mail pour sortir des spams.

Pour finir, vous avez la possibilité de tester votre email afin de savoir s’il a des chances ou non d’être catégorisé en spam. Vous trouverez sur internet de nombreux outils qui proposent gratuitement ce genre de tests. Les deux logiciels les plus connus pour tester vos emails sont Mail Tester et Mail Genius. Leur principe est à la fois simple et efficace. Vous envoyez votre email à l’adresse email donnée par ce logiciel. Ensuite, le logiciel étudie le message que vous avez envoyé puis vous envoie une synthèse. Grâce à elle, vous savez si votre email aura tendance à aller dans les spams, ou non.

Email en spam : notre conclusion

Pour finir, nous espérons que cet article  » comment éviter à vos emails un classement en spam ?  » a répondu à vos attentes et vous aidera à améliore vos prochaines camapgnes d’emailing et newsletter. Avez-vous encore des questions, ou bien des suggestions de thématique à aborder ? Envoyez-nous un message. Nous ferons en sorte de vous répondre le plus tôt possible. Pour finir, si vous êtes intéressé par le sujet des emailings, nous avons également d’autres conseils sous forme de guide comme par exemple : comment faire un emailing ?

Pour conclure notre dossier consacré au classement en spam de vos emails, nous souhaitons tout d’abord vous remercier. En effet, c’est grâce à vous, fidèles lecteurs de notre blog, que l’aventure du Blog du Digital continue de croître chaque année. Chaque semaine, nous publions un nouveau guide qui est accessible gratuitement. Notre but est de vous aider à gagner du temps dans vos actions de webmarketing. Que vous ayez besoin d’aide pour animer vos réseaux sociaux, améliorer votre référencement naturel ou bien communiquer par newsletter, toute l’équipe du Blog du Digital met ses compétences à votre service.

Lorsque nous avons démarré notre guide dédié au spamming, notre volonté était double : 

1. Nous voulions vous faire gagner du temps pour éviter d’être classé dans les spams, car un retour à la normale est souvent long et fastidieux, voire tout simplement impossible,
2. Nous voulions vous aider à détecter si vos emails pouvaient avoir tendance à être identifiés en tant que spams.

Après avoir lu ce dossier, qu’en pensez-vous ? Avons-nous réussi à vous faire gagner du temps ? Votre avis est important pour nous, alors envoyez-nous votre ressenti en remplissant notre formulaire de contact. Vous pouvez également laisser un avis dans les commentaires, juste après cette conclusion. Si vous avez des questions à nous poser, ou encore des suggestions de thématique à nous faire, contactez-nous. Au Blog du Digital, toutes nos réponses sont rédigées à la main par notre cher Thomas, et non pas par un robot automatique. Aussi, il peut parfois s’écouler plusieurs jours entre le moment où vous nous envoyez un message et le moment où nous y répondons. C’est pourquoi nous vous demandons de faire preuve de patience, car nous répondons à tout le monde, c’est promis.

Pour résumer cette page, il faut bien comprendre qu’il est très difficile de sortir d’un état où une adresse mail est classée en spam. Ainsi, rien de plus efficace que de respecter les règles du jeu, notamment le RGPD qui stipule clairement qu’un message doit être envoyé uniquement aux internautes qui ont volontairement fait la démarche de s’abonner. Par exemple, cela peut se faire en remplissant un formulaire d’abonnement. En respectant ce Règlement Général pour la Protection des Données, vous allez fortement limiter les classifications en spam. C’est le meilleur conseil que nous pouvons vous donner : respecter le RGPD. Même si parfois la tentation de tricher peut sembler intéressante sur le court terme, vous avez peu de chance d’en sortir gagnant à plus long terme.

Enfin, si vous souhaitez aller plus sur le sujet des emailings et newsletters, nous vous recommandons la lecture de notre dossier Quand envoyer un email ? En parcourant ces conseils, vous pourrez identifier le meilleur moment de la journée ainsi que le meilleur jour de la semaine pour envoyer vos messages.

A bientôt sur le Blog du Digital.