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Comment prospecter efficacement grâce à l’emailing ?

Pour vous aider à trouver de nouveaux clients, nous avons rédigé ce dossier sur l’emailing de prospection pour vous apporter une aide concrète. Aussi nous ne perdrons pas de temps sur des notions théoriques et nous nous sommes concentrés sur la réalisation des étapes pour réussir votre campagne email. La première étape va être de préparer le listing de vos destinataires, à savoir vos prospects et vos leads. Ensuite nous verrons comment réaliser une belle conception de mail tout en étant très concis et percutant afin de captiver l’attention de vos prospects. La troisième étape sera d’envoyer votre campagne emailing. Le quatrième temps nous permettra d’analyser et de suivre les statistiques afin de savoir si les objectifs que vous avez définis seront atteints ou non. Nous finirons par vous présenter Sendinblue, qui pour nous est le meilleur logiciel pour réussir votre prospection du moment.

Comment faire un emailing de prospection ? Autrement dit comment être capable de trouver de nouveaux clients et de convertir des prospects ou bien des leads en clients ? Voilà une question qui nous a été posée par plusieurs lecteurs du Blog du Digital. Réussir à prospecter grâce à l’email est primordial puisque cela vous permettra de développer votre activité en allant chercher de nouveaux clients.

Pour cela nous allons aborder dans ce dossier quelles sont les bonnes pratiques à respecter pour réussir votre emailing de prospection. Toutes les notions de ce guide seront en lien direct avec la prospection et la conquête de nouveaux clients. Il faut bien gardez à l’esprit que l’email est un formidable canal de communication. S’il est bien utilisé, vous réussirez à atteindre les objectifs que vous aurez préalablement définis néanmoins cela peut parfois prendre davantage de temps que prévu.

En ce qui concerne la conquête de nouveaux clients, c’est une démarche qui est capitale peu importe vos objectifs, votre contexte ainsi que votre statut : association, entreprise, TPE, PME, ETI… C’est la croissance qui vous permettra de relever les défis d’aujourd’hui et de demain.

Ce dossier comment faire un mailing de prospection a été rédigé dans le but de vous apporter une aide concrète avec comme finalité le développement de votre entreprise. Aussi nous allons voir comment réussir chaque étape pour créer votre mailing de prospection : création du listing, conception de l’email,,diffusion de votre campagne jusqu’au suivi des statistiques.

Au blog du digital notre but est de vous apporter une aide concrète en répondant à vos besoins précis. Nous espérons que ce dossier sur l’email pour prospecter va vous aider à acquérir de nouveaux clients. Nous vous en souhaitons une bonne lecture.

Préparer le listing pour votre emailing de prospection

 

Le choix du format de fichier

La première étape pour réussir un emailing de prospection consiste en la création de votre listing de destinataires, puis en l’intégration de ce listing dans votre logiciel d’emailing. Aujourd’hui la plupart des logiciels de mailing sont compatibles avec de nombreux formats de fichier. Néanmoins le plus courant est le listing au format Microsoft Excel. Avec Excel vous avez le choix entre plusieurs formats de fichier, où extensions. Les deux types d’extension les plus courants et les plus utilisés sont les extensions .xls et .xlsx. Vous pouvez également utiliser le format .csv. Néanmoins c’est un format qui est de moins en moins utilisé et qui est sans doute appelé à disparaître au fil du temps. Il faut également savoir qu’il n’est pas indispensable d’avoir le logiciel Microsoft Excel qui est un logiciel payant avec la suite Office. En effet vous pouvez très bien utiliser la suite de Google qui intègre Google Sheets. Avec cet outil vous pourrez également créer votre listing de destinataires et l’exporter au format Excel .xlsx.

 

 La structure de votre fichier de contacts

Pour que votre fichier de contacts soit correctement interprété par votre logiciel de mailing, vous devez bien évidemment y intégrer une colonne contenant les adresses mails de tous vos prospects. Il faut savoir que le nombre de colonnes n’est pas limité, vous pouvez insérer autant de données que vous voulez. Concernant les données il faut en distinguer deux types :

  • Les données que vous allez utiliser directement dans votre email : par exemple l’adresse email de vos leads. Vous pouvez aller au-delà de la simple adresse mail et intégrer des informations qui vont vous permettre de personnaliser automatiquement l’email et son contenu en fonction du destinataire. Voici un exemple concret pour vous aider à bien comprendre : imaginons que vous souhaitez personnaliser le début de l’email pour chacun de vos contacts. Vous vous doutez bien que vous n’aurez pas besoin de le faire à la main. Pour cela vous allez intégrer une colonne contenant la civilité (monsieur, madame ou mademoiselle) et une autre qui comportera le nom de famille de vos contacts. Ainsi, lorsque vous aurez uploadé votre liste de prospects et que vous en serez à la conception, insérez ce que l’on appelle des champs personnalisés, ici la civilité puis un espace puis le nom de famille. Grâce à cela, chaque destinataire recevra un e-mail qui ne commencera pas par « Bonjour, » mais par « Bonjour Monsieur Dupont », ou bien « Bonjour Madame Durand ». Même si cela peut sembler sans importance, vous verrez que l’intérêt est réel car cela va vous permettre de captiver vos prospects. Ainsi ils auront davantage tendance à lire le reste de votre mail.
  • Les données que vous n’allez pas utiliser directement dans votre mail : par exemple des informations complémentaires comme l’adresse postale de vos prospects, ou encore l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Les possibilités sont infinies. Comme expliqué ces données ne seront pas utilisées pour personnaliser le contenu de votre e-mail pour prospecter. Cependant ces données restent intéressantes surtout si votre fichier comporte plusieurs centaines voire plusieurs milliers de leads. En effet ces informations vont vous permettre d’identifier plus rapidement les contacts en fonction de leur comportement. Par exemple si vous réalisez une extraction de tous vos contacts qui ont cliqué sur un lien de votre mail, alors il peut sembler intéressant d’intégrer directement le nom de l’entreprise qui les emploie. De cette façon vous pourrez les identifier et les reconnaître plus facilement et surtout plus rapidement.

Pour conclure sur la création du listing de vos prospects, il faut retenir deux notions principales. La première est que votre fichier doit être enregistré au format Excel. Le second aspect à retenir est qu’il faut en amont intégrer toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour la suite. Même si cela peut vous sembler chronophage au début, vous constaterez vite que cela vous fera gagner du temps notamment pour l’exploitation des statistiques.

Concevoir votre email pour prospecter

La première étape dans la conception de votre campagne mailing est de paramétrer vos adresses d’expéditeur et de réponse. Ces deux paramètres sont importants si vous voulez communiquer de façon efficace avec vos prospects, nous allons voir dans quelle mesure.

Paramétrer vos adresses expéditeur et de réponse

Il est important de comprendre à quoi correspondent l’adresse d’expéditeur ainsi que l’adresse de réponse dans le cadre d’une campagne de mailing de prospection. Tout d’abord l’adresse d’expéditeur est l’adresse d’envoi que tous vos prospects vont voir dans leur boîte de réception. Cette adresse d’expéditeur peut être paramétrée dans votre logiciel mailing. Elle est très importante car elle fait partie des premières choses que vos destinataires vont voir. Nous vous conseillons de ne pas utiliser d’adresse mail générique du genre contact@monentreprise.fr ou bien accueil@monentreprise.fr. Veillez plutôt à paramétrer une adresse email crédible en utilisant une adresse mail commençant par votre prénom, par exemple guillaume@monentreprise.fr. Cela peut vous sembler être un détail, alors qu’en fait c’est très important car cette adresse mail va inciter directement votre prospect à ouvrir ou non l’email que vous lui envoyez. Venons-en maintenant à l’adresse de réponse. Elle diffère de l’adresse expéditeur dans le sens où l’adresse de réponse doit exister et être une vraie adresse mail. Effectivement lorsque vos prospects répondront directement à votre email, leurs réponses seront envoyées sur l’adresse mail de réponse que vous aurez paramétrée. Soyez donc très vigilants si vous ne voulez pas manquer les messages que l’on vous envoie.

L’adresse d’expéditeur ainsi que l’adresse de réponse sont des paramètres importants pour votre campagne de prospection car elles impactent directement le comportement de vos prospects. Pour finir sur ces deux adresses, il faut savoir qu’elles peuvent être complètement différentes mais elles peuvent également être identiques si vous le souhaitez. 

Rédiger un objet attrayant

L’objet de votre mail de prospection est également très important et va de pair avec l’adresse d’expéditeur. Pourquoi ? Tout simplement car l’objet et l’adresse d’expédition sont les deux seuls éléments que vos prospects vont voir avant de prendre leur décision d’ouvrir votre mail ou non. C’est pour cela que les objets de vos e-mails doivent être rédigés avec beaucoup de soin et d’attention. Concrètement, pour rédiger un bon objet de mail, nous vous conseillons de le structurer de la manière suivante : le nom de la thématique suivi par une question. Voici plusieurs exemples concrets qui vont vous permettre de mieux comprendre l’intérêt de ce genre de structure :

  • Emailing : comment rédiger un bon objet ?
  • Comment choisir un bon objet pour un email de prospection ?
  • Objet d’email : comment augmenter votre taux d’ouverture ?

Au Blog du Digital nous pensons que poser une question dans l’objet est un des moyens les plus efficaces pour captiver vos leads et permet d’attirer leur attention de façon appropriée. Même si votre objet doit être mûrement réfléchi, il ne faut pas aller trop loin dans la « vente » de votre email. Soyez vigilant à ne pas trop en faire lorsque vous rédigez l’objet de votre mail. N’insérez pas trop d’éléments de ponctuation ou de smileys sinon il est fort probable que votre mail vienne à être considéré comme un spam par les filtres des messageries de vos prospects. Voici 2 articles pertinents à ce sujet : Email, comment choisir un bon objet ? et Email, comment éviter les spams ?

Vous l’aurez compris, l’objet est très important pour donner envie à vos lecteurs d’ouvrir votre email. Il mérite d’être rédigé avec soin.

Créer un bon header, ou en-tête

Après avoir rédigé votre objet voici venue l’étape de la préparation de l’email où l’on commence par le header, ou en-tête en français. Le header correspond à la partie supérieure de votre mail de prospection. Comme c’est la première chose que vos prospects verront en ouvrant votre mail, il mérite d’être bien conçu. Selon nous votre entête doit être très léger. Il peut être composé d’une seule phrase d’introduction voire même d’une seule image. Il est très important de ne pas préparer d’en-tête trop long car un utilisateur va passer en moyenne moins de cinq secondes à lire un mail. Nous vous conseillons donc de faire simple. Si vous n’avez pas d’idée pour faire un joli header alors nous vous conseillons de ne pas en faire du tout.

Rédiger le corps de votre email de prospection

Maintenant que vous avez créé l’en-tête de votre mail de prospection, passons au corps de l’email qui est l’élément central. Nous vous rappelons qu’un utilisateur passe environ cinq secondes à lire un email. C’est pour cela que nous vous conseillons de faire un email concis si vous voulez avoir de bons résultats. En effet si votre mail est trop long alors la plupart de vos prospects ne prendrons pas le temps de le lire. Par contre s’il est concis, court et synthétique, alors vous optimiserez vos chances d’être lu. Concrètement pour réussir un e-mail de prospection, une bonne pratique est d’insérer un visuel juste après votre en-tête. C’est après ce visuel que vous pouvez rédiger les informations que vous jugez essentielles pour vos lecteurs. Ici il faut être capable de faire preuve d’empathie pour réussir à trouver le bon équilibre entre apporter suffisamment de contenu à vos lecteurs sans pour autant les noyer dans trop de texte. Pour finir le corps de votre mail de prospection nous vous encourageons à insérer un bouton, également appelé CTA, Call to action en anglais. Vous allez paramétrer ce bouton pour que lorsque les internautes cliquent dessus ils soient redirigés vers une page qui va vous permettre d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés en amont. il peut s’agir d’une page contenant un formulaire de contact, la présentation d’un produit que vous vendez ou bien une page qui présente la thématique plus en détail abordée dans votre email.

Réussir à rédiger le corps d’un mail de façon efficace est important. Si vous devez retenir une chose il s’agit de faire simple.

Insérer un pied de page ou footer

Le dernier élément d’un emailing de prospection est le pied de page ou bien footer en anglais. C’est ici que nous vous conseillons de placer votre signature de mail personnelle. Nous insistons sur ce point-là, si vous voulez trouver de nouveaux clients alors il faut éviter de laisser vos prospects croire que votre email a été envoyé par un service marketing où communication. Nous vous encourageons à utiliser la même signature mail que celle que vous utilisez dans votre messagerie habituelle. Vous pouvez y insérer votre logo ou bien une photo de vous. Pensez également à intégrer vos coordonnées :

  • Adresse postale complète, avec si possible un lien permettant de vous localiser sur Google Maps,
  • Adress e-mail,
  • Numéro de téléphone portable,
  • Numéro de téléphone fixe si vous en avez un,
  • Lien vers les différents réseaux sociaux que vous pouvez avoir : Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram ou Youtube.

Pour conclure sur le pied de page de votre e-mail de prospection, la finalité est de faire en sorte que vos prospects puissent vous contacter facilement. Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également insérer un lien permettant à vos destinataires de prendre directement rendez-vous dans votre agenda.

Diffuser votre campagne mail de prospection

Ça y est, votre email est prêt à être envoyé à vos destinataires. Mais avant cela il reste une toute dernière étape : la diffusion de votre campagne. Tout d’abord pour vous assurer que votre email correspond bien à ce que vous avez rédigé, nous vous conseillons de vous envoyer un test sur votre adresse mail. Ainsi vous pourrez vérifier que tout est correctement paramétré :

  • les images se chargent bien,
  • le texte ne comporte aucune faute de grammaire,
  • le lien sur votre bouton fonctionne correctement,
  • le visuel global est adapté à vos prospects.

Une fois ces vérifications faites, vous pouvez envoyer votre campagne mailing à tous vos prospects. Pour cela vous avez deux possibilités : soit vous envoyez votre campagne tout de suite, auquel cas votre mail partira dans la foulée, soit vous programmez l’envoi de votre campagne à une date ultérieure qui vous convient. Cette fonctionnalité de programmation peut paraître anecdotique mais elle s’avère diablement intéressante à l’usage. En effet cela va vous permettre d’envoyer votre email à vos prospects sans avoir besoin d’être connecté sur votre logiciel de mailing au moment de l’envoi. Cela représente un vrai gain de temps et vous apporte une réelle sérénité au quotidien. En outre la planification vous apporte un gain de productivité. Effectivement vous pouvez ainsi préparer toutes vos campagnes mails pour une période, une semaine ou bien un mois, au même moment et choisir de les diffuser au fur et à mesure de cette période. Par exemple au Blog du Digital nous préparons nos e-mails tous les lundis matin et nous les diffusons plus tard dans la semaine.

Pour conclure sur l’envoi de votre email de prospection, nous vous encourageons à utiliser la planification pour gagner du temps.

Suivre les statistiques de votre email de prospection

Ça y est, vous avez envoyé votre campagne e-mail à tous vos prospects. Pourtant votre travail n’est pas terminé, loin de là. Voici une phrase que nous ne nous lassons jamais de répéter : analysez vos statistiques et suivez leur évolution de près. Dans le cadre d’un e mailing de prospection, plusieurs indicateurs et statistiques sont pertinents :

  1. Le taux d’ouverture. Ce pourcentage vous permet de savoir si vous avez réussi à donner envie à vos prospects d’ouvrir votre email ou non. Nous en avons parlé précédemment dans l’article mais le taux d’ouverture est fortement impacté par l’objet que vous avez rédigé ainsi que l’adresse mail d’expédition. Pour calculer ce taux d’ouverture, il suffit de diviser le nombre de fois où votre email a été ouvert par le nombre d’emails envoyés. Prenons un exemple concret pour bien comprendre, vous envoyez dix mille emails et vos prospects ont réalisé un total de trois mille trois cent ouvertures. Le pourcentage obtenu est de 33%, ce qui vous donne un taux d’ouverture égal à 1/3.
  2. Le taux de clics. Cette statistique vous permet de savoir si vos lecteurs ont eu envie d’en savoir plus sur votre thématique après avoir ouvert votre email en cliquant sur un lien. Ce taux de clic vous permet de mesurer l’interactivité de votre e-mail vis-à-vis de vos prospects. Le calcul du taux de clic se fait de la manière suivante : il faut diviser le nombre de fois où un lien a été cliqué par le nombre d’emails envoyés. Reprenons notre exemple précédent et imaginons que votre campagne a généré deux mille clics. Votre taux de clic sera donc de deux mille divisé par dix mille, soit 20%.
  3. Le taux de spam. Cet indicateur fonctionne à l’inverse des taux d’ouverture et de clic mentionnés précédemment. En effet il faut que votre taux de spam soit le plus bas possible pour réussir votre campagne. Pour calculer le taux de spam, il suffit de diviser le nombre de fois où un prospect vous a signalé en tant que spam par le nombre d’e-mails envoyés. Continuons avec notre exemple et imaginons que cinq cent de vos prospects vous aient placés en spam. Votre taux de spam sera de cinq cent divisé par dix mille, ce qui fait 5%.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les statistiques et les indicateurs pertinents pour un emailing, nous vous avons préparé un dossier tout entier consacré à ce sujet : Email, quels sont les meilleurs KPI’s ?

Les statistiques sont primordiales pour mesurer la réussite d’une campagne mail, c’est encore plus le cas lorsque l’on prospecte de nouveaux clients. Pour aller plus loin avec les statistiques, nous vous conseillons de ne pas vous contenter de les mesurer mais également d’analyser leur évolution entre plusieurs campagnes. Ainsi vous pourrez dégager les bonnes pratiques à reproduire et les mauvaises pratiques à éviter.

Le meilleur logiciel pour réussir votre campagne mail de prospection

Selon nous, Sendinblue est le meilleur logiciel pour réussir vos emailings de prospection, et ce pour plusieurs raisons :

  • L’outil est fiable, performant et sécurisé,
  • Vous pouvez créer des scénarios personnalisés avec l’envoi de mails différents selon le comportement de vos prospects, on parle de marketing automation. Cette fonctionnalité est vraiment intéressante lorsque l’on dispose d’un volume important de contacts,
  • Vous avez la possibilité de discuter avec vos prospects lorsqu’ils visitent votre site internet,
  • Vous pouvez aller au-delà de l’email et relancer certains de vos prospects directement par SMS,
  • Vous maîtrisez votre budget puisque la version gratuite vous permettra d’envoyer jusqu’à 300 emails chaque jour. Les autres versions payantes vont de 19€ jusqu’à 500€ par mois pour pouvoir envoyer un million de mails tous les mois.

Voici une vidéo  » Comment faire un emailing de prospection ? « 

Emailing de prospection, la synthèse

Pour terminer ce guide comment faire un emailing de prospection, voici une synthèse. La prospection est capitale car c’est elle qui va vous permettre de développer votre activité. Pour réussir vos emails de prospection il faudra du temps et également faire preuve de patience. Une bonne pratique est de suivre l’évolution de vos différentes statistiques pour savoir quelle campagne de prospection a obtenu de bons résultats et de vous en inspirer. De plus il faut savoir qu’une campagne réussie à un instant précis ne garantit pas la réussite d’une campagne ultérieure.

Voici un conseil concret que nous donnons régulièrement au blog du digital : suivre de près, de très très près même, l’évolution de vos statistiques. Nous n’allons pas revenir dans le détail des statistiques mais c’est déjà une bonne démarche que de suivre vos taux d’ouverture et taux de clic. Par la suite, en fonction du contexte et de vos besoins, vous pourrez sélectionner d’autres indicateurs.

Si vous voulez en savoir plus sur les indicateurs, également appelés KPI pour Key Performance Indicators en anglais, nous vous encourageons à lire notre article dédié uniquement à ce sujet : Email, quels sont les meilleurs KPI ?

S’il y a une chose à retenir pour réussir à prospecter grâce à l’email, c’est qu’il faut faire preuve de professionnalisme et de méthodologie. Ça ne sert à rien d’envoyer des milliers de mails chaque semaine si vous vous n’êtes pas en mesure d’évaluer la réussite de vos campagnes, c’est ici que se trouve la clé du succès.

Emailing de prospection

En guise de conclusion, nous tenons à vous remercier, vous, les lecteurs du Blog du Digital. Non seulement vous êtes de plus en plus nombreux à lire nos guides et nos conseils mais en plus le nombre de suggestions de sujets à aborder augmente très fortement depuis le début de l’année. Nous espérons du fond du cœur que cet article sur l’emailing de prospection a répondu à vos attentes et vous a permis de réussir vos campagnes mail. Notre volonté lorsque nous avons commencé à créer ce dossier était de vous aider en vous apportant une aide concrète pour trouver de nouveaux clients.

Au sujet de la prospection, avez-vous des questions des remarques ou bien des suggestions ? Vous avez la possibilité de nous envoyer un message, nous ferons tout notre possible pour y répondre rapidement. Nous en profitons pour vous informer qu’en ce moment notre délai de réponse est d’environ sept jours.

Pour terminer, si vous avez envie d’en savoir plus sur les mailings nous vous invitons à lire notre article Quand envoyer un mail ? Ce guide vous permettra de savoir en fonction de votre domaine d’activité et de vos besoins quel jour de la semaine et quelle heure de la journée sont les plus adaptés pour envoyer votre campagne e-mail.

À bientôt sur le Blog du Digital

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