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Voeux en entreprise : comment faire un mailing professionnel ?

Vous allez envoyer vos voeux pour la nouvelle année, et vous ne savez pas comment envoyer votre mailing en entreprise ? Nous avons justement rédigé ce guide complet pour vous aider. Vous y retrouverez toutes les étapes pour réusir votre mailing de voeux puis nos conseils pour choisir le meilleur logiciel de mailing.

Pourquoi envoyer vos voeux professionnels par email ?

En entreprise, il existe une coutume qui ne cesse de survivre aux années qui passent : l’envoi des vœux. Bien plus qu’un simple rituel, le fameux mailing de vœux pour la nouvelle année est devenu une subtile opération de communication qui mérite une grande réflexion. En effet pour tous les communicants, il serait dommage de ne pas profiter de cette opportunité pour mettre en avant un élément différenciant par rapport à tous les concurrents. Le mailing de vœux présente de nombreux avantages, voici ceux que nous avons retenus.

Les vœux sont quasiment tous lus

La première force des vœux est que la plupart des messages souhait la bonne année seront consultés. En effet, le fait qu’ils soient faciles à lire et la plupart du temps personnalisés incitent fortement les lecteurs à ouvrir et à lire les vœux, qu’il s’agisse de vœux dématérialisés ou bien d’une carte papier.

Les emails de vœux sont agréables à consulter

Un mail nous souhaitant la bonne année est toujours appréciable. Effectivement, parmi toute la masse d’emails que nous recevons, entre les publicités jamais sollicitées et les missions à réaliser dans le cadre de son travail, un email ludique, sympathique et léger sur le fond se distinguera forcément. C’est un bon moyen pour faire une petite pause mentale, avant de réattaquer les dossiers urgents et importants empilés dans sa charge de travail.

En entreprise, les vœux sont une opportunité pour communiquer

La finalité des vœux est très simple, voire même simpliste : adresser tout ses souhaits de réussite pour la nouvelle année qui vient juste de commencer. Seulement, il s’agit d’une formidable opportunité pour communiquer sur autre chose, si cela se fait de façon subtile. Vous pouvez par exemple mettre en avant des points forts qui sont propres à votre entreprise :

  • Une proximité forte,
  • Une réactivité optimale,
  • Une disponibilité 24 heures sur 24,
  • Une équipe à taille humaine,
  • Une assistance 7 jours sur 7,
  • Des produits ou des services personnalisés,
  • Une actualité récente,
  • etc.

Pour conclure, vous aurez compris que l’envoi de vœux est capital. Ce mailing permet également de communiquer sur des éléments précis que vous aurez préalablement identifiés : une actualité récente ou alors un avantage concurrentiel.

Comment faire sa liste de destinataires de voeux en entreprise ?

Une fois que vous avez défini votre stratégie de communication pour vos vœux, vous pouvez passer à l’étape de création de votre mailing en entreprise en commençant par la liste des destinataires.

Le format de fichier pour le listing du mailing de voeux

La première chose à savoir lorsque vous allez créer votre liste de destinataires concerne le format de fichier. Il faut comprendre que le fichier doit être compatible avec le logiciel de mailing que vous allez utiliser pour envoyer vos vœux d’entreprise. Nous vous conseillons de choisir une liste au format Microsoft Excel. Concrètement vous aurez le choix parmi les extensions suivantes :

  • xlsx : c’est le format le plus utilisé actuellement par de nombreux tableurs,
  • xls : il s’agit de l’ancienne version du format xlsx,  de moins en moins utilisé car obsolète mais néanmoins toujours compatible,
  • csv : un format moins utilisé que le format xlsx car plus difficile à manipuler.

Quel outil pour créer votre liste de vœux ?

Pour créer votre liste de vœux, vous devrez utiliser un logiciel appelé tableur. Le plus connu est le logiciel Excel conçu par Microsoft, il fait partie de la suite Microsoft Office avec notamment Word et PowerPoint. C’est un tableur extrêmement puissant. Son seul point négatif est qu’il est payant. Si vous préférez vous tourner vers une solution gratuite, alors vous pouvez faire appel à l’outil Google Sheets. Il existe également d’autres tableurs gratuits comme LibreOffice Calc. Finalement, peu importe la solution que vous utilisez, l’enjeu sera de pouvoir exporter votre liste dans un des formats que nous avons présenté au paragraphe précédent : xlsx, xls ou encore csv. 

Quel contenu pour la liste de contacts ?

Pour ce qui est du contenu de la liste de contacts, vous veillerez à consacrer une ligne par destinataire. Cela signifie donc que vous aurez autant de lignes que de destinataires dans votre fichier au final. Pour ce qui est des colonnes, il faut bien savoir que chaque colonne comportera une information par contact. La première information, qui est totalement indispensable, est l’adresse email. Néanmoins vous pouvez aller au-delà en intégrant des informations complémentaires que vous pourrez utiliser pour personnaliser le contenu de votre mailing comme :

  • le prénom,
  • le nom de famille,
  • la civilité,
  • l’entreprise,
  • etc.

Ces informations sont intéressantes car cela vous permettra d’envoyer des e-mails dont le contenu sera personnalisé en fonction du destinataire. Concrètement, il faut bien que reconnaître qu’un email dont le contenu commencera par “ Bonjour Mathieu “ aura plus d’impact qu’un email au contenu générique commençant par un simple “ Bonjour ”. Pour en savoir davantage, nous vous conseillons ce guide Comment intégrer sa liste Excel dans son mailing ?

Réussir la conception du mailing de voeux en entreprise

Pour réussir la conception de votre mailing de vœux professionnels, vous devrez avoir auparavant défini votre stratégie, ou tout du moins avoir identifié la notion que vous allez mettre en avant.

Quel média créer pour des vœux d’entreprise ?

Lorsque vous créez vos vœux, vous allez réaliser un média. Ce média peut avoir différentes formes. Vous pouvez par exemple vous lancer dans la réalisation d’une vidéo en interviewant votre dirigeant d’entreprise, ou bien créer de toute pièce une animation sous la forme d’une motion design. Il peut s’agir d’une page de votre site internet, qui comporte de nombreuses animations qui se déclencheront au fur et à mesure du scrolling des internautes. Vous pourriez également vous lancer dans la conception d’un simple visuel, accessible depuis une page de votre site web. Bref, tout est possible. Pour être sûr de faire le bon choix, vous aurez à prendre en compte trois critères :

  1. Le budget dont vous disposez, notamment si vous devez faire appel à une agence extérieure,
  2. Les moyens humains, si votre projet nécessite plusieurs heures de travail,
  3. Les moyens technologiques, par exemple l’acquisition d’un logiciel spécifique.

Comment faciliter l’accès aux vœux par emailing

En règle générale, le mailing que vous enverrez permettra aux destinataires d’accéder à vos vœux. Cela signifie que ce média devra être accessible depuis une page de votre site internet, peu importe qu’il s’agisse d’une vidéo, d’un podcast, d’un visuel, voire même d’un contenu texte. Finalement, le mailing vous servira de tremplin pour inciter vos contacts à aller consulter vos vœux.

Quel contenu pour votre email d’entreprise ?

Afin d’adresser vos vœux, vous veillerez à encourager vos internautes à cliquer sur le lien présent dans le mail réalisé. Il faut savoir qu’un internaute passe en moyenne quinze secondes à lire un message. Cela signifie qu’il faut être concis et extrêmement synthétique dans le contenu de l’email, autrement dit il faut réussir à « faire simple ! ». Concrètement, nous vous conseillons de commencer votre email par votre logo, puis d’insérer en-dessous une phrase résumant vos vœux. Ensuite, vous allez insérer votre bouton, au sein duquel vous placerez le lien renvoyant vers la page de votre site internet contenant vos vœux. Attention, nous attirons votre vigilance quant à l’url, pensez à bien la vérifier en faisant des tests pour vous assurer que vos destinataires atterriront correctement sur la bonne page. Pour aller plus loin, nous vous conseillons de réaliser une conception responsive de cette page, afin qu’elle soit parfaitement compatible sur ordinateur, tablette ou bien smartphone.

Si le sujet du design vous intéresse, allez jeter un oeil à notre guide Comment réussir le design d’un email ?

 

Comment envoyer ses voeux d’entreprise par mailing ?

Maintenant que vous en avez terminé avec la conception de votre mailing de vœux professionnels, vous allez pouvoir passer à l’étape de diffusion de votre campagne. Autrement dit, vous allez envoyer votre mail ! Pour cela, vous aurez deux possibilités :

  1. Envoyer immédiatement votre mailing de vœux,
  2. Programmer l’envoi à une date et une heure voulues.

L’envoi immédiat de votre emailing d’entreprise

Si vous avez terminé la conception de votre mailing de vœux et que vous êtes à la date qui vous convient, alors vous pouvez diffuser votre campagne immédiatement. Dans ce cas, votre message sera envoyé dans la foulée à l’ensemble de vos destinataires. Nous tenons à vous préciser que si votre liste de vœux comporte un nombre élevé de contacts, environ plus de 10 000, alors l’envoi sera échelonné. Concrètement, afin de ne pas saturer, votre email sera envoyé par segments. Ainsi les premiers destinataires recevront l’email tout de suite, tandis que les derniers pourront le recevoir quelques heures plus tard. Cette fonctionnalité est bien souvent automatiquement intégrée aux logiciels de mailing, et vous n’avez aucune possibilité de la modifier.

La programmation de votre mail de vœux

Si vous avez anticipé et que votre mailing est validé avant la date d’envoi, alors la meilleure option qui s’offre à vous est de programmer la diffusion de votre campagne de vœux. Ainsi, vous pourrez définir une date ainsi qu’une heure précises à laquelle votre email d’entreprise partira. Cette fonctionnalité de programmation est très intéressante en termes d’organisation. Concrètement, quand votre email est validé, vous pouvez le programmer. Non seulement cela vous permet d’être libre au moment de l’envoi, mais cela représente un vrai gain de productivité car vous allez pouvoir consacrer votre temps à autre chose. Chez nous, au Blog du Digital, nous avons pour habitude de concevoir tous nos emails et newsletters sur une journée, puis nous les programmons afin de les envoyer au fur et à mesure du mois. Rapidement, vous verrez que vous ne pourrez plus vous passer de cette fonction !

Pour trouver le meilleur jour de la semaine et la meilleure heure de la journée, vous pouvez lire notre article Quand envoyer un email ?

 

L’importance d’analyser les statistiques des mailings de voeux professionnels

Ça y est, vous avez envoyé votre emailing de vœux pour votre entreprise, et vous pensez avoir terminé ? Détrompez-vous, il reste une étape capitale : analyser vos statistiques.

Pourquoi analyser ses statistiques d’email ?

L’analyse de vos statistiques est importante car cela vous permettra de savoir si votre campagne a été une réussite, ou non. Concrètement, si vous avez explosé tous vos scores, alors vous aurez tout intérêt de vous inspirer de vos vœux pour vos futures campagnes mail. A l’opposé, si vous avez fait baisser vos moyennes, alors bien évidemment il ne sera pas opportun de reproduire ces pratiques.

Quels indicateurs statistiques faut-il analyser ?

Au Blog du Digital, nous avons retenu trois indicateurs extrêmement pertinents dans le cadre d’une campagne mail, et encore plus lorsqu’il s’agit de vœux en entreprise. Les voici :

  1. Le taux d’envoi. Cette statistique vous permet d’évaluer la qualité de votre listing de destinataires. En effet, si votre fichier comporte 1 000 destinataires mais que seulement 500 emails sont envoyés, alors votre taux d’envoi sera de 50%. Cela signifie que 50% des adresses email dans votre liste sont erronées, peut-être car le nom de domaine n’est pas le bon ou bien tout simplement car une erreur a été réalisée dans la saisie.
  2. Le taux d’ouverture vous permet de savoir si vous avez suffisamment réussi à donner envie aux internautes d’ouvrir votre mail. Cela passe principalement par la rédaction d’un objet captivant. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre guide « Comment rédiger un bon objet d’email ? ».
  3. Le taux de clics vous donne le niveau d’interactivité que vous avez réussi à donner à votre email. Pour l’obtenir, vous devrez diviser le nombre de clics généré par votre campagne par le nombre d’emails envoyés.

Analyser l’évolution de vos statistiques pour aller plus loin

Mesurer ces trois statistiques est un bon début, il faut le reconnaitre. Néanmoins, force est de constater que ces données sont brutes. Ainsi, si vous voulez approfondir le sujet, nous vous conseillons non plus de vous contenter de mesurer ces données, mais plutôt d’aller regarder leur évolution. Cela vous permettra de savoir, lorsque vous effectuez une modification sur la conception par exemple, si cette évolution est réellement bénéfique ou non !

Pour en savoir plus sur les statistiques et les indicateurs à analyser, nous avons rédigé un dossier intitulé Quelles sont les meilleures statistiques pour un emailing ?

Quel est le meilleur logiciel de mail pour faire ses voeux d’entreprise ?

Selon nous, Sendinblue est actuellement le meilleur logiciel de mailing pour faire vos vœux professionnels. Voici plusieurs raisons qui font ce logiciel mérite toute votre attention :

  1. Son accessibilité. Sendinblue est très accessible de par son interface ludique et sa prise en main rapide,
  2. Son tarif. Ce logiciel est gratuit si vous avez moins de 300 emails à envoyer, ce qui représente déjà un beau volume. Si vous avez plus de destinataires, vous n’aurez que 19 euros à débourser chaque mois, pour pouvoir envoyer jusqu’à 10 000 mails !
  3. Cocorico : Sendinblue est un logiciel français,
  4. Ses modèles et templates. Il propose de nombreux modèles que vous pourrez reprendre en l’état, vous n’aurez plus qu’à modifier le texte,
  5. Vous pourrez aller plus loin et également envoyer des sms,
  6. Sendinblue s’adresse également aux webmasters avec ses fonctionnalités de landing page et de chat à intégrer sur son site internet.

Voici une vidéo complète présentant 5 astuces pour réussir vos mailings en entreprise

Mailing de voeux en entreprise : la synthèse

Pour résumer, il faut bien comprendre qu’envoyer ses voeux par mailing en entreprise requiert méthode et organisation. Si vous suivez le process que nous avons détaillé dans ce guide, vous aurez de grandes chances de faire de votre campagne mail un  beau succès. Envoyer ses voeux est capital, car cela permet de rester en contact avec votre réseau. Qu’il s’agisse de clients, partenaires ou encore de fournisseurs, il est toujours bon communiquer. Cela permet de rester présent dans l’esprit des membres de votre réseau. On peut imaginer qu’ainsi, lorsqu’un besoin dans votre domaine apparaîtra, vous serez parmi les premiers consultés. Il faut vraiment prendre conscience que cela fidélise vos contacts. Concrètement, l’envoi de voeux professionels par mailing passe par quatre étapes :

  1. la création du listing de tous vos destinataires,
  2. la rédaction de votre mailing de voeux,
  3. la diffusion de votre campagne emailing,
  4. le suivi de l’évolution de vos statistiques.

Enfin, si vous désirez vous lancer dans l’envoi de voeux par mailing dans votre entreprise, nous vous conseillons d’utiliser le logiciel Sendinblue. Accessible même pour les novices de l’emailing, performant avec toutes ces fonctionnalités, abordable de par son tarif, nous avons plein de raisons de continuer à penser que c’est l’un des logiciels mail les plus performants du moment.

Mailing voeux entreprise : notre conclusion

Afin de conclure ce guide portant sur l’envoi de voeux par mailing en entreprise, nous tenons tout d’abord à vous remercier pour votre lecture et votre fidélité. Nous espérons, et pensons, que ce dossier vous aidera à réussir vos campagnes de voeux professionnels. Si vous ne devez retenir qu’une chose primordiale : il s’agit de faire évoluer vos emailings en fonction de l’évolution de vos statistiques. C’est le seul moyen concret pour confirmer ou bien infirmer vos hypothèses de modification, qu’il s’agisse de contenu ou bien de conception.

Et maintenant, peut-être avez-vous des interrogations ou bien envie de nous suggérer des thèmes à traiter ? Si oui, prenez le temps de nous écrire dans les commentaires ci-dessous ou bien de nous envoyer un message en passant par notre formulaire de contacts. Nous essayons de répondre à toutes les demandes qui nous sont envoyées. Faites preuve de patience, actuellement notre délai de réponse se situe entre cinq et sept jours ouvrés.

Pour terminer, si le sujet des mailings vous passionne et que vous voulez en apprendre davantage, nous vous proposons la lecture d’un autre article : Quand envoyer un mailing ? C’est une question qui nous est encore et toujours posée sur le blog ou bien sur nos réseaux sociaux. En lisant ce dossier, vous comprendrez que la meilleure heure d’envoi et le meilleur jour de la semaine dépendent de votre domaine d’activité et de votre cible. Bonne lecture !

A bientôt sur le Blog du Digital wink

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