Email : Comment créer une bonne liste de destinataires ?

Découvrez comment créer, paramétrer et surtout comment exploiter au mieux vos listes de contact pour gagner du temps dans vos envois d’e-mailing et de newsletter.

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

En emailing, correctement paramétrer votre liste de destinataires est crucial pour permettre une parfaite compatibilité avec votre logiciel email dans le but de gagner du temps. C’est pourquoi, ensemble, nous aborderons tous les aspects importants concernant vos listes de contacts : création, paramétrage, optimisation, filtres, import et export. Pour commencer ce dossier consacré à la liste de contacts, nous allons commencer par vous en donner une définition concrète. Ensuite, nous allons vous présenter les différentes étapes pour créer une liste parfaite. Enfin, nous allons vous montrer quel est le meilleur logiciel email pour gérer vos bases de données.

Bonne lecture.

Voici le programme de notre dossier consacré aux listes de destinataire pour vos campagnes emailing et newsletter :

1. La définition
2. Les étapes à suivre
3. Le meilleur logiciel
4. Les avantages
5. Le contenu

Email : C’est quoi une liste de destinataires ? Notre définition

La définition globale 

Pour commencer ce dossier, il nous semble important de vous donner une définition complète et exhaustive de la liste de destinataires en emailing. Une liste de destinataires est un fichier dans lequel figurent toutes les informations nécessaires sur vos contacts pour pouvoir envoyer votre campagne email. La plupart du temps, le fichier regroupant toutes ces informations est une feuille de calcul créée à partir d’un logiciel de type tableur. Voici les principaux logiciels utilisés pour créer une bonne liste de destinataires : 

• Brevo : une solution email parmi les plus performantes du moment sur le marché, qui en plus propose une version gratuite permettant d’envoyer jusqu’à 300 emails par jour.
• Excel : le tableur le plus utilisé dans le monde, et le plus performant. Il appartient au géant américain Microsoft et il fait partie de la suite Microsoft 365 avec d’autres logiciels très connus tels que Word et Powerpoint. Le principal point faible de Microsoft Excel est qu’il s’agit d’une solution payante.
• Sheets : Un tableur également performant qui est disponible en ligne et entièrement gratuit. Il appartient à un autre géant américain : Google. Son principal point fort est qu’il s’agit d’un outil entièrement gratuit.

La définition simplifiée

Pour résumer, voici une définition simplifiée de la liste de contacts. Une liste de contacts, ou de destinataires, est un fichier dans lequel vous trouvez toutes les informations sur vos contacts qui sont nécessaires à l’envoi de votre email. Bien évidemment, l’adresse email est indispensable. Néanmoins, vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires telles que la civilité, le nom ou le prénom, ou encore tout autre type d’informations qui peut s’avérer pertinent pour vous. En effet, ces informations supplémentaires peuvent par exemple vous servir à : 

1. Personnaliser le contenu du message que vous envoyez à vos contacts. Concrètement, ces informations peuvent vous servir à personnaliser votre message et ainsi commencer votre email par « Bonjour Mathieu », ce qui est bien plus accrocheur qu’un simple  » Bonjour », générique.
2. Filtrer vos destinataires pour analyser vos statistiques plus finement. En effet, une fois votre campagne email terminée, nous vous conseillons toujours de mesurer vos performances en analysant vos statistiques. C’est ici que les informations complémentaires que vous avez intégrées dans votre base de données vont se révéler pertinentes. En effet, elles vont vous permettre d’extrapoler des tendances de comportement encore plus poussées en fonction des données que vous aurez préalablement renseignées

Conclusion

Pour conclure, vous aurez compris qu’une liste de contacts est un fichier qui doit regrouper toutes les informations dont vous avez besoin pour envoyer votre campagne email. Seulement, pensez bien que cette liste de destinataires, si elle est correctement complétée, peut également se révéler très intéressante pour personnaliser le contenu de vos messages ou analyser finement vos résultats.

Quelles sont les étapes de création de votre liste de contacts de newsletter ?

Pour correctement créer et paramétrer votre liste de contacts afin de réussir votre campagne email, nous vous conseillons de suivre les quatre étapes suivantes : 

1. Choisir le logiciel qui répond à vos besoins,
2. Organiser les lignes et les colonnes au sein de votre liste de destinataires,
3. Compléter vos données,
4. Exporter votre fichier en choisissant la bonne extension.

Choisir le meilleur logiciel

La première étape pour créer correctement votre liste de destinataires est de choisir le bon logiciel. Ici, il faut distinguer deux méthodes : 

1. Soit vous n’avez pas du tout de logiciel, auquel cas nous vous conseillons d’opter pour une solution globale d’e-mailing,
2. Soit vous utilisez déjà un logiciel email, auquel cas il vous faut un outil de type tableur qui va vous servir uniquement à la mise en place de votre liste de contacts.

En fonction de ces deux contextes, votre approche sera différente. Effectivement, si vous avez besoin d’une solution email globale, nous vous conseillons d’opter pour le logiciel Brevo, qui offre le meilleur rapport qualité prix du marché par rapport à ses concurrents. En plus, ce logiciel propose une version gratuite qui vous permet d’envoyer jusqu’à 300 email par jour, ce qui en fait la solution idéale pour débuter. Par contre, si vous avez déjà un logiciel email, alors nous vous conseillons d’opter pour un tableur. Concrètement, vous avez le choix entre deux principaux outils qui dominent le marché français : Microsoft Excel et Google Sheets. Au blog du digital, notre préférence va pour l’outil de Google qui a l’immense avantage d’être gratuit et qui ne nécessite aucune installation.

Structurer le contenu votre liste de contacts

Après avoir choisi votre logiciel pour créer votre liste de destinataire, vous voici maintenant arrivé à l’étape de la structuration du contenu. En d’autres termes, vous allez devoir créer et nommer les lignes et les colonnes de votre base de données :

1. Comprenez bien que la première ligne de votre fichier va correspondre aux en-têtes que vous allez donner aux différentes colonnes. Ensuite, après cette première ligne, chaque ligne va correspondre à un destinataire unique.
2. En ce qui concerne les colonnes, vous n’avez pas besoin d’insérer d’en-tête. Ici, sachez juste que chaque colonne va correspondre à une donnée précise concernant la totalité de vos destinataires. Bien évidemment, l’adresse email est une donnée qui est indispensable à votre emailing. Néanmoins, vous pouvez aller plus loin en renseignant des données supplémentaires concernant vos contacts, comme nous l’avons évoqué précédemment.

Saisir toutes les données sur vos destinataires

Maintenant que vous avez structuré votre liste de contacts et plus précisément vos lignes et vos colonnes, il vous reste à saisir toutes les données sur vos contacts. Ici, tout dépend du nombre de contacts que vous avez à gérer. Si vous avez un grand nombre de contacts, bien évidemment nous vous encourageons à réaliser un simple copier-coller, qui va vous permettre de compléter votre base de données en quelques secondes. Si au contraire vous n’avez que quelques contacts auprès de qui vous souhaitez communiquer, alors vous pouvez saisir vos données à la main. Cependant, sachez que cela vous prendra plus de temps. 

Enregistrer votre listing au bon format

Une fois que vous avez complété et terminé votre liste de contacts, il vous reste encore une dernière étape à réaliser : enregistrer votre fichier afin de l’exporter. Ici, rien de bien compliqué si vous choisissez le bon format de fichier. En effet, le format de fichier est important pour permettre une compatibilité optimale avec votre logiciel email. C’est pour cela que nous vous conseillons d’opter pour l’un des deux formats suivants : 

• Le format XLSX : le format standard popularisé par Microsoft Excel. Cette extension est aussi celle qui offre le plus de possibilités en termes de performance et aussi une compatibilité optimale pour pouvoir aisément intégrer votre liste de contacts dans votre logiciel email.
• Le format CSV : Un format moins populaire que le précédent, notamment à cause de son aspect brut qui limite les fonctionnalités et notamment les filtres que vous pouvez appliquer. 

Conclusion

Pour conclure, nous vous conseillons d’utiliser le logiciel email Brevo, qui est parmi les plus performants sur le marché. Ensuite, pensez à correctement structurer vos lignes et vos colonnes avant d’y saisir toutes les informations dont vous avez besoin. Enfin, enregistrez votre liste de destinataires dans le bon format afin de pouvoir l’exploiter ultérieurement dans votre logiciel email.

Quel est le meilleur logiciel pour vos listes de destinataires d’emailing ?

Au blog du digital, nous avons pour habitude de vous conseiller d’analyser vos besoins afin de trouver le logiciel email qui vous correspond. Néanmoins, si vous hésitez entre plusieurs outils, nous vous conseillons d’utiliser la solution Brevo, qui est extrêmement performante. Voici quelques points forts de ce logiciel email :

Un logiciel français

Pour commencer, il s’agit d’un logiciel français. Non seulement cela signifie que les équipes de maintenance, d’assistance et de développement sont basées en France, mais en plus vous avez la garantie de respecter la réglementation en vigueur concernant les données en France : le RGPD qui signifie règlement général pour la protection des données.

Un éditeur accessible

Le second point fort de ce logiciel email est que son éditeur, autrement dit le constructeur d’e-mail, est très accessible et simple à utiliser même pour les débutants. En effet, vous pouvez choisir de créer un email à partir d’une page blanche ou bien faire appel à un des nombreux modèles ou templates proposés. En outre, vous pouvez insérer une grande variété de contenu dans votre message : 

• Du texte bien évidemment,
• Des vidéos,
• Des illustrations,
• Des bouton d’action,
• Etc.

Une version gratuite

Une autre force de Brevo est qu’il propose une version entièrement gratuite sans limite d’utilisation dans le temps. Avec cette version gratuite, vous bénéficiez d’un plafond de 300 envois de messages au quotidien. Vous l’aurez compris, cette version est idéale pour débuter, jusqu’à atteindre les 300 abonnés ;-).

Des fonctionnalités intéressantes

Pour aller plus loin, cette solution propose des fonctionnalités intéressantes à destination des webmasters. En voici quelques-unes : 

• L’envoi de SMS,
• La conception de landing pages,
• La création de formulaire de contact,
• Etc.

Sachez également que Brevo ne se contente pas d’être une solution email puisqu’elle est devenue un CRM complet. Rendez-vous sur leur site pour en savoir plus !

Quels sont les avantages des listes de contact ?

Voici les nombreux avantages que vous allez pouvoir exploiter en créant correctement votre liste de contacts pour vos campagnes email.

Une sauvegarde physique intéressante

Le premier avantage concernant la liste de contacts en e-mailing est que lorsque vous l’exportez, vous bénéficiez d’une sauvegarde physique qui vous protège soit d’un problème technique, soit d’un piratage. En ayant sauvegardé ce fichier sur votre ordinateur, sur un disque dur externe ou encore sur une clé USB, vous savez que votre liste de destinataires est stockée en toute sécurité.

Une analyse plus poussée

Le second point fort de la liste de destinataire est qu’elle vous permet de mener une analyse plus poussée lorsque votre campagne email ou newsletter est terminée. En effet, nous l’avons évoqué plus haut dans ce dossier, le fait d’avoir renseigné des données complémentaires sur vos destinataires vous permet d’extrapoler des tendances de comportement afin de mieux comprendre les besoins de vos internautes.

Une intégration simple

Si vous avez suivi ce guide et correctement paramétré votre base de données, vous allez gagner un temps précieux lors de son intégration dans votre logiciel email. Rappelez-vous, nous vous conseillons de privilégier le format XLSX afin de vous garantir une excellente compatibilité.

Une utilisation possible sur plusieurs logiciels

Le dernier avantage que nous avons retenu pour vous est qu’une liste de contacts créée sur un tableur tel que Microsoft Excel ou encore Google Sheets peut parfaitement s’adapter sur de nombreux logiciels email. Ainsi, vous êtes complètement libre de choisir la solution qui vous convient, et même d’en changer si vous en avez besoin. Dans tous les cas, votre liste de destinataire vous suivra !

Quel contenu pour une liste de destinataires en email ?

Vous voici arrivé au dernier paragraphe de ce dossier consacré aux listes de destinataires en email : le contenu. Ici, nous allons vous proposer de nombreux exemples de données que vous pouvez intégrer dans votre liste de contacts : 

• L’adresse email, qui est indispensable,
• Le nom et le prénom,
• La civilité,
• La fonction,
• Le métier,
• Le domaine d’activité,
• L’entreprise,
• Le sexe,
• L’âge,
• Etc.

Liste de destinataires : conclusion

Pour conclure ce dossier consacré à la liste de destinataire en email, voici les informations les plus importantes :

1.  La meilleure définition d’une liste de destinataires est la suivante : il s’agit d’un fichier dans lequel sont contenues toutes les informations indispensables pour pouvoir envoyer votre message à vos destinataires.
2. Pour créer et correctement paramétrer votre liste de contacts, vous devez commencer par choisir un logiciel email. Ensuite, créez votre base de données et structurez correctement le contenu à l’intérieur des lignes et des colonnes.
3. Selon nous, le meilleur logiciel pour vos listes de contact est le logiciel Brevo qui est excellent en termes de performances.
4. Il existe de nombreux avantages à créer une bonne liste de contacts : vos données sont stockées dans un endroit sécurisé, votre liste vous permet une analyse poussée, l’intégration est très simple et enfin vous êtes libre de choisir le logiciel qui vous convient et même d’en changer comme bon vous semble.
5. Vous pouvez intégrer un grand nombre de données dans votre liste de destinataires : adresse email, nom, prénom, civilité, fonction, métier, etc.