Comment envoyer un email en masse ?

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

emailing masse

Comment réussir l’envoi d’un emailing en masse ? Autrement dit comment envoyer un email à un nombre élevé de destinataires ? Voici une question que nous recevons régulièrement parmi tous nos messages ou dans les commentaires de nos guides. Nous avons donc décidé de répondre à cette question, en vous rédigeant un dossier qui va vous aider à atteindre vos objectifs de performance via un email envoyé en masse, et qui vous fera en plus gagner du temps. Pour cela, nous allons vous guider à travers toutes les étapes de création de votre email de masse. Nous allons commencer par vous montrer comment créer un compte sur le meilleur logiciel d’emailing du moment : Brevo. Ensuite nous verrons comment créer votre liste de contacts et l’importer dans votre outil d’email. Puis nous vous aiderons pour réussir la conception de votre message, avec des conseils concrets et une sélection de modèles. Enfin nous aborderons l’analyse des statistiques, étape indispensable pour identifier les points forts de votre emailing de masse, et ceux à travailler.

Au programme de ce guide consacré à l’emailing de masse :

  1. Création d’un compte sur le meilleur logiciel d’email du moment
  2. Création et import de votre liste de destinataires
  3. Conception de votre emailing
  4. Analyse des statistiques

Comment créer un compte pour envoyer un emailing de masse ?

Pour envoyer votre emailing de masse, la toute première étape va être de créer votre compte sur un logiciel. Au Blog du Digital, nous conseillons souvent à nos lecteurs de choisir le logiciel Brevo, qui est idéal pour envoyer un email avec des gros volumes.

Créer un compte sur Brevo

La création d’un compte sur Brevo, afin d’envoyer un emailing de masse, est extrêmement simple. Effectivement, vous n’avez à renseigner que deux informations :

  1. Votre adresse email, qui servira par la suite d’identifiant pour pouvoir vous connecter à votre compte,
  2. Un mot de passe, indispensable pour vous connecter de manière sécurisée.

Pour créer un compte, voici la page dédiée sur le site internet de Brevo. Il faut savoir que la création d’un compte est entièrement gratuite. Aucune démarche supplémentaire n’est nécessaire.

Choisir son offre email sur Brevo

Brevo propose quatre offres différentes, que nous vous résumons afin de gagner du temps et de pouvoir choisir celle qui vous est vraiment adaptée.

  1. La première offre est l’offre gratuite. Avec elle, le principal avantage, vous vous en doutez, est sa gratuité. Néanmoins, avec la version gratuite vous n’avez pas accès à toutes les fonctionnalités. Vous aurez également le logo Brevo qui sera automatiquement inséré à la fin de vos emails, et vous n’avez pas la possibilité de le supprimer. De plus, vous ne pouvez pas dépasser 300 envois d’emails par jour. Cela signifie que si votre liste de contacts comporte par exemple 500 destinataires, alors les 300 premiers destinataires recevront votre email en masse le jour de l’envoi de votre campagne, tandis que les 200 restants recevront votre message le lendemain.
  2. La seconde offre de Brevo est l’offre Starter, qui est selon eux “ Parfaite pour les petites entreprises ”. Ici, vous augmentez votre plafond d’envoi d’emails pour passer de 300 mails par jour à 20 000 par mois, cette fois sans aucune limite quotidienne. Un autre avantage, par rapport à la version gratuite présentée précédemment, est que le logo Brevo disparaît avec l’offre Starter. Vous avez donc une maîtrise totale du contenu de l’email que vous envoyez. A noter que cette version représente un budget de 19€ par mois, ce qui représente 228€ sur une année entière.
  3. La troisième offre est appelée Business, dédiée aux “Professionnels du marketing et de l’e commerce”. Avec cette dernière, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités offertes, à savoir : le marketing automation, qui permet de créer des scénarios d’envoi d’email automatique selon le comportement des internautes, l’A/B testing grâce auquel vous pouvez tester des contenus différents afin de savoir lequel est le plus pertinent, etc.
  4. La quatrième et dernière offre est appelée Enterprise. Ici, aucun tarif communiqué, tout se fait sur-mesure. Cette offre est dédiée aux organisations et aux agences ayant des exigences et des besoins spécifiques.

En complément de ces offres, vous pouvez augmenter votre plafond d’envoi d’emails. Cela peut être tout à fait pertinent si par exemple votre base de données comporte plus de 20 000 contacts, mais que vous n’avez pas besoin de fonctionnalités complémentaires. Enfin, vous pouvez également envoyer des sms en complément de vos campagnes par email, afin de multiplier les canaux de communication. Vos résultats n’en seront qu’améliorés, néanmoins il faut que votre domaine d’activité s’y prête.

Comment créer une liste de destinataires pour envoyer un email en masse ?

Maintenant que vous avez créé votre compte et que vous pouvez utiliser Brevo, vient la première étape pour faire votre emailing de masse : la création de votre liste de contacts. Ensuite nous verrons comment importer ce listing dans votre logiciel.

Créer une liste de destinataires

Pour commencer vous devez créer une liste de contacts. Pour cela, il vous faut utiliser un logiciel de type tableur. Voici quelques exemples de logiciels, parmi les plus connus :

  • Excel de Microsoft, qui fait partie de la suite Office et qui est donc payant,
  • Sheets de Google qui appartient à la suite Workspace, et qui est gratuit,
  • Calc de LibreOffice, un tableur totalement gratuit.

Créez un nouveau fichier, il devra être structuré de la façon suivante : chaque colonne correspond à un type d’information dont vous disposez. Il peut par exemple s’agir de l’adresse email, des nom et prénom de vos contacts, de l’entreprise pour laquelle ils travaillent, etc. Pensez bien à intégrer toutes les données dont vous pourriez avoir besoin lorsque vous allez envoyer votre emailing en masse. Si vous souhaitez personnaliser votre texte avec un contenu spécifique, il vous faudra préalablement insérer les informations nécessaires dans votre listing de contacts. Ensuite, chaque ligne correspond à un de vos destinataires. Une fois votre liste terminée, vous devez l’exporter dans un format compatible avec Brevo. Vous avez plusieurs possibilités :

  • Xlsx, qui est le format par défaut de Microsoft Excel, autrement dit le format de fichier le plus répandu,
  • Csv, qui est un format moins utilisé mais qui reste efficace,
  • Xls, qui correspond à la version précédente du format Xlsx.

Importer votre liste de contacts dans le logiciel

Maintenant que votre liste de destinataires en masse est enregistrée, il vous faut l’importer dans votre logiciel d’emailing. Sur Brevo, rendez-vous dans votre campagne email, puis cliquez sur Options d’import. Ici, vous avez deux possibilités : télécharger un fichier ou effectuer un copier-coller. C’est la première option qui nous intéresse : Télécharger un fichier. En cliquant dessus, vous devez aller chercher votre base de données précédemment créée. Ensuite, vous allez établir une correspondance. Cette démarche permet à Brevo de comprendre à quoi correspondent  les données stockées dans votre feuille de calcul.

Voici la page d’import qui vous permet de télécharger votre liste de contacts.

emailing masse contacts

Emailing de masse : comment réussir la conception ?

Pour réussir la conception de votre emailing de masse, nous vous conseillons de respecter une méthodologie précise, composée de quatre grandes étapes :

  1. Rédiger un objet adapté à vos lecteurs,
  2. Concevoir un header simple,
  3. Réussir la partie centrale de votre emailing,
  4. Conclure par une signature adaptée.

Comment rédiger un bon objet dans un emailing de masse ?

Réussir la rédaction de l’objet dans votre emailing de masse est crucial, car c’est grâce à cet objet que vous allez inciter vos lecteurs à ouvrir votre message, une fois ce dernier arrivé dans leur boîte de réception. Pour cela, nous vous conseillons de suivre la structure suivante, divisée en deux parties : commencer par annoncer la thématique de votre emailing en masse puis poser une question pertinente qui va susciter l’intérêt de vos contacts. Concrètement, voici quelques exemples :

  • Emailing de masse : comment le réussir ?
  • Email en masse : comment faire ?
  • Emailing : comment faire un envoi en masse ?
  • Etc.

Si vous voulez approfondir la thématique de l’objet dans un e-mail, allez consulter notre guide “ Emailing, comment réussir son objet ?

Quel contenu insérer dans le header de votre email de masse ?

Le header de votre email est également important, puisque c’est le premier élément que vos lecteurs aperçoivent. Pour réussir ce header, appelé en-tête en français, nous vous conseillons de faire simple et court. Rappel : un internaute passe en moyenne quinze secondes à consulter un email. Concrètement, nous recommandons de commencer votre header en rappelant votre identité. Pour cela, insérez votre logo. Si vous n’en avez pas, mentionnez tout simplement le nom de votre entreprise ou de votre organisation. Ensuite, il vous faut rédiger une phrase qui rappelle la thématique que vous abordez dans votre email. Une autre possibilité est de poser une question pertinente à vos lecteurs afin de les encourager à lire la suite de votre email pour en découvrir la réponse. Attention tout de même, ne vous contentez pas de reprendre votre objet. Faites preuve d’originalité.

Comment réussir la partie principale d’un mail de masse ?

Pour réussir la partie principale de votre mail de masse, vous devez préalablement définir vos objectifs. Une fois ces objectifs clairement identifiés, concevez un design qui vous permettra de les atteindre. Pour vous aider, Brevo dispose aussi d’une gigantesque galerie de modèles et de templates, cela vous fera gagner du temps car vous n’aurez pas à créer votre conception à partir de zéro.

Envie d’en savoir plus sur le design, lisez notre dossier “ Comment réussir le design d’un email ?

Quelle est la meilleure signature pour un mailing de masse ?

Pour conclure votre mail envoyé en masse, vous allez insérer une signature. Au sein de celle-ci, voici des propositions de contenu :

  • Vos prénom et nom,
  • Votre fonction,
  • Votre adresse email,
  • Votre numéro de téléphone,
  • L’adresse de votre site internet,
  • Vos profils sur les réseaux sociaux,
  • Un lien permettant aux internautes de prendre rendez-vous en ligne, directement sur votre agenda,
  • etc.

Cette liste n’est pas exhaustive, le but ici est de vous proposer une grande variété de contenu. A vous de choisir ceux qui vous conviennent.

Emailing masse : Quelles statistiques analyser ?

La dernière étape est primordiale, bien que trop souvent oubliée par manque de temps : l’analyse des statistiques. Pourtant l’analyse de vos statistiques est le seul moyen concret qui existe afin de déterminer si une campagne de masse est une réussite ou bien un échec. Pour vous aider et vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné trois indicateurs de performance adaptés à l’envoi d’un email en volumes : 

  1. le taux d’envoi
  2. le taux d’ouverture
  3. le taux de clic

Le taux d’envoi

La première statistique à aborder est le taux d’envoi. Cet indicateur évalue la qualité globale de votre base de données. Pour le calculer, il faut diviser le nombre d’emails réellement envoyés, c’est-à-dire le nombre de crédits consommés, par le nombre de destinataires présents dans votre liste de contacts. 

Le taux d’ouverture

Le second indicateur est le taux d’ouverture, qui mesure votre capacité à convaincre vos lecteurs d’ouvrir votre email, une fois ce dernier arrivé dans leur boîte de réception. Il est obtenu en divisant le nombre de fois où votre message a été ouvert par le nombre d’emails envoyés.

Le taux de clic

La dernière statistique que nous avons sélectionnée pour vous est le taux de clic, qui détermine le niveau d’interactivité que vous avez réussi à instaurer dans votre campagne de masse. Voici la méthode de calcul : il faut diviser le nombre de clics générés par le nombre d’emails réellement envoyés.

Pour en savoir plus sur les statistiques en email, voici un guide que nous avons rédigé : Email, quelles sont les meilleures statistiques ?

Emailing de masse : la synthèse

Pour réussir l’envoi de votre emailing de masse, nous vous conseillons de suivre un processus précis. En faisant de la sorte, vous réussirez à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Voici la synthèse des quatre étapes de ce guide :

  1. Créer son compte pour pouvoir utiliser le logiciel Brevo. Pour vous inscrire, il n’y a rien de compliqué, et en plus c’est totalement gratuit. Tout d’abord, rendez-vous sur la page de création de compte. Ici, vous devez tout simplement renseigner votre adresse email et choisir un mot de passe. Il faut savoir que Brevo propose une formule gratuite. Avec elle, vous pouvez envoyer jusqu’à 300 emails tous les mois. Même si vous n’avez évidemment pas accès à toutes les fonctionnalités de l’outil, cette version est idéale pour débuter en emailing. Vous pouvez ainsi bénéficier d’un outil professionnel et performant, notamment le builder d’emailing qui vous permet de réaliser la conception idéale pour votre message. Si vous avez un nombre important de contacts, vous pouvez choisir la version Lite. Grâce à elle, votre limite mensuelle d’envoi est augmentée jusqu’à 20 000 emails. En outre, le logo Brevo sera supprimé à la fin de vos emails. Prévoyez un budget de 19€ par mois.
  2. Créer votre base de données contenant tous vos contacts. Pour cela vous devez utiliser un logiciel de type tableur tel que Microsoft Excel, le plus connu, ou bien Google Sheets, qui lui est gratuit. Chaque colonne comporte un type de donnée telle que l’adresse email, les noms et prénoms, la localisation, etc. Chaque ligne, quant à elle, contient un de vos destinataires. Ensuite, exportez votre liste dans un format compatible comme XLSX, XLS ou encore CSV. En choisissant un de ces trois formats, l’intégration sera simple et ne vous posera aucun souci. Enfin, pensez à bien respecter le RGPD, pour Règlement Général sur la Protection des Données. Pour résumer, votre liste ne doit contenir que des internautes ayant fait la démarche de s’abonner à vos informations, en remplissant un formulaire d’abonnement à votre newsletter par exemple. Parallèlement, vous serez vigilant à correctement désinscrire un contact vous ayant demandé de ne plus recevoir vos messages.
  3. Réussir la conception de votre mailing de masse. Pour correctement concevoir votre mailing, il faut bien comprendre qu’un internaute consacre en moyenne moins de vingt secondes à lire un message. Cela nécessite de penser la conception de votre email en tenant compte de cette contrainte, autrement dit vous n’avez pas d’autre choix que d’aller à l’essentiel et de rédiger un message extrêmement concis. Pour cela, préparez un header simple, réalisez une conception qui réponde à vos objectifs et adaptez votre signature d’email à vos lecteurs. Et surtout : soyez synthétique !
  4. Analyser les statistiques de votre campagne. Cette dernière étape est malheureusement trop souvent négligée par de nombreux communicants, or elle s’avère cruciale. En effet, c’est en regardant de près vos statistiques, qu’il s’agisse du taux d’envoi, du taux de clic ou bien du taux d’ouverture, et leur évolution que vous pourrez identifier vos réussites et vos échecs lors d’une campagne email sur de grands volumes. Concrètement, effectuez un changement sur un email, puis comparez vos statistiques avant ce changement et après. Si l’évolution est positive, alors cette modification d’email convient à votre audience. Si ce n’est pas le cas, revenez en arrière et ne reproduisez surtout pas cette erreur.

Pour finir cette synthèse, nous vous conseillons vraiment de prendre le temps d’analyser vos statistiques et leur évolution. Chaque indicateur vous permet d’évaluer la réussite ou l’échec d’une étape dans l’envoi d’un email : taux d’envoi, taux d’ouverture et taux de clic.

Email masse : notre conclusion

Pour terminer ce guide traitant de l’emailing masse, il nous paraît important de commencer par vous remercier vous, les lecteurs de notre blog. En effet, c’est grâce à vous que l’aventure Blog du Digital prend de plus en plus d’ampleur. Toutes les semaines nous continuons à rédiger des dossiers, accessibles gratuitement, pour aider les professionnels et les débutants à gagner du temps dans leurs actions de marketing digital, qu’il s’agisse d’emailing, de community management, de référencement naturel, etc.

Lorsque nous avons démarré la rédaction de ce dossier gratuit, notre but final était de vous aider à gagner du temps lors de l’envoi d’un email de masse, que ce soit un emailing de prospection, une information ou bien une newsletter. Nous espérons avoir réussi, mais vous, qu’en pensez-vous ? Est-ce que nos conseils vous ont véritablement aidé pour faire votre email en masse ? Faites-nous part de votre avis. Pour cela, vous avez le choix entre remplir notre formulaire de contact, nous envoyer un message via les réseaux sociaux ou bien rédiger un commentaire sur un article. Nous vous promettons de répondre à toutes les demandes que nous recevons. Néanmoins, il faut savoir que la totalité de nos réponses sont rédigées à la main, hein Thomas ! Actuellement, notre délai de réponse est situé aux alentours des six jours, alors, nous vous invitons à faire preuve de patience.

Si vous devez ne retenir qu’une notion de notre page, c’est que réussir son emailing de masse nécessite de suivre un processus précis, en pensant bien à analyser les statistiques de votre campagne.

Pour finir, nous vous proposons de lire un de nos dossiers qui rencontre un immense succès, notamment sur LinkedIn. Cet article, entièrement disponible gratuitement, est intitulé Quand envoyer un emailing ? Il vous permettra de savoir, en fonction de votre domaine d’activité, quel est le meilleur jour de la semaine et également quelle est la meilleure heure de la journée pour diffuser votre email en masse.

A bientôt sur le Blog du Digital.