Sélectionner une page

Newsletter interne : le guide complet

Pour commencer ce guide sur la newsletter interne, nous allons commencer par en donner une brève définition. Une newsletter interne est une newsletter qui est destinée à être diffusée dans le réseau interne d’une entreprise ou d’une association, autrement dit à vos collègues et vos salariés. 

Soyons réalistes, la plupart des newsletter internes ne sont pas lues dans leur intégralité par les salariés d’une entreprise, on peut déjà s’estimer heureux si l’email est ouvert. Pour expliquer cela, il faut bien comprendre que le principal facteur est le manque de temps. De plus, en fonction du domaine d’activité, il se peut que certains collègues soient peu enclins à consulter un email envoyé par un service communication.

Mais pour changer cela, nous avons décidé de rédiger un guide complet qui vous présente concrètement toutes les étapes pour réussir votre newsletter en interne : de la gestion de votre liste de destinataires à la conception de l’email en passant par le choix du moment le plus opportun pour diffuser votre campagne. Pour aller plus loin, nous vous expliquerons comment l’analyse de statistiques précises vous permet d’identifier les points forts et les points à travailler, pour chacune de vos campagnes email. Pour terminer, nous vous présenterons également le logiciel le plus performant du moment pour réussir à coup sûr votre newsletter : Sendinblue

Comment gérer sa liste de contacts en interne pour faire une newsletter ?

Pour gérer efficacement une liste de contacts, il ne suffit pas de créer un fichier Excel contenant les adresses email de vos destinataires en interne. Il vous faut être vigilant sur plusieurs points :

  1. Le format ou l’extension de fichier,
  2. Le contenu à intégrer dans votre liste de destinataires,
  3. La possibilité de gérer des groupes au sein de la liste de contacts.

Le format de fichier

Le premier élément sur lequel nous souhaitons attirer votre attention est le format de fichier. Ici, rien de bien compliqué si ce n’est qu’il vous faudra créer votre liste de contacts sur un tableur. Le plus connu est le logiciel Excel de Microsoft, qui fait partie de la suite Microsoft Office et qui est donc payant. Si vous préférez partir sur une solution gratuite, vous pouvez utiliser le logiciel Sheets de Google ou bien Calc d’Open Office. Dans tous les cas, ces solutions de tableur vous permettront d’exporter votre liste de destinataires dans un format compatible avec la plupart des logiciels modernes de newsletter. Le format de fichier le plus répandu est le format Microsoft Excel : XLSX. Il existe aussi le format XLS, qui est une ancienne version du XLSX. Une troisième possibilité est de choisir l’extension CSV, Qui est un format de base de données sans formatage particulier.

Le contenu de la liste

Le deuxième élément important pour utiliser efficacement votre liste de destinataires dans le cadre d’une newsletter interne est la gestion du contenu. Concrètement, c’est à vous de sélectionner les informations que vous souhaitez intégrer dans votre listing. Bien évidemment l’information indispensable est l’adresse email de chaque contact. Mais vous pouvez aller plus loin en intégrant des données complémentaires pour chacun de vos destinataires telles que :

  • le prénom,
  • la civilité,
  • le domaine d’activité,
  • la fonction,
  • la localisation si vous l’avez.

Il faut bien comprendre que cette liste n’est pas exhaustive et que ces données ne sont pas techniquement indispensables pour envoyer votre newsletter interne. Néanmoins elles ont une importance capitale. En effet, elles vont vous permettre de personnaliser le contenu de chaque email en fonction de la personne à qui vous l’envoyez. Concrètement cela vous permettra de commencer votre email par “ Bonjour Mathieu ”, qui est bien plus accrocheur qu’un simple  » Bonjour « , froid et générique. Ces données peuvent également être importantes lorsque votre campagne email sera terminée et que vous en serez à l’étape de l’analyse des statistiques. Grâce à elles vous pourrez extrapoler des tendances de comportement en fonction du domaine d’activité, de la fonction ou bien même de la localisation. Tout dépend du contexte dans lequel vous vous trouvez.

Créer des sous groupes

Lorsque l’on envoie une newsletter à ses collègues, il peut être intéressant de créer des sous-groupes. Pourquoi faire ? Pour pouvoir personnaliser le contenu en fonction d’une donnée. Par exemple, si vous travaillez dans une grande entreprise et que vos collègues sont répartis dans plusieurs agences, alors vous pourrez rédiger du contenu qui s’affiche dans la newsletter en fonction de l’agence de rattachement du contact. L’intérêt pour un communicant est de pouvoir personnaliser le contenu de son mail afin d’avoir une newsletter sur-mesure et qui réponde vraiment aux attentes des lecteurs.

Conclusion sur la liste de contacts

Pour conclure sur la gestion de la liste de contacts dans votre campagne, nous vous conseillons de partir sur un format de fichier répandu avec une extension xlsx. Pensez également à bien insérer tout le contenu dont vous pourriez avoir besoin au sein de votre liste de contacts. Enfin, n’hésitez pas à créer des sous-groupes dans votre listing pour pouvoir proposer du contenu réellement personnalisé.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion les exploitations des listes de diffusion, nous avons rédigé un article dédié à ce sujet : Comment utiliser les mailing listes ?

Comment réussir la conception de sa newsletter destinée à l’interne ?

Pour réussir la conception de votre newsletter interne, vous veillerez à prendre le temps de réaliser chacune des quatre étapes suivantes :

  1. Rédiger un bon objet,
  2. Introduire le sujet avec un header, ou en-tête,
  3. Concevoir un corps de mail attractif,
  4. Clôturer votre newsletter avec un footer, ou pied de page.

Avant de commencer, il est important de savoir qu’un internaute passe en moyenne 15 secondes à lire un email. Il va donc vous falloir être concis et aller à l’essentiel si vous voulez atteindre vos objectifs préalablement définis.

Rédiger un objet percutant

La première étape dans la création d’une newsletter est la rédaction d’un objet. Cet objet est primordial car il influe directement sur les résultats de votre campagne. Pour cela, il doit être percutant afin d’inciter vos lecteurs à ouvrir le mail une fois qu’il est arrivé sur leur messagerie. Dans l’idéal, l’objet d’une newsletter doit être court, efficace et direct. Pour vous aider à rédiger des objets performants, voici une structure que nous appliquons dans nos mailings au Blog du Digital et qui s’avère particulièrement efficace. Elle est composée de deux parties :

  1. L’annonce de la thématique abordée dans la newsletter interne,
  2. La question qui attire l’attention de votre lecteur.

Voici maintenant quelques exemples concrets d’objets qui vous permettront d’obtenir d’excellents résultats et un très bon taux d’ouverture :

  • Newsletter : comment la réussir en interne ?
  • Communication interne : pourquoi faire une newsletter ?
  • Newsletter interne : quelles sont les étapes pour performer ?
  • Email : comment l’exploiter dans sa communication en interne ?
  • etc.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la rédaction d’objet, voici un guide que nous avons rédigé récemment : Comment réussir un bon objet d’email ?

Réussir la conception de votre newsletter

Ça y est, vous avez trouvé un objet qui incite vos lecteurs à ouvrir votre newsletter. Passons maintenant à la conception de votre email.

Faire un beau header, ou en-tête de mail

La première étape dans la conception va être la création d’un bel en-tête, également appelé header. Gardez bien en mémoire que vous devez être concis pour pouvoir performer. L’en-tête de votre newsletter va servir d’introduction. Il faut comprendre que c’est le bon endroit pour rappeler votre identité, par exemple avec votre logo, et également annoncer la thématique globale que vous traitez dans votre mail. Rappelez-vous bien qu’il faut faire court, aussi cette thématique doit être résumée en dizaine de mots au maximum.

Concevoir un corps efficace de newsletter

Passons maintenant à la partie centrale de votre newsletter, il s’agit du corps. C’est ici que vous allez annoncer toutes les informations en lien avec la thématique que vous traitez. Si vous manquez de temps, vous pouvez vous contenter d’une liste à puce. Ainsi chaque ligne permet d’annoncer une information précise, tout en intégrant un lien redirigeant vers l’article qui, lui, comporte la totalité du contenu. Une autre possibilité est d’utiliser des modèles de newsletter, que vous pouvez trouver par dizaines chez Sendinblue. Vous pouvez également partir d’une feuille blanche pour créer une conception qui vous convient. Une conception classique et qui reste efficace est d’insérer pour chaque information un visuel à gauche, puis à droite une ligne de texte qui introduit le sujet.

Terminer avec un joli footer d’email

Pour conclure votre newsletter, nous vous conseillons d’insérer une signature de mail. Au sein de cette signature vous aurez la liberté d’intégrer le contenu de votre choix, voici quelques exemples :

  • votre nom et prénom,
  • votre adresse email,
  • votre numéro de téléphone,
  • l’adresse de votre site internet,
  • Un lien permettant aux internautes de prendre rendez-vous en ligne directement dans votre agenda,
  • Des liens renvoyant vers vos différents profils sur les réseaux sociaux.

Conclusion sur la conception d’une newsletter interne

Pour conclure sur la conception d’une newsletter en interne, il vous faudra prendre le temps de rédiger du contenu de qualité. Cette démarche est chronophage mais elle vous garantira le succès de vos opérations de communication. Nous vous conseillons également de faire plusieurs tests afin de voir quel type de newsletter fonctionne le mieux avec vos collègues.

Pour approfondir le sujet du design de newsletter, nous vous avons concocté un guide intitulé “ Comment réussir le design de son email ?

Voici quelques exemples de modèles et templates proposés par Sendinblue

newsletter interne modeles

Quelles sont les statistiques pour améliorer sa newsletter interne ?

Ça y est, vous avez envoyé votre newsletter en interne, et vous pensez avoir terminé ? Et bien vous vous trompez ! Il reste une étape capitale : l’analyse des statistiques. Pour vous aider à y voir clair dans la jungle des statistiques, nous avons décidé de retenir trois indicateurs qui pour nous sont les plus importants :

  1. le taux d’envoi
  2. le taux d’ouverture
  3. le taux de clics

Le taux d’envoi pour une newsletter interne

Le taux d’envoi dans une newsletter permet d’évaluer le niveau de qualité de votre liste de contacts. Plus ce pourcentage sera élevé, plus votre base de données sera de qualité et inversement. Pour calculer le taux d’envoi, il faut diviser le nombre d’emails réellement envoyés à tous vos collègues par le nombre d’adresses mail uniques présentes dans votre liste de destinataires. Pour bien comprendre, voici un exemple concret qui va nous suivre tout au long de l’analyse des statistiques. Imaginez que vous ayez 1000 adresses mail dans votre listing, mais que seulement 950 emails soient réellement distribués. Pour calculer le taux d’envoi, il faut diviser 950 par 1000, ce qui fait un pourcentage de 95 %. Afin de prendre du recul, cela signifie que 95 % des adresses mail insérées dans votre listing sont correctes. Les 5 % restants sont des erreurs parmi les possibilités suivantes :

  • une erreur de saisie dans une adresse email, telle qu’un @ ou bien un point qui manque,
  • une erreur dans la structure de l’adresse email, cela est particulièrement fréquent lorsqu’un destinataire a un prénom composé tel que Jean Daniel, ou Jean Paul,
  •  l’adresse email n’existe plus, on parle de NPAI pour n’habite plus à l’adresse indiquée. Le cas le plus fréquent est lorsque votre collègue a quitté l’entreprise, et donc son adresse email n’est plus valide.

Cette liste d’erreurs n’est pas exhaustive, il existe bien évidemment d’autres cas de figure que l’on peut rencontrer.

Le taux d’ouverture en interne

La seconde statistique que nous souhaitons vous présenter est le taux d’ouverture. Ce pourcentage vous permet de savoir si vous avez suffisamment réussi à inciter vos collègues à consulter votre newsletter, une fois reçue dans leur messagerie. Si vous avez bien lu ce dossier, vous aurez compris que le meilleur moyen pour améliorer votre taux d’ouverture est de rédiger un objet percutant. Pour calculer un taux d’ouverture en interne, il faut diviser le nombre de fois où vos collègues ont ouvert la newsletter par le nombre d’emails envoyés. Si l’on reprend notre exemple précédent, vous avez envoyé votre newsletter à 950 salariés. Imaginons maintenant que cette campagne ait généré 700 ouvertures. Dans ce cas, votre taux d’ouverture sera de 700 / 950 , soit environ 74%. Attention, il faut bien savoir qu’un destinataire unique peut ouvrir plusieurs fois votre newsletter et que chaque ouverture sera comptabilisée.

Le taux de clics dans une newsletter

La dernière statistique que nous souhaitions vous présenter est le taux de clics. Ce pourcentage vous permet d’évaluer le niveau d’interactivité de votre newsletter auprès des collègues à qui vous l’avez envoyée. Pour calculer un taux de clics, il faut diviser le nombre de fois où un internaute a cliqué sur un lien par le nombre d’ email envoyés, ce qui vous donnera un pourcentage. Reprenons une dernière fois notre exemple utilisé précédemment, selon lequel vous aviez envoyé votre newsletter à 950 collaborateurs. Si cette campagne génère 190 clics, alors votre taux de clics sera de 190 / 950, soit 20%.

Conclusion sur les statistiques d’une newsletter envoyée en interne

Pour conclure sur les statistiques d’une newsletter, il faut comprendre que ces données sont capitales pour évaluer la réussite d’une campagne. Néanmoins, si vous voulez aller plus loin nous vous conseillons de ne pas seulement mesurer ces statistiques mais de comparer leur évolution d’une campagne sur l’autre. Cela vous permettra de mesurer l’impact d’un changement effectué au cours d’une campagne. Ainsi, si vous voyez vos statistiques grimper, vous pouvez logiquement déduire que ce changement a un impact positif. Bien évidemment, si l’inverse se produit, alors nous vous conseillons de revenir en arrière et de ne pas renouveler la modification que vous aviez apportée.

Pour en savoir plus sur les statistiques de mailing, allez consulter notre dossier : Quelles sont les meilleures statistiques dans un mail ?

Quel est le meilleur logiciel pour faire une newsletter interne ?

Pour finir ce guide portant sur la newsletter interne, voici le logiciel qui pour nous est le plus performant du moment : Sendinblue. Nous l’utilisons au quotidien, voici plusieurs raisons :

  • C’est un logiciel accessible de par sa simplicité d’utilisation et son tarif. En effet, la version gratuite permet d’envoyer jusqu’à 300 email par jour, ce qui est largement suffisant pour commencer. Si vous avez un nombre de destinataires important, vous pouvez passer sur la version lite qui permet d’envoyer jusqu’à 20000 emails par mois, avec un budget de 19 €.
  • Il permet de gagner beaucoup de temps notamment sur la conception du mail grâce à des dizaines de modèles et template personnalisables. Pour les utiliser, c’est très simple : choisissez le modèle qui vous convient et vous n’avez plus qu’à modifier le texte comme bon vous semble.
  • Sendinblue propose également des fonctionnalités pensées pour les webmasters telles que la création de landing pages et de formulaires, particulièrement utile pour promouvoir une offre avec une durée limitée dans le temps par exemple.

Voici une vidéo présentant tous les avantages de la newsletter à faire en interne.

Newsletter interne : la synthèse

Pour terminer ce dossier portant sur la newsletter interne, voici les informations principales qu’il faut garder à l’esprit si vous voulez faire de votre e-mailing un moteur de votre communication digitale. La clé de la réussite dans le domaine du mail est de suivre une méthodologie précise :

  1. Gérer sa liste de destinataires avec des sous-groupes afin de pouvoir proposer du contenu personnalisé à vos lecteurs,
  2. Réaliser une conception de newsletter qui réponde à la demande des destinataires et également qui permette d’atteindre vos objectifs en termes de taux de clics et d’ouverture,
  3. Prendre le temps d’analyser toutes les statistiques ainsi que leur évolution afin de déterminer l’impact positif ou négatif d’une modification effectuée,
  4. Choisir un logiciel de mail qui réponde à vos besoins en termes de fonctionnalités et de volume de contacts, ainsi que de budget.

Enfin, pour être sûr de répondre aux attentes de vos lecteurs, le meilleur moyen reste toujours le bon vieux questionnaire. Pour faire simple, nous vous conseillons d’aller interroger vos lecteurs régulièrement, cela peut se faire une ou plusieurs fois par an. Ainsi vous saurez quels articles et dossiers ont été le plus appréciés et à l’inverse quelle publication a remporté le moins de succès et surtout : pourquoi ! Pour vous donner un exemple concret, au Blog du Digital nous interviewons nos lecteurs une fois par an via une campagne e-mailing afin d’évaluer le niveau de satisfaction global et également de recueillir des suggestions d’amélioration. Cette démarche est chronophage, néanmoins elle constitue une véritable mine d’or. Dans notre cas, c’est tout simplement la pérennité de notre blog qui est en jeu, alors pensez-y !

Newsletter interne : notre conclusion

Afin de conclure ce guide, nous souhaitons commencer par remercier tous nos lecteurs. Vous êtes de plus en plus chaque jour sur notre blog, et ce n’est que le début de l’aventure. Au nom de toute l’équipe travaillant sur le Blog du Digital, nous tenons à vous adresser un gigantesque MERCI !

Nous espérons sincèrement que cet article réponde à vos besoins et que vos newsletters envoyées à vos collègues vont pouvoir s’améliorer. Rappelez-vous bien qu’une des étapes les plus importantes est l’analyse de l’évolution des statistiques, même si cette étape est malheureusement encore trop négligée dans le monde de la communication. Il faut bien comprendre que les statistiques sont l’unique moyen pour mesurer la performance d’une action. Ainsi, après avoir fait une modification, si vous voyez vos statistiques grimper alors vous pourrez logiquement déduire que ladite modification a un impact positif. Si au contraire, vous voyez vos taux d’ouverture et taux de clic baisser drastiquement, alors nous vous conseillons de revenir en arrière et de ne plus effectuer cette modification pour vous campagnes mail ultérieures.

Maintenant que vous avez terminé la lecture de cette page, peut-être avez-vous des questions ou bien des propositions de sujets que vous souhaiteriez voir abordés ? Si oui, envoyez-nous un message via notre page de contact. Nous vous demandons de faire preuve de patience, car en ce moment notre délai de réponse est d’environ huit jours ouvrés. Pourquoi ? Et bien tout simplement parce que tous nos commentaires et toutes nos réponses sont rédigés à la main par une vraie personne et non pas par un robot. 

Pour terminer, nous vous proposons la lecture d’un de nos guides qui remporte un immense succès, notamment sur les réseaux sociaux. Il est intitulé : quel est le meilleur moment pour envoyer un mail ?

à bientôt sur le blog du digital !

 

0 commentaires

Soumettre un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *