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Envoyer un mailing performant sur Outlook

Vous avez besoin de créer un super mailing avec Outlook ? Que vous soyez un professionnel de la communication ou non, nous avons créé ce guide pour vous montrer comment Outlook est un superbe logiciel pour faire des mailings. Ici vous trouverez des explications concrètes afin de vous guider pas à pas dans la création de votre mail. Nous verrons d’abord comment créer votre liste de destinataires, puis nous vous présenterons comment réussir la conception de votre email. Enfin nous vous présenterons une alternative à Outlook : Sendinblue.

Bonne lecture !

Comment intégrer des contacts dans Outlook pour un emailing ?

Le contenu de votre liste de contacts

La première étape pour faire votre mailing avec Outlook est la création de votre liste de destinataires. Concrètement vous allez créer un fichier de type tableur dans lequel vous allez insérer toutes les informations concernant vos contacts et qui sont nécessaires pour la bonne réalisation de votre campagne mail. Cela signifie que chaque ligne correspondra à un destinataire différent, vous aurez donc autant de lignes que vous avez de destinataires à qui vous allez envoyer votre message. Les colonnes, quant à elles, vont comporter une donnée pour chaque lecteur. Bien évidemment la première donnée qui est essentielle est l’adresse email, indispensable. Cependant cela ne suffit pas, il peut être intéressant de penser à insérer d’autres informations. Pourquoi faire ? Tout simplement pour pouvoir personnaliser le contenu de votre message en fonction du destinataire à qui vous l’envoyez. En effet, un message commençant par “ Bonjour monsieur Dupont” aura bien plus d’impact et plus de chances d’attirer l’attention de votre interlocuteur par rapport à un simple “ Bonjour ” générique.

Le format de fichier pour votre emailing

Un paramètre important pour réussir l’intégration de votre liste de contacts dans Outlook est le format de fichier. Il faut savoir qu’avec Outlook vous n’avez pas la possibilité d’intégrer des fichiers classiques au format Excel avec l’extension xlsx ou bien xls, ils ne sont tout simplement pas pris en compte par le logiciel de mailing signé Microsoft. Le format dans lequel vous devrez exporter votre liste de contacts est le format CSV, qui signifie Comma Separated Values en anglais. Il faut comprendre qu’il s’agit d’un fichier de type base de données dans lequel les données sont séparées par une virgule et qui ne dispose d’aucun formatage. Pour bien comprendre, et pour simplifier les choses, il faut savoir qu’avec Excel il est très simple d’exporter un fichier au format CSV. Pour cela vous n’aurez qu’à cliquer sur Enregistrer sous puis à choisir le type de format CSV, séparé par un point virgule. Pensez bien à enregistrer votre fichier dans un dossier auquel vous avez facilement accès. C’est ici que vous devrez aller récupérer votre fichier lors de l’étape suivante, au cours de laquelle vous allez importer votre liste de contacts dans Outlook.

L’import de votre liste de contacts dans Outlook

Maintenant que vous avez créé votre fichier au format CSV et qu’il contient toutes les informations dont vous aurez besoin pour réussir votre campagne mail, il ne vous reste plus qu’à l’importer dans votre logiciel Outlook. Pour cela vous allez cliquer sur l’onglet Contacts afin d’accéder à votre carnet d’adresses. Ensuite vous allez cliquer sur Gérer les contacts, puis sur Importer les contacts. C’est ici que vous allez charger votre fichier au format CSV en cliquant sur le bouton Parcourir et en allant sélectionner la liste que vous avez créé à l’étape précédente. Pour terminer, il ne vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton Importer.

Conclusion sur la liste de destinataires

Pour conclure sur votre liste de contacts dans Outlook, voici le résumé en trois étapes ;

  1. Intégrer dans votre fichier toutes les données dont vous aurez besoin pour votre campagne email,
  2. Être vigilant quant au format de fichier pour l’export de votre liste et bien penser à sélectionnez le format CSV,
  3. Importer ce fichier CSV correctement dans Outlook.

Au final, il faut bien comprendre que ces trois étapes ne sont pas complexes. Néanmoins il faut les réaliser avec méthodologie afin d’être sûr que le processus se déroule correctement.

Si le sujet des listes de destinataires vous intéresse, nous vous conseillons de lire notre article expliquant en détail les tenants et aboutissants de ces mailing listes.

Le module d’importation de contacts dans Outlook est simple et efficace.

mailing outlook contacts

Comment faire une bonne conception de son mailing Outlook ?

Pour réussir la conception de votre mailing dans Outlook, il est important de suivre une méthodologie précise. Cela vous permettra de gagner du temps et de bien penser à tout le contenu qu’il faut intégrer dans votre email. Afin de vous aider à réussir la conception de votre email, nous l’avons découpé en quatre parties :

  1. Rédiger un objet d’email attractif,
  2. Concevoir un header, ou en-tête, attirant,
  3. Préparer un corps de mail efficace,
  4. Insérer un footer, ou pied de page, adapté.

Rédiger un bon objet pour un mailing dans Outlook

La première étape pour réussir son mailing est d’écrire l’objet de votre campagne mail. L’enjeu est de taille car il faut réussir à donner envie à vos lecteurs d’ouvrir votre email. C’est très important parce que lorsqu’ils vont recevoir votre emailing, la première chose qu’ils verront dans leur messagerie est l’objet que vous avez rédigé. Concrètement nous vous conseillons de commencer votre objet par l’annonce de la thématique traitée dans votre email, puis de poser une question. Voici quelques exemples qui peuvent vous servir de source d’inspiration :

  • Emailing : comment rédiger un bon objet ?
  • Email : pourquoi faire un objet attractif ?
  • Newsletter : en quoi l’objet est-il capital ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’objet d’un email, nous avons préparé un guide dédié  » Comment rédiger un bon objet d’email ? « .

Concevoir un header adapté

Maintenant que vous avez rédigé l’objet de votre email, venons-en au contenu. Nous allons commencer par le header également appelé en tête. Ici l’objectif sera d’introduire la thématique que vous abordez dans votre mail. Pour cela vous pourrez rappeler qui vous êtes, en insérant par exemple votre logo. Ensuite vous pouvez rédiger une phrase d’introduction qui ne sera pas plus longue que 2 lignes. Cette phrase peut résumer la thématique abordée dans votre message ou bien susciter l’intérêt du lecteur en lui posant une question précise.

Préparer un corps de mail

Une fois que vous avez validé l’en-tête, vous allez pouvoir passer au corps de mail. Ici l’idée est de rédiger dans Outlook un texte de quelques lignes qui va résumer le message que vous voulez faire passer dans votre mailing. Suite à ces quelques lignes de texte, vous allez pouvoir insérer un bouton qui permettra à vos lecteurs d’aller découvrir la totalité du contenu. Bien souvent, il s’agit  de rediriger les internautes vers une page de votre site internet. Mais il peut également s’agir de les orienter vers une page sur les réseaux sociaux ou bien vers une vidéo que vous avez postée sur YouTube.

Le pied de page

Pour terminer votre email,  vous veillerez à insérer un pied de page.  à l’intérieur de ce footer vous pouvez insérer votre signature email comportant par exemple les éléments suivants :

  • votre adresse email,
  • votre numéro de téléphone,
  • l’adresse de votre site internet,
  • votre logo,
  • un ou plusieurs liens renvoyant vers vos comptes sur les réseaux sociaux,
  • un bouton, également appelé call to action, permettant aux internautes de prendre rendez-vous directement en ligne dans votre agenda.

Conclusion sur la conception d’un mailing dans Outlook

Pour conclure sur la conception de mailing dans Outlook, il vous faut respecter quatre étapes importantes qui dépendent toutes les unes des autres. La première étape est de rédiger un objet d’email qui suscite l’intérêt des lecteurs. Ensuite vous veillerez à séparer le corps du mail en trois parties, chacune ayant une fonction différente. L’en-tête servira à introduire le sujet que vous abordez plus en détail dans le corps de votre email. Le pied de page servira quant à lui à conclure votre mail.

Voici un petit conseil supplémentaire : nous vous encourageons à tester votre mail en l’envoyant sur une voire plusieurs adresses email si vous le pouvez. Cela vous permettra de voir le rendu global de votre campagne et de vous assurer que le visuel correspond bien à la conception que vous avez réalisée.

Voici à quoi ressemble le constructeur d’email dans la version web d’Outlook

mailing outlook conception

Comment réussir l’envoi de son emailing avec Outlook ?

Ça y est, vous avez terminé la création de votre mailing, il ne vous reste plus qu’à diffuser votre campagne. Dans Outlook vous avez deux possibilités : un envoi immédiat ou bien un envoi programmé dans le futur.

Envoyer votre email immédiatement

La première option pour envoyer votre email est la plus évidente, il s’agit d’envoyer votre email immédiatement. Nous n’allons pas nous éterniser sur cette option : vous aurez compris qu’en cliquant sur ce bouton votre email sera envoyé de suite à l’ensemble de vos destinataires. Néanmoins voici une précision qui a son importance : si votre liste des destinataires comporte un nombre élevé de contacts alors l’envoi sera forcément échelonné dans le temps. C’est le cas par exemple si vous avez plus de 50 000 personnes dans votre listing. Ainsi il est possible que les premiers contacts reçoivent votre email peu de temps après la diffusion de la campagne, alors que les derniers pourront recevoir votre message plusieurs heures après.

Programmer l’envoi dans le futur

La seconde option est plus intéressante puisqu’elle permet de programmer l’envoi de votre mailing à une date et une heure que vous aurez choisies. Concrètement, en cliquant sur Planifier l’envoi dans Outlook, vous devrez sélectionner le jour d’envoi de votre message ainsi que l’heure dans la journée. Cette fonctionnalité présente un intérêt particulier car grâce à elle vous allez pouvoir gagner énormément de temps. En effet, vous avez la possibilité de préparer tous vos mailings au même moment, puis de programmer leur envoi à une date ultérieure. Au Blog du Digital c’est une pratique que  nous utilisons fréquemment :  nous préparons tous nos emailings le lundi et les programmons pour une diffusion dans la semaine. Cela nous permet bien évidemment de nous concentrer sur d’autres sujets en étant totalement sereins quant à l’envoi de nos messages.

Conclusion sur l’envoi dans Outlook

Pour terminer sur l’envoi d’un mailing dans Outlook, il faut retenir qu’il existe deux possibilités que sont l’envoi immédiat ou bien un envoi programmé dans le futur.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le bon moment pour diffuser votre campagne email, nous avons rédigé un guide sur le sujet : Quand faut-il envoyer son emailing ?

Vous pouvez programmer l’envoi de votre email dans Outlook en choisissant Envoyer ultérieurement, il ne vous restera plus qu’à sélectionner la date et l’heure de votre choix.

mailing outlook envoi

Une alternative à Outlook pour les emailings : Sendinblue

Si nous avons rédigé ce dossier, c’est que nous pensons qu’Outlook est un excellent logiciel qui peut tout à fait être utilisé pour réaliser des mailings très performants. Pourtant nous le trouvons perfectible, notamment en ce qui concerne la gestion des contacts, c’est pourquoi nous tenons à vous présenter une alternative qui selon nous est plus adaptée : Sendinblue. Voici plusieurs raisons qui font que nous préférons et utilisons Sendinblue comme logiciel pour faire nos newsletters.

  • C’est un logiciel accessible dans tous les sens du terme. Effectivement son créateur de mail est très performant et pour autant très simple à utiliser. De plus ce logiciel est accessible de par son prix car il existe une version gratuite qui permet d’envoyer jusqu’à 300 email par mois. Si vous avez un grand nombre de contacts dans votre base de données, alors vous pouvez choisir la version lite qui vous permet d’envoyer jusqu’à 20 000 emails tous les mois pour un budget de 19 €.
  • C’est un logiciel français, et il faut reconnaître que c’est un critère à prendre en compte notamment en termes de sécurité des données.
  • Pour aller plus loin dans les mailings, Sendinblue propose une fonctionnalité de marketing automation. Autrement dit vous pouvez créer des scénarios dans lesquels vous intégrerez plusieurs email qui seront envoyés à vos destinataire en fonction de leur comportement. Par exemple, si un de vos contacts clique sur un lien précis, alors vous pouvez décider de lui envoyer un email. Tandis que s’il clique sur un autre lien alors ce sera un email différent qui lui sera envoyé. Cette fonctionnalité d’automation est très intéressante car cela permet d’envoyer du contenu personnalisé de façon automatique. Elle est particulièrement prisée par les communicants qui disposent d’un nombre élevé de contacts dans leur liste.
  • Il existe aussi la possibilité de créer des landing page, comprenez des pages sur internet créées sur mesure. Cela peut être utile par exemple dans le cadre d’une action marketing spécifique ou bien pour une offre avec une durée limitée dans le temps. Sur ce type de page vous pouvez intégrer tout le contenu que vous souhaitez au même titre que si vous utilisiez un éditeur de site classique comme des images, du texte, des vidéos, des animations, etc.
  • Sendinblue permet également la création de formulaire. Ainsi vous pouvez créer des questionnaires avec autant de questions que vous le souhaitez et tout un tas de questions : choix multiple, choix unique, bouton radio, case à cocher, liste déroulante etc. Bien évidemment vous pouvez créer un formulaire que vous allez par la suite insérer sur une landing page créée préalablement. 

Voici une vidéo qui présente les étapes pour envoyer votre mailing depuis Outlook.

Mailing Outlook : la synthèse

Pour terminer ce dossier  » Comment réussir son mailing avec Outlook ? », voici l’essentiel : Outlook est un excellent outil pour envoyer des emails au quotidien. Il peut servir de logiciel pour faire une newsletter, il le fait même très bien, néanmoins ce n’est pas sa fonction principale. Quoi qu’il en soit, voici les grandes étapes :

  1. Créer votre liste de contacts et l’intégrer dans Outlook. Nous vous conseillons de commencer par créer votre listing sur Excel, puis de l’importer. Ainsi vous n’aurez plus qu’à choisir les bons destinataires lors de la préparation de votre e-mail.
  2. Réaliser une jolie conception de mail. Cette étape est capitale car c’est dans le corps de votre email que vous allez insérer tout votre contenu ainsi que les boutons incitant vos lecteurs à réaliser les actions voulues.
  3. Envoyer votre email. Ici vous avez deux possibilités : un envoi immédiat ou bien un envoi programmé à une date et une heure que vous aurez à définir dans Outlook.

Enfin, nous conseillons souvent une alternative à Outlook pour faire vos emails et vos newsletters : Sendinblue. Abordable de par sa simplicité d’utilisation et son prix, il est en ce moment le logiciel le plus performant selon nous.

Mailing Outlook : notre conclusion

En guise de conclusion à notre dossier consacré à Outlook, il nous semble indispensable de vous remercier. Tout simplement parce que c’est grâce à vous, les lecteurs assidus de notre blog du digital, que l’aventure dure déjà depuis plusieurs années et semble s’accélérer tous les ans. De nouveaux projets voient le jour régulièrement, pour cela nous vous disons  » merci  » !

Nous espérons sincèrement que ce guide répond à toutes vos attentes, et que vos mailings envoyés avec Outlook vont vous permettre d’atteindre vos objectifs. Finalement, si vous ne deviez retenir qu’une chose dans le domaine du webmarketing, c’est qu’il faut s’adapter en permanence à ses clients, ou lecteurs. Ainsi, demandez-leur régulièrement leurs avis, réalisez des sondages. Non seulement cela vous aidera à mieux communiquer, mais en plus vous renforcerez le lien avec eux.  Outlook est un excellent logiciel, qui offre de superbes fonctionnalités pour réussir vos emailings. Avec lui vous pouvez intégrer tout type de contenu : image, texte, vidéo, bouton, etc.

Ca y est, vous avez bientôt fini la lecture de cette page. Avez-vous des questions ou bien des propositions de sujets à aborder ? Si oui, vous pouvez nous contacter et nous faire part de votre message. Nous faisons de notre mieux pour répondre, le plus rapidement possible, à tous les messages que nous recevons. En ce moment, nous vous demandons de faire preuve d’une grande patience car nous estimons notre délai entre cinq et six jours pour répondre à toutes nos sollicitations. Nous vous promettons que nous allons répondre à tout le monde, soyez patients !

En dernier lieu, le sujet des emails vous intéresse, sinon vous ne seriez pas là. Aussi nous vous proposons un guide plébiscité par les internautes sur notre blog et sur les réseaux sociaux : Quand envoyer une newsletter ? Ici vous trouverez la meilleure heure de la journée ainsi que le meilleur jour de la semaine pour diffuser votre campagne mailing, en fonction de votre domaine et de votre cible.

A bientôt sur le blog du digital !

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