No reply email : solutions pour le remplacer et ne pas l’utiliser

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

Le no reply email est une adresse email qui est utilisée par de nombreuses entreprises et organisations, notamment pour vous envoyer un message de confirmation qui ne nécessite aucune réponse de votre part. Ce type d’adresse est souvent construit comme suit : noreply@monentreprise.fr. Pourtant, une adresse mail no reply présente un défaut majeur : elle ferme la communication en faisant comprendre à l’interlocuteur que toute réponse envoyée à cette adresse ne sera pas consultée. Dans ce dossier, nous avons choisi de commencer par vous donner une définition complète de ce qu’est une adresse no reply. Ensuite, nous vous donnons huit bonnes raisons de ne plus utiliser cette adresse de réponses automatiques, et surtout des solutions pour les remplacer. Bonne lecture !

Voici le sommaire de ce guide dédié : 

1. La définition complète d’une adresse mail
2. 8 bonnes raisons de ne pas utiliser cette adresse
3. Par quoi la remplacer ?

C’est quoi une adresse no reply email ?

La définition du no reply

Une adresse email signifie en français ne pas répondre. Autrement dit, lorsqu’une entreprise envoie un email à partir de son adresse noreply@entreprise.fr, elle incite le destinataire du message soit à ne pas répondre soit à lui faire comprendre que toute conversation faite sur cette adresse email ne sera pas consultée. La plupart du temps, les messages envoyés à partir d’une telle adresse email sont des messages de confirmation, de notification ou bien de réponses automatiques. Leur but est de vous informer et de vous faire comprendre que votre action a bien été validée et prise en compte. Ainsi, vous l’aurez compris, le but d’une adresse électronique est d’éviter toute forme de réponse. Mais pour permettre à vos internautes de bien communiquer avec vous, vous devez forcément leur proposer d’autres moyens pour vous contacter. Il peut s’agir tout simplement d’adresses email différentes, dédiées à la prise de contact, ou encore de formulaires de contact accessibles sur votre site Internet. 

Conclusion sur ce qu’est une adresse email no reply

Pour conclure, une adresse email no reply représente actuellement un frein à la communication avec vos clients. Même si elle est encore utilisée par certaines entreprises, nous vous conseillons d’opter pour une vraie adresse mail, que vous allez consulter régulièrement bien sûr.

Voici un exemple d’e-mail envoyé.

No reply email : voici 8 bonnes raisons de ne plus les utiliser

Afin de vous aider à bien comprendre pourquoi il ne faut plus utiliser d’adresse email no reply, nous avons identifié pour vous huit bonnes raisons, que voici :

1. Perte de délivrabilité,
2. Baisse du taux de conversion,
3. Destruction de relation avec vos internautes,
4. Augmentation du taux de spam,
5. Baisse du taux d’ouverture,
6. Mise à jour impossible des contacts,
7. Baisse du taux de clic,
8. Mauvaise image pour votre entreprise.

Une adresse no reply fait baisser la délivrabilité de vos emails

Voici la première bonne raison qui va vous convaincre de ne pas utiliser d’adresse email en no reply : cela fait baisser la délivrabilité de vos messages. En effet, plusieurs paramètres sont analysés par le système de routage lorsque vous envoyez par exemple un emailing ou bien une newsletter à vos destinataires. Parmi les critères analysés, l’adresse email expéditeur en fait partie, au même titre que l’objet de votre message ainsi que le contenu de votre email. Ainsi, nous vous déconseillons d’utiliser une adresse email de type noreply@monentreprise.fr sous peine de faire baisser la délivrabilité de votre campagne. Concrètement, avoir recours à une adresse ne pas répondre est considéré comme un critère négatif par les systèmes de routage, et cela peut entraîner une non délivrabilité de votre message auprès de vos destinataires. Autrement dit, certains de vos contacts ne vont tout simplement pas recevoir le message que vous leur avez envoyé.

Votre taux de conversion baisse si vous utilisez un no reply

Avant de vous expliquer les conséquences d’une adresse no reply sur votre taux de conversion, voici une définition rapide qui vous permet de bien comprendre ce qu’est une conversion. Une conversion est la réalisation d’une action qui constitue pour vous un objectif. Ainsi, en fonction de votre contexte, de votre fonction et de votre domaine d’activité, il peut s’agir de :

• L’achat d’un produit sur votre boutique en ligne,
• Le remplissage d’un formulaire de contact,
• L’abonnement d’un internaute à votre newsletter,
• Le visionnage d’une vidéo,
• Etc.

Ainsi, pour augmenter vos conversions vous pouvez par exemple communiquer en envoyant à vos destinataires une newsletter. Néanmoins, si vous paramétrez votre adresse expéditeur avec un email ne pas répondre, alors vous n’allez pas inciter vos internautes à ouvrir votre message. Par conséquent, votre taux de conversion va forcément baisser, ce qui n’aurait pas été le cas si vous aviez utilisé l’adresse email d’une vraie personne.

Vous détruisez progressivement les relations avec vos internautes

En utilisant une adresse email no reply, vous bloquez toute communication de la part des internautes à qui vous avez envoyé un message. Clairement, ce procédé est totalement déconseillé puisque l’internaute peut se trouver dépourvu s’il veut vous contacter. Concrètement, nous vous conseillons de proposer à vos internautes des moyens simples et efficaces pour rentrer en contact avec vous. Il peut s’agir de créer des adresses email dédiées en fonction du besoin ou bien de concevoir des formulaires de contact accessibles sur certaines pages de votre site Internet.

Vous allez faire augmenter votre taux de spam

Le quatrième inconvénient d’une adresse email en no reply est que vous risquez de faire augmenter votre taux de spam. En effet, un internaute qui reçoit un email dans sa boîte de réception peut visualiser trois types de contenu concernant cet email :

1. L’adresse email expéditeur, autrement dit l’adresse qui a été utilisée pour envoyer le message,
2. L’objet du message,
3. La ligne de prévisualisation, qui est un élément que l’on peut paramétrer lorsque l’on envoie une newsletter ou un emailing avec un logiciel email moderne.

Le contenu qui nous intéresse ici est l’adresse email expéditeur. Effectivement, si vous paramétrez votre adresse email expéditeur avec une adresse du type noreply@monentreprise.fr, la plupart des internautes vont avoir le réflexe de penser que l’e-mail que vous avez envoyé ne les intéresse pas et auront tendance à vous catégoriser dans les spams. Ainsi, ils ne prendront même pas la peine de lire le message. Vous devez bien comprendre que lorsque vous êtes signalé en tant que spammeur, cela impacte fortement vos futures campagnes email, et ce négativement. Lorsque vous voudrez renvoyer un message à un destinataire de répondre qui vous a signalé en spam, ce destinataire ne recevra même pas votre message qui sera automatiquement envoyé dans le dossier spam de sa boîte email à cause des filtres anti spam.

Pour approfondir le sujet des spams, allez lire notre guide Email : Comment éviter les spams ?

Votre taux d’ouverture va baisser

Au même titre que l’augmentation de votre taux de spam, utiliser une adresse email ne pas répondre va entraîner une chute drastique de votre taux d’ouverture. Mais qu’est-ce que le taux d’ouverture ? Il s’agit d’un indicateur qui vous permet de mesurer votre capacité à inciter vos internautes à ouvrir votre email marketing, une fois ce dernier arrivé dans la boîte de réception. Pour augmenter votre taux d’ouverture, vous disposez des leviers suivants :

1. Correctement paramétrer votre adresse expéditeur,
2. Rédiger un objet percutant et donner l’impression que votre message est pertinent,
3. Écrire un texte de prévisualisation synthétique.

Ainsi, lorsqu’un internaute va voir qu’un message est arrivé dans sa boîte de réception et que l’adresse email d’expédition est une adresse du genre nepasrepondre@organisation.fr, vous minimisez malheureusement vos chances d’ouverture.

Pour en savoir plus sur l’analyse des performances de vos campagnes email, nous vous conseillons de lire notre dossier Email : quelles statistiques mesurer ?

Il est impossible de mettre à jour vos listes de contacts

Voici un autre inconvénient d’utiliser une adresse email ne pas répondre, il s’agit pour vous de l’impossibilité de mettre à jour les coordonnées de vos destinataires. Pour bien comprendre, imaginons ensemble un exemple pratique. Dans une entreprise, une personne peut avoir changé de nom ou bien il peut y avoir des mouvements de personnel. Ainsi, une adresse email à laquelle vous aviez l’habitude d’envoyer une newsletter peut ne plus être d’actualité et être remplacée par une autre. Dans ce cas-là, la nouvelle adresse email est bien souvent communiquée en réponse à l’ancienne adresse email avec un message automatiquement envoyé de ce type :  » Notre adresse email a changé, vous pouvez désormais nous contacter sur l’adresse email suivante… « . Si ce message automatique est envoyé en réponse sur une adresse email que vous ne consultez pas, vous allez forcément passer à côté de cette information qui est pourtant capitale si vous voulez améliorer votre expérience client.

Votre taux de clic va décroître

Nous voici arrivés à l’avant-dernier inconvénient de l’utilisation d’une adresse email ne pas répondre : il s’agit de la baisse de votre taux de clic. Le taux de clic correspond au niveau d’interactivité que vous réussissez à générer lors de l’envoi d’une campagne email. Grossièrement, plus vos internautes réalisent des clics sur des liens insérés dans votre email, plus votre taux de clic va grimper. Néanmoins, un internaute va cliquer sur des liens pour lesquels il va ressentir un certain niveau de confiance. Et c’est justement concernant cette confiance qu’une adresse email de ce type représente une vraie faiblesse puisque un email envoyé depuis ce genre d’adresse n’incite pas les internautes à cliquer, bien au contraire.

L’image de votre entreprise va se détériorer

Globalement, utiliser une adresse en noreply va détériorer l’image de votre entreprise ou de votre organisation. En effet, cettee adresse n’incite pas à la communication, bien au contraire. Elle encourage les internautes à ne pas répondre à un message que vous leur avez envoyé auparavant. Ainsi, vous allez vous positionner en tant qu’entreprise obsolète et peu joignable, ce qui n’est bien évidemment pas souhaitable. Mais pour remédier à ça, nous vous avons préparé juste après un ensemble de solutions qui vont vous permettre de remplacer ces adresses email.

Conclusion sur l’utilisation du no reply email

Voici ce qu’il faut bien comprendre sur l’utilisation d’une adresse email en no reply, c’est qu’elle peut répondre à vos besoins pour informer vos internautes qu’ils ne peuvent pas vous solliciter sur cette adresse mail, mais qu’elle ne répond pas du tout aux besoins de vos abonnés. Ainsi, vous privilégiez vos besoins à vous et non pas ceux de vos contacts. C’est ici que se situe la principale faiblesse d’une adresse mail ne pas répondre, puisqu’elle bloque toute communication. 

Cela impacte un grand nombre d’aspects de votre communication : 

• Baisse de la délivrabilité,
• Chute de votre taux de conversion,
• Destruction de la relation avec vos internautes,
• Augmentation de votre taux de spam,
• Diminution de votre taux d’ouverture,
• Baisse de votre taux de clic,
• Détérioration de votre image.

Voici des solutions pour remplacer une adresse email no reply

Vous l’aurez compris, au blog du digital nous vous déconseillons fortement d’utiliser des adresses email no reply pour envoyer des messages à vos destinataires. Mais pour vous aider concrètement, nous vous proposons deux solutions qui vont vous permettre de renouer le contact avec vos internautes et qui ne sont pas trop chronophages pour vous : 

1. Utiliser des vraies adresses email
2. Proposer des formulaires de contacts accessibles

Première solution : utiliser une véritable adresse email

La première solution que nous vous conseillons, qui est également la plus simple à réaliser et qui donc n’est pas trop chronophage, est d’utiliser une vraie adresse email. Concrètement, nous vous conseillons d’utiliser l’adresse email d’une vraie personne pour envoyer vos emails ou bien vos newsletters. Ainsi, vous devez paramétrer l’adresse email expéditeur pour bien faire comprendre à tous vos destinataires que le message qu’ils vont recevoir a été envoyé par une vraie personne, et non pas par un robot ou bien par un service commercial ou marketing. Voici quelques exemples d’adresse email que vous pouvez utiliser : 

• julie@blogdudigital.fr,
• juliedupond@@blogdudigital.fr,
• dupondjulie@blogdudigital.fr,
• julied@blogdudigital.fr,
• jdupond@blogdudigital.fr.

Seconde solution : faciliter l’accès à vos formulaires de contact

La seconde solution que nous vous recommandons est de rendre vos formulaires de contact très accessibles et simples à compléter. Pour cela, vous ne devez demander dans ces formulaires que les informations qui sont essentielles pour vous, en fonction de votre contexte : 

• le nom,
• le prénom,
• l’adresse email,
• la possibilité pour les internautes de rédiger quelques lignes de texte.

En résumé, nous vous conseillons d’aller à l’essentiel et de simplifier au maximum vos formulaires de contact. Ensuite, une fois vos formulaires optimisés, il est recommandé de les placer sur des pages de votre site Internet qui sont facilement accessibles. Bien évidemment, la page la plus utilisée est actuellement la page contact. Néanmoins, si vous avez plusieurs formulaires de contact qui correspondent à plusieurs cas de figures possibles, alors nous vous conseillons de construire autant de pages que de formulaires de contact.

Conclusion sur les solutions pour remplacer des adresses ne pas répondre

Pour conclure sur les solutions qui vont vous permettre de remplacer vos adresses email, nous vous conseillons de tester deux possibilités. La première à l’utilisation d’une vraie adresse email, qui va vous permettre de renforcer le lien avec vos destinataires. Concrètement, elle va comporter au moins un prénom dans l’adresse comme par exemple thomas@blog du digital.fr. La seconde solution est de faciliter l’accès à vos formulaires de contact, dans l’optique d’encourager vos internautes à prendre contact avec vous. Pour cela, nous vous conseillons d’insérer les formulaires sur une ou plusieurs pages de votre site Internet, qui seront accessibles via des liens placés par exemple dans votre signature email.

Sarbacane vient de publier un excellent dossier dédié au sujet des adresses en no reply.

No reply email : la synthèse

Voici les informations essentielles que vous avez à retenir concernant notre guide consacré au no reply email : 

1. Pour commencer vous devez comprendre qu’une adresse email no reply est la traduction en anglais d’une adresse ne pas répondre en français. Aussi, vous devez également comprendre que lorsque vous envoyez un email à partir d’une adresse ne pas répondre, vous incitez fortement votre destinataire à ne pas vous contacter. Et c’est ici le principal défaut de ce genre d’adresse email, puisqu’elle bloque ou tout du moins tend à bloquer la communication avec les internautes.
2. Pour bien comprendre qu’elle peut-être négative nous avons identifié huit bonnes raisons que vous devez connaître et comprendre pour ne plus utiliser ce type d’adresse. Tout d’abord, utiliser une adresse ne pas répondre va fortement faire baisser la délivrabilité de vos emails car l’adresse expéditeur est un critère qui est pris en compte par les systèmes de routage pour délivrer les emails auprès de vos abonnés. Votre taux de conversion va également baisser puisque le nombre d’abonnés qui vont ouvrir vos messages sera moindre. Ensuite vous allez progressivement détruire les relations avec vos internautes car ces adressesont fortement tendance à bloquer toute communication. Vous allez également voir votre taux de spam grimper en flèche car il faut bien comprendre que recevoir un email provenant de ce genre d’adresse facilite la catégorisation en spam. Tandis que votre taux d’ouverture va faire l’inverse, il va fortement baisser parce que les internautes auront plus de mal à vouloir lire les emails envoyés avec une adresse email ne pas répondre. Vous allez également éprouver de grandes difficultés pour mettre à jour vos listes de destinataires et enfin vous allez voir votre taux de clic décroître grandement. Pour finir, c’est l’image de votre organisation tout entière qui va se détériorer. En effet, rien de pire que de recevoir ce genre de message qui renvoie l’image d’une organisation dépassée et obsolète. 
3. La dernière partie de notre dossier était destinée à vous proposer des solutions efficaces pour remplacer une adresse email no reply que nous vous conseillons d’abandonner. La première possibilité est d’utiliser une véritable adresse email, autrement dit l’adresse mail d’une vraie personne qui travaille pour votre entreprise ou votre association. Ainsi, l’internaute qui va recevoir votre message sait qu’il a été envoyé par une vraie personne, et non pas par un service commercial ou marketing ou encore pire, un robot automatisé. Nous vous conseillons de bien mettre en avant la personne, par exemple en créant une adresse mail du type prenom@monentreprise.fr. La seconde solution pour compenser l’adresse email no reply est de mettre en avant d’autres leviers faciles et accessibles qui permettent aux internautes de rentrer en contact avec vous. Le premier élément qui vient à l’esprit est le formulaire de contact. Ici, nous vous recommandons de créer des formulaires simples en ne demandant à vos abonnés que les informations qui sont réellement indispensables pour vous. Enfin, si vous devez mettre en place plusieurs formulaires de contact, nous vous conseillons de créer autant de pages sur votre site internet que vous aurez de formulaires de contact.