Logiciel de messagerie : Comment choisir le meilleur ?

Découvrez notre classement des meilleurs logiciels de messagerie, avec leurs avantages et leurs inconvénients.

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

De nos jours, choisir le bon logiciel de messagerie est primordial puisque c’est un outil qui impacte votre productivité au quotidien. C’est pour cela que vous devez le choisir avec précaution, parmi toutes les solutions de messagerie que vous pouvez trouver sur internet. Concrètement, sachez que chaque logiciel présente des intérêts et des inconvénients. En effet, que ce soit Gmail, Microsoft Outlook ou Apple Mail, chaque service de mail peut ou non répondre à vos besoins. C’est pour cela qu’il est indispensable de connaître en amont les fonctionnalités des différents outils, afin de faire le bon choix et surtout de vous éviter toute mauvaise surprise.

Voici le sommaire de notre dossier : 

1. Définition et utilité d’un logiciel de messagerie
2. Les critères pour le choix de votre outil de messagerie
3. Les avantages et inconvénients
4. Notre sélection des meilleurs logiciels

Bonne lecture.

C’est quoi un logiciel de messagerie ? Notre définition

Pour bien comprendre ce qu’est un logiciel de messagerie, nous allons commencer par vous en donner une définition complète. Ensuite, nous allons aborder dans ce paragraphe les différentes fonctionnalités : envoyer et recevoir des messages, gérer votre agenda et vos contacts.

La définition

Voici une définition complète du logiciel de messagerie. Un logiciel de messagerie est un outil qui vous permet de travailler au quotidien en échangeant des mails. Effectivement, un bon outil de messagerie doit remplir plusieurs fonctions : 

Les solutions de messagerie proposent également une gestion de contact avancée. En clair, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer vos contacts avec les informations nécessaires. En outre, vous avez également la possibilité de créer des listes de diffusion. Cela vous fera gagner du temps si vous envoyez régulièrement des messages à des groupes de destinataires.

Communiquer et échanger avec vos contacts par email. Le logiciel de messagerie doit bien évidemment vous permettre d’envoyer des messages et également d’en recevoir.

La plupart des outils de messagerie propose également un agenda. Ainsi, vous pouvez organiser vos journées et planifier des rendez-vous, des tâches à réaliser ainsi que des réunions. Certains outils comme Gmail de Google et Outlook de Microsoft intègrent directement la visioconférence. Cela vous fait gagner du temps lorsque vous planifiez vos réunions.

L’envoi de messages

Le premier intérêt d’un logiciel de messagerie est de pouvoir gérer vos messages. Concrètement, la plupart des solutions que vous pouvez trouver vont bien évidemment vous permettre d’envoyer des messages et également d’en recevoir. Pour aller plus loin, certains outils permettent également : 

• La création de filtres automatiques pour vous faire gagner du temps : Cette fonctionnalité est très intéressante car elle vous permet par exemple d’envoyer les emails provenant d’un destinataire dans un dossier personnalisé. Le critère d’automatisation peut être paramétré au niveau du destinataire, de l’objet ou même du contenu de l’email. 
• L’attribution d’un tag pour retrouver facilement certains messages.
• Un affichage personnalisé en plusieurs parties : emails non lus, emails importants, emails à traiter ultérieurement, spams, archives, etc.

La gestion de votre agenda

La seconde fonctionnalité d’une solution de messagerie est de gérer votre agenda. Concrètement, la plupart des logiciels modernes vous permet d’effectuer les actions suivantes dans votre calendrier : 

• Ajouter des rendez-vous,
• Organiser des réunions et inviter des personnes,
• Insérer un lien pour pouvoir suivre vos réunions en visioconférence,
• Planifier des tâches et des missions à réaliser à un instant précis,
• Partager votre agenda auprès d’une ou plusieurs personnes ou bien encore d’une organisation. Ici, vous pouvez attribuer différents droits en fonction de vos souhaits : permettre à vos contacts de consulter votre agenda en détail, leur laisser uniquement voir les créneaux disponibles ou non sans aucun détail, ou enfin ne leur donner aucun accès.

Vos contacts

En plus de la gestion de vos messages et de votre agenda, les outils de messagerie vous permettent de piloter vos listes de contacts. Concrètement, vous pouvez ajouter, modifier ou bien supprimer des informations concernant vos contacts très facilement. Certains outils permettent même de créer des groupes de diffusion. Cette fonctionnalité est très intéressante si vous communiquez régulièrement auprès des mêmes personnes. Effectivement, vous n’avez pas besoin de ressaisir les adresses email de chaque membre du groupe, il vous suffit de saisir l’intitulé du groupe et ses membres seront automatiquement ajoutés en tant que destinataires. Clairement, les listes de diffusion vont vous permettre de gagner du temps au quotidien.

Si vous voulez en savoir plus, lisez notre guide Email : comment gérer vos listes de diffusion ? 

Prendre des notes

Voici une fonctionnalité intéressante, qui n’est pourtant pas intégrée au sein de toutes les solutions de messagerie : la prise de notes. Ce genre de service peut passer inaperçu, pourtant il s’avère très pratique au quotidien pour noter rapidement et facilement des informations à retrouver ultérieurement. Concrètement, un logiciel de prise de note remplace le vieux post-it papier qui se perd malheureusement trop facilement.

Comment choisir votre logiciel de messagerie ?

Pour choisir le logiciel de messagerie qui vous convient, nous avons retenu pour vous quatre critères qui sont selon nous les plus importants : 

1. Les fonctionnalités,
2. Le prix,
3. La mobilité,
4. Les logiciels complémentaires.

Les fonctionnalités

Le premier critère qui vous permet de choisir le bon outil de messagerie est l’ensemble des fonctionnalités qu’il intègre :

• Envoyer et recevoir des messages,
• Appliquer des filtres automatiques,
• Attribuer des étiquettes à certains messages,
• Automatiquement envoyer les messages publicitaires dans votre dossier de spams,
• Etc.

Vous l’aurez compris, un logiciel de messagerie est bien plus complexe qu’il n’y paraît. C’est pour cela que nous vous conseillons de vous renseigner avec minutie pour connaître toutes les possibilités offertes. Si vous êtes à la recherche d’un outil de messagerie, nous vous recommandons fortement de comparer entre eux au minimum deux solutions, afin de faire le meilleur choix possible.

Le prix

Un second critère à prendre en compte pour sélectionner votre outil de messagerie est son coût. En effet, certains logiciels comme Gmail, Mozilla Thunderbird ou Apple Mail sont entièrement gratuits au quotidien. À l’opposé, un outil comme Microsoft Outlook est quant à lui payant. Ici aussi, commencez par évaluer et définir concrètement vos besoins. Ensuite, prenez le temps de vous informer concernant les différentes offres proposées par les éditeurs. Cela vous permettra de prendre la bonne décision et de faire le bon choix.

La mobilité

Le troisième critère que nous avons identifié pour vous concerne la mobilité. De nos jours, il est indispensable de pouvoir consulter vos messages et votre agenda directement sur votre smartphone. Au quotidien, cela vous permet de gagner un temps précieux puisque vous n’avez pas à sortir votre ordinateur à chaque fois que vous devez consulter votre agenda ou lire vos messages. Toutefois, sachez que la grande majorité des outils modernes propose en général une application qui vous permet d’accéder à vos emails depuis votre téléphone.

Les logiciels complémentaires

Le dernier critère que nous avons retenu pour choisir le bon logiciel de messagerie est l’accès à des logiciels complémentaires. Clairement, en termes de complémentarité, deux solutions se distinguent des autres : Gmail de Google et Outlook de Microsoft. En effet, Ces deux applications sont parfaitement intégrées au sein d’une suite bureautique complète : 

• Traitement de texte,
• Visio conférence,
• Tableur,
• Présentations,
• Espace de stockage en ligne,
• Etc.

En fonction de vos besoins, ces différents logiciels s’avèrent indispensables, ou non ! Au blog du digital, nous avons pour habitude de vous aider à gagner du temps. Aussi, si vous hésitez entre plusieurs solutions, nous vous conseillons de tester Gmail. Avec Google, vous bénéficiez d’un outil gratuit ainsi que d’un accès à toute une suite de logiciels performants.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un outil de messagerie ?

Pour vous aider, nous avons listé les différents avantages ainsi que les inconvénients des logiciels de messagerie.

Les avantages

Le principal avantage d’une application de messagerie est qu’elle vous permet de gagner du temps et de simplifier votre travail au quotidien. Avec un bon outil, vous pouvez envoyer ainsi que recevoir des messages, organiser votre emploi du temps et gérer tous vos contacts. Le second avantage apporté par un bon logiciel de messagerie est la mobilité. En effet, les applications pour mobile et tablette vous permettent d’être joignable même lorsque vous êtes en déplacement. 

Les inconvénients

Même s’il existe de nombreux avantages, certaines solutions de messagerie présentent également quelques inconvénients. Le premier inconvénient que nous avons remarqué est la difficulté à retrouver les messages. Cette difficulté est d’autant plus réelle si votre boîte de réception comporte un grand nombre de messages. Il est vrai que certains moteurs de recherche intégrés à vos messageries sont parfois peu performants, et ne vous permettent pas de retrouver un message. Cependant, il faut reconnaître que depuis quelques années la plupart des logiciels ont fortement progressé dans ce domaine. Le second inconvénient des outils de messagerie est rencontré lors d’une utilisation sur smartphone. L’écran des téléphones est souvent trop petit pour permettre une bonne lecture des messages, ce qui complique le quotidien des utilisateurs nomades. Pour y remédier, le meilleur moyen est de disposer d’un ordinateur en complément.

Notre sélection des meilleurs outils de messagerie

Pour vous aider dans le choix de votre logiciel de messagerie, nous avons sélectionné les outils les plus performants du moment : 

• Outlook,
• Gmail,
• Apple Mail,
• Thunderbird.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook est un excellent logiciel de messagerie. Son principal point fort est qu’il est très performant globalement. Ainsi, il est en général le meilleur allié des salariés travaillant dans des entreprises de taille moyenne. Édité par Microsoft, il s’intègre parfaitement dans le fonctionnement de logiciel tels que :

• Teams : un outil de visioconférence,
• Word : un logiciel de traitement de texte,
• Powerpoint : une solution pour créer des présentations,
• Excel : un tableur.

Son principal défaut est qu’il est payant.

Pour tester Outlook, rendez-vous sur la page officielle de Microsoft.

Gmail de Google

Gmail est un excellent logiciel édité par Google. Son principal point fort est son entière gratuité ! En outre, il propose des applications intéressantes, presque similaires à la suite logicielle de Microsoft : tableur, présentations, traitement de texte, stockage en ligne.

Si vous voulez découvrir la suite de Google, rendez-vous sur leur page de création de compte.

Apple Mail

Apple Mail, comme son l’indique , est l’utilitaire de messagerie dédié aux appareils de la marque Apple fonctionnant sous iOS. Extrêmement intuitif et davantage ludique que ses principaux concurrents, Apple Mail est destiné aux utilisateurs des produits Apple.

Thunderbird de Mozilla

Le dernier logiciel de messagerie que nous avons retenu est la solution Thunderbird, de Mozilla. Sa grande force est son interface, agréable et plaisante à utiliser au quotidien. Il dispose également, comme ses concurrents, d’une application à utiliser sur smartphone.

Découvrez Thunderbird en vous rendant sur le site internet de Mozilla.

Logiciel de messagerie : la conclusion

Pour conclure ce dossier consacré aux logiciels de messagerie, voici les informations essentielles : 

• Voici la définition d’un logiciel de messagerie : il vous permet d’échanger par email au quotidien, en envoyant et en recevant des messages.
• Pour choisir l’outil adapté, il doit répondre à vos besoins : prix, mobilité, fonctionnalités, logiciels supplémentaires.
• Le principal avantage d’une solution de messagerie est de faciliter l’échange d’emails. Son principal inconvénient est que certaines messageries ne permettent pas de retrouver facilement vos messages.
• Enfin, nous vous avons présenté rapidement les meilleurs logiciels de messagerie du moment : Gmail, Outlook, Thunderbird et Apple Mail.