Email et RGPD : Comment se conformer à la réglementation ?

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

En France, il est obligatoire de respecter le RGPD lorsque vous envoyez un email, peu importe qu’il s’agisse d’emailing ou bien de newsletter. Le RGPD signifie réglementation générale pour la protection des données, il a été instauré par la CNIL il y a peu de temps. Concrètement, le RGPD oblige les organisations, entreprises ou associations, à être plus vigilantes quant à l’utilisation et à la récupération de données concernant les internautes. Aussi, respecter le RGPD est tout simplement obligatoire lors de l’envoi d’un email. Pour vous aider à y voir clair, nous allons commencer ce dossier par vous préciser ce que stipule clairement ce fameux RGPD. Ensuite, nous verrons quelles sont les bonnes pratiques à suivre lorsque vous envoyez des campagnes par email, ainsi que les pratiques à éviter. Enfin, nous étudierons plus en profondeur l’application du RGPD pour les entreprises travaillant en BtoB ainsi que celles travaillant en BtoC.

Bonne lecture.

Voici le sommaire de ce guide dédié au RGPD en emailing : 

1. Les bonnes pratiques du RGPD
2. Les pratiques emailing à éviter pour le RGPD
3. Le RGPD en BtoB
4. Le RGPD en BtoC

Email : Quelles sont les bonnes pratiques pour respecter le RGPD ?

Le RGPD, qui signifie règlement général pour la protection des données, impose en France de permettre à ses interlocuteurs de maîtriser l’utilisation de leurs données personnelles. Autrement dit, il n’est possible de récolter des données ou de rentrer en contact avec un internaute que s’il a donné son autorisation, et s’il n’a pas donné son interdiction. Concrètement, vous devez permettre à vos destinataires de réaliser une opération d’opt in, au cours de laquelle il vous donne l’autorisation de les contacter par email, et l’opt out, qui est une opération qui permet aux internautes de se désinscrire de vos communications.

C’est quoi l’Opt in en email ?

La première pratique, qui est obligatoire avec le RGPD en email, est l’opt in. Pour résumer, il est indispensable de recueillir l’autorisation d’un internaute pour pouvoir le contacter par la suite. Autrement dit, un internaute doit vous donner son adresse email si vous voulez le contacter. Vous n’avez pas le droit de lui envoyer un email s’il ne vous a pas expressément permis de le faire, c’est-à-dire qu’il doit avoir fait la démarche de s’abonner à vos communications. Concrètement, cela peut passer par exemple par l’abonnement une newsletter ou bien l’envoi d’un message dans lequel il exprime clairement sa volonté de recevoir vos communications.

Parallèlement, cela signifie aussi qu’il est totalement interdit d’envoyer un email à quelqu’un qui n’en n’aurait pas fait la demande au préalable.

Nous allons le voir plus en détail dans les paragraphes suivants, néanmoins cette notion d’autorisation peut varier en fonction du public auprès duquel vous communiquez par email. En effet, si vous communiquez auprès de professionnels, il est totalement légal d’envoyer des messages à partir du moment où ce professionnel n’a pas exprimé son refus. Néanmoins c’est l’opposé si vous communiquez auprès de particuliers. Ici, vous devez bénéficier de leur autorisation pour pouvoir envoyer un emailing ou une newsletter.

Comment pratiquer l’opt out en emailing ?

La seconde bonne pratique concernant le RGPD dans le domaine de l’email s’appelle l’opt out. Pour bien comprendre, vous devez savoir qu’il s’agit tout simplement de l’inverse de l’opt in qui est l’obligation pour tout communicant d’avoir l’autorisation de son destinataire avant de rentrer en contact avec lui. Concernant l’opt out, c’est l’inverse, cela signifie que lorsqu’un internaute vous a expressément fait la demande de ne plus lui envoyer de message, alors vous devez respecter sa décision. Concrètement, l’opt out passe le plus souvent par un lien de désinscription qui est inséré à la fin de votre newsletter. En cliquant dessus, l’internaute doit pouvoir rapidement se désabonner de tous vos futurs messages. Le plus simple est de permettre aux internautes de se désinscrire en cliquant uniquement sur ce lien-là et en les renvoyant vers une page de confirmation. Éventuellement, certains logiciels demandent aux internautes de saisir leur adresse email pour bien valider le désabonnement.

Dans le cas de l’opt out en emailing, il n’y a aucune distinction qui est faite entre particulier et professionnel. C’est-à-dire que dans tous les cas, si un internaute vous fait parvenir une demande de désinscription et de désabonnement à toutes vos futures communications, peu importe qu’il soit particulier ou professionnel, vous devez immédiatement cesser tout en voix de message à ce contact.

Conclusion sur les bonnes pratiques du RGPD en email

Pour conclure sur les bonnes pratiques du RGPD concernant l’envoi d’e-mail, il faut comprendre que tout communicant doit respecter deux principes qui sont relativement simples : l’opt in et l’opt out. L’opt in est une opération au cours de laquelle vous allez recueillir la volonté d’un internaute de s’abonner à vos emails ainsi que son adresse mail. Ces deux éléments sont tous les deux indispensables si vous souhaitez envoyer des messages à cette personne à l’avenir. Concernant l’opt out, il s’agit de l’inverse de l’opt in. Effectivement, l’opt out consiste à recueillir le désabonnement d’un internaute, ce qui par la suite vous interdit de communiquer auprès de lui via des mailing ou des newsletters.

Quelles sont les mauvaises pratiques à éviter pour respecter le RGPD en email ?

Pour respecter le RGPD dans l’envoi de vos emails, voici plusieurs exemples de pratiques à éviter. La toute première est d’envoyer des messages à des internautes qui n’en ont pas fait la demande. La seconde pratique à éviter est de continuer à envoyer des messages à des internautes ayant fait la démarche de se désabonner de vos communications.

A-t-on le droit d’envoyer un email sans l’autorisation du destinataire ?

Voici une question qui nous est souvent envoyée au blog du digital : est-ce légal d’envoyer un email à un destinataire sans avoir au préalable recueilli son autorisation ? La réponse à cette question peut-être plutôt simple, mais nous allons voir que ce n’est pas le cas. En effet, il est tout à fait légal d’envoyer un email à un destinataire sans avoir auparavant obtenu son accord. Néanmoins, cette opération n’est légale que si ce destinataire est un professionnel, et donc si l’adresse email à qui vous envoyez votre emailing ou votre newsletter est une adresse de type professionnel. Autrement dit, il ne peut pas s’agir d’une adresse email personnelle créée sur Gmail, Orange ou encore Hotmail. Concernant les particuliers, cette fois la situation est différente. En effet, il est totalement interdit d’envoyer un email ou une lettre d’actualités à un particulier si vous n’avez pas préalablement obtenu son accord. Pour recueillir cette autorisation, nous vous conseillons d’insérer par exemple sur votre site internet un module d’abonnement à votre newsletter. Ainsi, lorsqu’un internaute est intéressé par votre thématique et souhaite recevoir vos messages, il lui suffit de compléter ce formulaire. Par la suite, vous avez donc tout à fait le droit de lui adresser vos communications.

Néanmoins, au blog du digital, notre finalité est de vous aider à gagner du temps dans vos actions de marketing et également à améliorer vos performances. Cela passe par des campagnes de qualité, notamment des bonnes campagnes email. Ainsi, nous vous conseillons de n’envoyer des messages qu’aux internautes qui ont fait la démarche de s’abonner à votre newsletter, peu importe que ces internautes soient des particuliers ou bien des professionnels. Ainsi, vous êtes sûr d’avoir une audience de qualité, qui sera vraiment intéressée par vos emails et vous verrez toutes vos statistiques grimper en flèche. Pour résumer, nous vous conseillons vivement de privilégier la qualité plutôt que la quantité.

Peut-on envoyer un email à un internaute qui s’est désabonné ?

Voici une seconde question qui nous a également été beaucoup envoyée via notre formulaire de contact : peut-on continuer à envoyer des messages à un internaute qui a fait la démarche de se désinscrire ? Ici, la réponse est très simple : non ! Le RGPD est clair à ce sujet, il est totalement interdit de continuer à envoyer des messages, peu importe qu’il s’agisse d’emailing ou de newsletter, à un internaute qui a fait la démarche de se désinscrire. Peu importe qu’il s’agisse d’un professionnel ou bien d’un particulier. Lorsqu’un internaute se désabonne, vous n’avez plus le droit de lui envoyer vos communications.

Conclusion sur les pratiques à éviter en mailing

Pour conclure sur les mauvaises pratiques qu’il vaut mieux éviter dans le domaine de l’email, nous vous conseillons de respecter scrupuleusement les principes de l’opt in et l’opt out. Ainsi, nous vous recommandons de n’envoyer des messages qu’aux internautes qui ont fait la démarche de s’abonner à vos lettres d’informations et à vos newsletters. Parallèlement, nous vous conseillons fortement de ne pas envoyer de message aux destinataires qui ont fait la démarche de se désinscrire de vos communications.

Email RGPD : Quelles sont les particularités pour les professionnels en BtoB ?

Avant de vous expliquer les spécificités du RGPD en email concernant le BtoB, vous devez savoir que le BtoB signifie business to business. En d’autres termes, ici nous parlerons de communication par email uniquement lorsque vous envoyez des messages à des professionnels, et non des particuliers.

En effet, il est intéressant de se pencher sur les particularités concernant les professionnels dans le domaine de l’email, puisque la réglementation est différente de celle concernant les particuliers. Pour les professionnels, vous devez savoir qu’il est tout à fait autorisé par le RGPD et la CNIL d’envoyer des messages même sans avoir obtenu leur autorisation au préalable. Autrement dit, vous avez le droit d’envoyer un message à un professionnel sans le connaître ou sans l’avoir jamais rencontré.

Cependant, si un professionnel a fait la démarche de se désinscrire de vos communications, démarche appelée opt out, vous devez respecter sa volonté et donc ne plus lui envoyer de message.

Conclusion concernant le RGPD pour les professionnels

En conclusion, vous devez savoir que vous avez le droit d’envoyer un message à un professionnel sans avoir son autorisation. Pourtant, si un professionnel se désabonne de vos publications, alors vous ne pouvez plus lui adresser de newsletter.

Email RGPD : Quelles sont les particularités pour les particuliers en BtoC ?

Après avoir vu les spécificités du RGPD en email pour les professionnels, passons maintenant aux particuliers. Nous avons vu précédemment qu’il était possible et légal d’envoyer un message à des professionnels sans avoir recueilli leur autorisation. Sachez que s’il s’agit d’un particulier, cette pratique est tout à fait illégale. En effet, pour envoyer un email à un particulier, peu importe s’il s’agit d’un emailing promotionnel ou d’une lettre d’information, vous devez au préalable avoir obtenu son autorisation.

Parallèlement, il faut savoir qu’il est interdit d’envoyer des emails à des particuliers si ces derniers vous ont fait une demande de désinscription ou de désabonnement.

Conclusion concernant le RGPD pour les particuliers

Concernant l’envoi d’email aux particuliers, vous pouvez retenir que vous n’avez le droit d’envoyer des messages à des particuliers uniquement si vous avez recueilli leur autorisation. De plus, vous devez à tout prix respecter leur décision s’ils ont décidé de se désabonner, autrement dit vous n’avez plus le droit de leur envoyer de message.

Email RGPD : la synthèse

Voici les informations essentielles à retenir de notre dossier concernant le respect du RGPD pour l’envoi d’e-mail :

1. Tout d’abord, vous devez retenir que globalement vous devez respecter le règlement général pour la protection des données, ce qui implique de respecter les souhaits des internautes. Cela concerne les internautes qui font la démarche de s’abonner à vos communications, et également ceux qui font la démarche de ne plus s’abonner à vos messages.
2. Ainsi, nous vous conseillons de permettre aux internautes de s’abonner à vos lettres d’information en plaçant par exemple un formulaire de contact sur une page de votre site web. Cette démarche d’abonnement est appelée opt in, et vous devez la respecter scrupuleusement. En d’autres termes, vous ne pouvez envoyer des messages qu’aux internautes ayant fait la démarche de s’abonner à vos publications.
3. Ensuite, il existe l’opposé de l’opt in qui s’appelle l’opt out. Il s’agit ici d’une démarche réalisée par des internautes qui s’étaient abonnés à vos emails mais qui souhaitent désormais se désabonner et se désinscrire. Ici aussi la CNIL, via le RGPD, impose de respecter les souhaits des internautes. En résumé, vous n’avez pas le droit d’envoyer des messages à des internautes qui ont fait la démarche de se désabonner de vos communications.
4. Enfin, il existe des spécificités selon les profils de personnes auprès de qui vous communiquez. En effet, si vous communiquez auprès de particuliers, vous devez à tout prix respecter scrupuleusement ces notions d’opt in et d’opt out. Par contre, si vous envoyez des messages à des professionnels, il est toléré de les contacter sans avoir au préalable recueillit leur autorisation.

RGPD Email : notre conclusion

Pour conclure ce guide consacré à l’email et RGPD, nous souhaitons tout d’abord remercier tous les lecteurs de notre blog. En effet, chaque jour vous êtes de plus en plus nombreux à venir lire nos articles ainsi que nos conseils, et c’est grâce à vous que l’aventure de notre blog du digital s’accélère chaque année. Ici, notre objectif est de vous apporter une aide concrète pour vous faire gagner du temps dans vos actions de webmarketing et également d’améliorer vos performances pour pouvoir atteindre vos objectifs. Que vous ayez besoin d’aide en animation de réseaux sociaux, envoi d’emailing ou de newsletter ou création de site internet, vous devez savoir que chaque membre de notre équipe met toutes ses compétences à votre service. Au blog du digital, toutes nos créations sont accessibles gratuitement, sauf notre formation Envoyez votre premier emailing qui est payante.

Lorsque nous avons commencé la création de ce dossier consacré au RGPD, notre but était de vous aider à gagner du temps pour bien comprendre la réglementation en vigueur concernant l’envoi d’email. Après avoir lu toutes nos explications, avez-vous bien compris quelles sont les règles à respecter lors de l’envoi d’un emailing ou d’une newsletter ? Souhaitez-vous aborder certains points plus en détail, ou bien avez-vous des suggestions de thèmes à nous faire parvenir ? Si oui, vous pouvez nous envoyer un message en complétant notre formulaire de contact. Vous avez également la possibilité de nous laisser un petit commentaire dans la zone juste après cette conclusion.

Chez nous, et nous en sommes fiers, toutes les réponses que nous vous apportons sont rédigées à la main par une personne en chair et en os, et surtout pas par un robot. Aussi, avec tous les messages que nous recevons, il peut s’écouler quelques jours entre le moment où vous nous contactez et le moment où nous vous apportons une réponse. Actuellement, notre délai de réponse se situe à environ cinq jours ouvrés. Nous vous invitons donc à faire preuve de patience car c’est promis, nous répondons à tous les messages qui nous sont envoyés.

S’il y a bien une notion essentielle concernant l’envoi d’e-mail et le respect du RGPD, c’est que globalement vous devez respecter les souhaits des internautes. Ainsi, nous vous conseillons de n’envoyer des messages qu’aux internautes qui ont choisi de s’inscrire à votre newsletter. Bien évidemment, cela fonctionne également dans l’autre sens. Aussi, nous vous recommandons de ne pas envoyer de message aux internautes qui ont fait la démarche de se désinscrire ou de se désabonner.

Pour conclure, nous vous proposons de lire un de nos guides qui rencontre un énorme succès sur les réseaux sociaux. Intitulé Quand faut-il envoyer un email ?, ce dossier mis à jour l’été dernier vous permet de savoir précisément quel est le meilleur jour de la semaine ainsi que le meilleur moment dans la journée pour envoyer vos emails et vos newsletters.

A bientôt sur le blog du digital