Signature email : Comment la réussir ?

Comment réussir une belle signature d’e-mail ? Voici une question qui nous est régulièrement envoyée via notre formulaire de contact ou bien sur les réseaux sociaux. C’est pourquoi nous avons décidé de créer ce dossier sur la signature mail. Ici, notre but est de vous faire gagner du temps tout en améliorant la qualité de votre signature d’e-mail, qui joue un rôle important pour vos emailings, vos newsletters et également pour les emails que vous envoyez au quotidien. Pour cela, nous allons commencer par vous présenter le rôle et l’importance de la signature d’e-mail qui vient conclure vos messages. Ensuite, nous verrons quel type de contenu peut être inséré dans une signature. Puis nous vous présenterons une dizaine de modèles et templates de signature afin de vous guider dans le design. Pour finir ce dossier, nous vous présenterons plusieurs logiciels qui vous permettent de concevoir votre signature en fonction de vos besoins et de vos moyens.

Voilà le programme de notre dossier sur la signature email :

Pourquoi faire une signature mail ?
Quel contenu insérer dans une signature email ?
Modèles et templates de signature e-mail
Quels est le meilleur logiciel pour créer une signature email ?

Pourquoi faire une signature email ?

Avant de vous donner des conseils pour réaliser et concevoir une signature d’e-mail pertinente, il nous semble important de commencer par vous donner une définition de la signature mail, d’aborder ensemble l’intérêt d’une signature puis de voir ses avantages ainsi que ses inconvénients.

Qu’est-ce qu’une signature d’email ?

Une signature d’email est un élément important de votre message. En effet, elle fait office de conclusion et constitue le dernier élément de contenu au sein de votre email. C’est justement pour cela qu’elle doit être minutieusement préparée et que le choix du contenu que vous allez y insérer doit être mûrement réfléchi : iI s’agit du dernier élément que les destinataires de votre email vont voir et dont ils vont se souvenir. Voilà pourquoi votre signature ne doit pas être bâclée mais au contraire réellement préparée. Bien souvent, la signature d’e-mail peut être comparée à une carte de visite. C’est tout à fait logique car le but d’une signature est de permettre à vos contacts de pouvoir vous contacter. C’est pourquoi en termes de contenu on retrouve souvent les éléments suivants :

Le nom et le prénom de l’expéditeur de l’email,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
Son adresse email,
Un lien renvoyant vers son site internet,
Le logo de l’entreprise ou de l’organisation,
Des liens qui renvoient vers différents profils sur les réseaux sociaux : Facebook, LinkedIn, Instagram, Youtube, Twitter, etc.
Éventuellement si le domaine d’activité s’y prête un lien permettant aux internautes de prendre rendez-vous en ligne directement sur l’agenda.

Bien évidemment cette liste n’est pas exhaustive, l’idée ici est de vous présenter des exemples de contenu que vous pouvez insérer dans votre signature mail.

A quoi sert une signature email ?

Voici une question pertinente : à quoi sert une signature email ? Et par extension est-elle vraiment indispensable ? Au Blog du digital nous pensons que dans 90 % des cas la signature est en effet primordiale. Une signature mail va permettre de remplir deux objectifs différents et complémentaires :

Conclure votre email avec du contenu adapté comme par exemple votre photo ou bien le logo de votre entreprise ainsi que vos coordonnées et éventuellement quelques liens complémentaires. Une des finalités d’une signature email est de clôturer votre message et de rappeler à votre destinataire votre identité ainsi que votre fonction.
Inciter vos destinataires à aller plus loin que la simple conversation par email. C’est ici que les liens prennent tout leur sens, qu’il s’agisse de liens renvoyant vers vos profils sur les réseaux sociaux, ou bien votre site internet, ou encore permettant la prise de rendez-vous en ligne. La finalité est d’insérer des boutons d’action, également appelés call to action, en fonction de vos besoins et de votre contexte. Bien évidemment vous n’avez aucun intérêt à insérer des liens incitant vos destinataires à réaliser des actions qui ne vous apportent rien. Vous devez rechercher en priorité la valeur ajoutée, pour vous et vos contacts.

Quels sont les avantages d’une signature email

Le principal avantage d’une signature mail est de pouvoir conclure votre message en proposant des actions complémentaires à vos destinataires. Ainsi, intégrez dans votre signature des liens incitant vos contacts à réaliser des actions qui pour vous représentent une belle valeur ajoutée. Il peut s’agir de visiter votre site internet, de vous suivre sur les réseaux sociaux, de remplir un formulaire de contact, etc.

Quels sont les inconvénients d’une signature email

Le principal inconvénient de la signature mail est qu’elle est positionnée tout à la fin de votre message. Cela diminue indéniablement sa lisibilité. Vous devez également être vigilant quant à la quantité de contenu que vous y insérez. Comme le dit l’adage, trop de contenu tue le contenu. En d’autres mots, si vous insérez trop de liens ou trop d’informations dans votre signature mail, elle deviendra encore moins lisible et ainsi vous pouvez avoir la certitude qu’aucun de vos destinataires ne cliquera sur un des liens.

Conclusion sur les raisons de faire une signature mail

Pour conclure sur les raisons de faire une signature d’e-mail, nous vous conseillons de prendre le temps pour sa conception. Insérez uniquement du contenu qui entraîne une valeur ajoutée pour vous ainsi que pour vos lecteurs. C’est ainsi que vous obtiendrez de vrais résultats et que vous pourrez atteindre vos objectifs.

Quelles informations insérer dans une signature email ?

Dans une signature email, vous avez une totale liberté pour intégrer le contenu selon vos besoins. Néanmoins, pour que cette signature email soit pertinente, nous vous conseillons également de prendre en compte les besoins de vos lecteurs. Ce n’est que de la sorte que vous aurez une chance d’atteindre vos objectifs et d’obtenir des clics sur les différents liens que vous aurez insérés. Voici donc des exemples de contenu que vous pouvez placer au sein de votre signature :

Le logo de votre entreprise

Le premier élément qui est le plus souvent intégré dans une signature d’email est le logo de votre entreprise, de votre organisation, ou de l’entité pour laquelle vous travaillez. Cette illustration est importante car elle a pour but de rappeler à vos lecteurs qui est l’expéditeur de l’email. En outre, l’insertion de votre logo permet d’améliorer votre positionnement dans l’esprit de vos destinataires puisqu’il vous verront comme un expert dans votre domaine. L’intérêt est le suivant : le jour où ils auront un besoin concret auquel vous pourrez répondre, il y a fort à parier que vous serez parmi les premiers à être contacté.

Votre photo

Si vous n’avez pas de logo ou si vous ne voulez pas l’insérer, vous pouvez à la place positionner votre photo. Vous montrez à vos contacts que l’email qu’ils ont reçu a véritablement été envoyé par une vraie personne, et non pas par un service marketing ou commercial. Il s’agit ici d’un véritable atout. Néanmoins, soyez vigilant quant à la photo que vous sélectionnez en choisissant une photo qui correspond à votre domaine d’activité. Privilégier une photo professionnelle si votre domaine est plutôt sérieux comme la finance d’entreprise ou si vos cibles sont des dirigeants. Vous pouvez la jouer plus décontracté si vous intervenez dans le domaine des loisirs par exemple.

Vos nom et prénom

Ensuite, nous vous recommandons vivement d’insérer vos nom et prénom. C’est important car cela permet à vos destinataires de savoir qui est l’expéditeur du message qu’ils reçoivent. Au même titre que la photo évoquée précédemment, c’est également l’opportunité d’informer vos contacts que l’expéditeur n’est pas un service commercial ou marketing mais une personne bien réelle en chair et en os.

Vos coordonnées

Après avoir inséré votre nom et votre prénom, nous vous conseillons de placer vos coordonnées. En fonction de votre contexte, il peut s’agir des coordonnées suivantes :

Votre numéro de téléphone si vous êtes joignable,
Votre adresse mail qui est selon nous incontournable,
Votre adresse postale peut être intéressante notamment si des rendez-vous physiques ont lieu à cette adresse.

Des liens vers vos profils sur les réseaux sociaux

Après vos coordonnées, vous pouvez insérer des liens qui renvoient vers vos profils sur les réseaux sociaux. Attention, ne sélectionnez que des réseaux sociaux sur lesquels vous êtes actif et vous partagez du contenu. Si ce n’est pas le cas, les internautes le verront et décideront de ne pas s’abonner à votre profil. Privilégiez toujours la qualité à la quantité.

Des liens proposant des actions spécifiques

Pour finir, vous pouvez proposer des liens pour permettre à vos lecteurs de réaliser des actions spécifiques telles que :

Une page de votre site internet sur laquelle se trouve un formulaire de contact,
Une autre page de votre site web permettant aux internautes de prendre rendez-vous en ligne directement dans votre agenda,
Une page proposant à vos destinataires de s’abonner à votre newsletter,
Etc.

Conclusion sur le contenu d’une signature email

Pour terminer sur le contenu à insérer dans une signature email, il faut bien comprendre qu’il existe des incontournables tels que le logo de votre entreprise ou bien votre photo ainsi que vos coordonnées. Pour autant, vous avez la possibilité d’aller plus loin en intégrant également des liens vers vos profils sur les réseaux sociaux ou bien permettant aux internautes de prendre un rendez-vous dans votre agenda ou encore de s’abonner à votre newsletter si vous en avez une.

Signature email : 10 modèles et templates

Les informations d’un modèle de signature e-mail

Pour vous aider dans la création de votre signature email, nous avons sélectionné plusieurs modèles et templates. L’idée est de vous donner des sources d’inspiration si vous en avez besoin. Vous pouvez bien évidemment reprendre un de ces modèles pour créer votre signature mail. Néanmoins soyez vigilant, n’intégrez dans votre email que le contenu qui soit vraiment adapté à votre contexte, et à celui de vos contacts. Pour rappel, un internaute passe en moyenne moins de vingt secondes à consulter un e-mail. Cela signifie que vous devez être extrêmement concis et vous contenter de l’essentiel. Autrement dit, insérez dans votre signature uniquement le contenu qui intéresse vos lecteurs.

Justement, voici le contenu qui est présent dans les modèles et les exemples de signature email que nous avons sélectionnés pour vous :

Le nom et le prénom de l’expéditeur. Ce sont des données indispensables, car elles permettent à vos destinataires de savoir que l’email n’a pas été officiellement envoyé par un service commercial ou marketing. En intégrant votre prénom ainsi que votre nom, vous maximisez les chances d’être lu.
La fonction occupée. Cette fonction est également pertinente car elle vous donne du crédit. Elle contribue donc à votre notoriété, et nous vous conseillons de l’insérer sous vos nom et prénom. Attention tout de même, si votre fonction n’est pas avantageuse du point de vue de vos clients, alors il vaut mieux ne pas la mentionner.
Votre photo. La photo est intéressante et peut venir remplacer votre logo. Elle est pertinente si vous souhaitez davantage mettre en avant votre personne, plutôt que votre entreprise. Elle renforce aussi l’aspect humain de votre démarche de communication et vous permet de la personnifier. Il existe tout de même une condition qui peut sembler évidente : le style de photo doit être adapté à votre domaine d’activité. Privilégiez les photos de bonne qualité, et évitez une photo avec un rendu amateur ou ne vous mettant pas en valeur, sous peine de dégrader votre image auprès de vos lecteurs.
Vos coordonnées. Ces coordonnées sont importantes, si elles sont choisies avec précaution. En effet, il faut toujours privilégier la qualité plutôt que la quantité. Cet adage s’applique également pour vos coordonnées, veillez à ne mentionner que celles qui sont pertinentes en fonction de votre contexte. Parmi les coordonnées, vous pouvez mentionner dans votre signature un numéro de téléphone portable, un numéro de téléphone fixe, une adresse email, et même une adresse postale. Concernant cette dernière, elle peut être utile si vous recevez du public dans vos locaux.
Des liens renvoyant vers vos profils sur les réseaux sociaux. Nous pensons qu’il faut toujours conserver la même logique, c’est-à-dire que vous devez insérer des liens sur les réseaux sociaux, à condition d’y être actif. A titre d’exemple, vous pouvez faire preuve de réactivité pour répondre aux messages que vous y recevez, ou bien publier du contenu unique et pertinent pour votre audience. Si ce n’est pas le cas, mieux vaut s’abstenir sous peine de décevoir vos lecteurs et donc de dégrader votre image.
Votre logo. Il est intéressant d’insérer votre logo afin de vous ancrer en tant qu’expert dans votre domaine. La vraie force de votre logo est d’être reconnaissable facilement et rapidement. Même s’il s’agit d’un travail sur le long terme, communiquez sans relâche sur votre logo. Ainsi, lorsqu’un de vos lecteurs aura un projet ou bien besoin d’informations, il vous contactera spontanément. Au final, cela peut vous permettre de développer votre activité.
Un bouton d’action permettant aux internautes de librement fixer un rendez-vous en ligne, directement dans votre agenda. Attention, même si ce bouton peut s’avérer être un vrai gain de temps, il est à diffuser avec parcimonie sous peine d’être envahi. Soyez également vigilant lors du paramétrage de votre agenda.

Notre sélection de templates, modèles et exemples de signature mail

Retrouvez ci-après notre sélection de templates de signature email. Pour chaque modèle, nous vous présentons les points forts et les points faibles afin de vous aider à identifier le modèle de signature qui vous conviendra le plus.

La signature email de James Smith, fictive comme vous pouvez vous en douter, est intéressante car elle est très épurée dans son design. Composée avec seulement deux couleurs en noir et en bleu, elle permet de mettre en avant à gauche une photo, au centre le nom et le prénom, les coordonnées. Tandis que sur la droite on retrouve des liens renvoyant vers ses profils sur les réseaux sociaux.

La signature d’Elona Musketeer, totalement fictive elle-aussi, reste tout de même intéressante. Ici, aucun lien renvoyant vers les réseaux sociaux. L’accent est mis sur la prise de contact et le design de la signature email est pensé pour encourager les appels téléphoniques. En effet, seules les coordonnées téléphones sont mentionnées, avec l’adresse de son site internet.

Venons-en maintenant à une signature intéressante, celle d’Audrey Morin. Ici, l’accent est mis sur sa personne avec une photo qui prend une grande partie de la signature. Ensuite, aucune coordonnée n’est mentionnée, on voit seulement un lien renvoyant vers son site internet puis vers quelques réseaux sociaux.

La signature d’Anatole Paty est complète, dans le sens où elle intègre beaucoup de contenu. On peut y trouver :

Un logo,
Son nom et son prénom,
Sa fonction,
Une adresse postale,
Un lien vers son site web,
Des liens qui renvoient vers les réseaux sociaux.

Il est intéressant de remarquer qu’aucune coordonnée n’est insérée, même pas une simple adresse email.

Quel logiciel pour créer une signature email ?

Pour vous aider à choisir le meilleur logiciel dédié à la création d’une signature mail, nous en avons sélectionné plusieurs que nous avons répartis en deux catégories : les logiciels gratuits et les logiciels payants.

Les logiciels gratuits de signature email

Exclaimer est une entreprise qui fournit des outils pour gérer de façon centralisée des signatures email de « classe mondiale » pour trois messageries : Microsoft Office 365, Google Workspace et Microsoft Exchange. Leur volonté est de fournir à leurs clients une image de marque et d’accélérer leur promotion via des signatures mail professionnelles. Le site d’Exclaimer.
Letsignit est une solution dont la promesse est d’exploiter le potentiel marketing des signatures email autour de trois grands axes : cohérence de marque, accélérer les opportunités business et développer l’engagement collaborateur. Le site de Letsignit.
Assistance Email propose un outil html pour générer une signature. Le point fort est qu’en générant ce code html, votre signature devient compatible avec un grand nombre de messageries. Le site d’Assistance Email.
Gimm.io est une solution dont la finalité est d’améliorer l’image de marque. Pour cela, l’entreprise propose plusieurs outils, dont un générateur de signature mail performant. Attention tout de même, il est entièrement en anglais. Le site de Gimm io.

Les logiciels payants de signature email

Dynasend est une plateforme de signature moderne pour email, dédiée à la suite Microsoft 365, anciennement appelée Office 365. Dynasend se définit comme une plateforme au prix raisonnable, sécurisée, flexible, simple à utiliser, performante avec un support réactif. Le site de Dynasend.
Signitic est un logiciel qui permet de centraliser, créer, diffuser et exploiter la force marketing des signatures email. Son principal point fort est sa grande compatibilité, puisqu’il peut être utilisé avec Office 365, Google Workspace, Microsoft Outlook, Pipedrive, Salesforce et Outreach. Le site de Signitic.
Sigilium est une solution qui permet un excellent pilotage des signatures emails de manière centralisée, donc pertinent pour les grands groupes et les ETI. Leur objectif est de normaliser l’image de marque au sein des signatures email en permettant une totale homogénéité de l’ensemble des utilisateurs. Le site de Sigilium.
Email Impact est un outil qui mise sur la personnalisation et l’aspect professionnel des signatures mail. Il propose notamment l’insertion de bannières dynamiques avec un pilotage centralisé. Le site d’Email Impact.

Signature email : la synthèse

Pour synthétiser ce dossier consacré à la signature email, voici la définition concrète et précise de ce qu’est une vraie signature. Il s’agit d’un élément important de votre message qui fait office de conclusion. Pour être réussie, elle doit être minutieusement préparée. En termes de contenu, il est possible d’y mentionner le nom et le prénom de l’expéditeur de l’email, une fonction ou bien une mission, des coordonnées telles que le numéro de téléphone ou l’adresse mail. Vous pouvez également y intégrer des liens renvoyant vers votre site internet, vos profils sur les réseaux sociaux si vous en avez, et éventuellement un lien permettant au destinataire de prendre rendez-vous dans votre agenda sur Internet. Il faut bien comprendre que le contenu inséré dans votre signature email doit être pertinent. Cela implique qu’il réponde à la fois aux objectifs que vous avez préalablement définis pour vous-même et au besoin de vos contacts. Cette double correspondance est capitale puisque si elle n’existe pas, soit vous internautes n’auront aucun intérêt à interagir avec votre contenu soit cela ne vous rapportera rien.

La signature mail est une formidable opportunité pour inciter vos destinataires à effectuer des actions qui sont intéressantes pour vous. En termes de contenu, vous pouvez intégrer des illustrations telles que le logo de votre entreprise ou bien une photo de vous. Nous vous recommandons d’insérer votre nom et votre prénom ainsi que vos coordonnées et éventuellement des liens comme nous venons de l’évoquer. Si vous avez besoin de créer une signature mail et que vous êtes en manque d’inspiration, allez consulter les modèles et templates que nous avons soigneusement sélectionnés. Chaque exemple présente des avantages et des inconvénients. Notre objectif est de vous aider à gagner du temps pour retenir la signature d’email qui est la plus adaptée à votre contexte et à vos moyens. Un procédé intéressant pour attirer le regard de vos lecteurs est de créer une signature email dynamique au moyen d’une image au format GIF. Ainsi, vous serez sûr d’attirer de captiver l’attention des internautes à qui vous envoyez votre message.

Enfin, sachez qu’il existe de nombreux logiciels pour créer une signature email. Certains sont gratuits tels que Exclaimer, Letsignit, Assistance Email ou encore Gimm.io, tandis que d’autres sont payants comme Dynasend, Signitic, Sigilium et Email Impact. Mais attention, nous ne disons pas qu’un logiciel payant est moins intéressant qu’un logiciel gratuit, vous devez choisir votre logiciel de création de signature en fonction de vos nécessités.

Signature email : conclusion

Pour terminer notre guide sur la signature email, nous tenons tout d’abord à remercier tous les fidèles lecteurs de notre blog qui viennent lire nos dossiers, nos astuces et nos conseils en marketing et communication. L’aventure du Blog du Digital a démarré il y a maintenant plusieurs années, et elle ne cesse de croître chaque jour. Chaque mois, de nouveaux projets voient le jour et c’est grâce à vous qui êtes de plus en plus nombreux à nous lire et à vous abonner à notre newsletter. Nous faisons de notre mieux pour garder notre mission originelle qui est de guider les débutants et les professionnels dans leurs actions de marketing en leur faisant gagner du temps et en leur permettant d’obtenir de meilleurs résultats.

Quand nous avons démarré la rédaction de ce dossier sur la signature email, notre but était de vous faire gagner du temps et de vous guider à chaque étape de la création de votre signature. Il est capital de bien comprendre son importance, d’y intégrer un contenu adapté à votre situation et à votre contexte ainsi qu’au contexte de vos lecteurs. Si vous êtes en manque d’inspiration au niveau du design de votre signature, nous avons également sélectionné plusieurs modèles et templates dont vous pourrez vous inspirer pour créer votre propre signature. Enfin nous avons également sélectionné les meilleurs logiciels, certains payants et d’autres gratuits, pour obtenir une signature mail efficace, performante et professionnelle.

Au Blog du Digital, il faut savoir que nous répondons de façon systématique à tous les messages que nous recevons. Chacune de nos réponses est rédigée par Thomas, à la main, et surtout pas par un robot. C’est pourquoi nous comptons sur votre compréhension et votre patience puisqu’il peut y avoir plusieurs jours entre le moment où vous nous envoyez votre message et le moment où nous vous apportons une réponse. Actuellement, notre délai de réponse est situé entre six et sept jours ouvrés. Néanmoins nous vous faisons une promesse, nous répondrons à tout le monde.

Pour terminer, nous vous proposons la lecture d’un autre article qui rencontre un grand succès au vu des messages que nous recevons sur les réseaux sociaux. Il s’appelle Quand envoyer un email, et vous permettra de trouver le meilleur jour de la semaine ainsi que la meilleure heure de la journée pour diffuser votre campagne email. Pour bien comprendre, il faut savoir que cela dépend de votre domaine d’activité et de la typologie de vos lecteurs.

A bientôt sur le blog du digital.