Comment réussir sa newsletter sur Gmail ?

Comment faire une newsletter sur Gmail ? Voici une question qui nous est fréquemment demandée au Blog du Digital. Il faut bien reconnaître que Gmail est un superbe outil pour envoyer des emails au quotidien, mais il n’a pas été pensé pour créer une newsletter avec une vraie conception et un design sur-mesure. Pourtant, est-ce vraiment impossible de concevoir une newsletter avec Gmail ? Il s’avère que non. Pour vous montrer comment faire une superbe newsletter avec l’outil d’e-mail de Google, nous avons décidé de rédiger ce dossier complet et totalement gratuit. Notre objectif est de vous faire gagner du temps en vous montrant les différentes étapes de création de votre emailing. Nous commencerons par expliquer comment faire l’intégration de vos contacts. Ensuite nous aborderons la partie design en vous expliquant comment concevoir une jolie newsletter. Enfin nous vous montrerons comment envoyer votre e-mail à tous vos destinataires.

Au programme de ce guide consacré à l’envoi d’une newsletter depuis Gmail :

1. Création d’un compte Gmail
2. Intégration de votre liste de contacts
3. Conception de votre newsletter
4. Envoi de votre emailing

Comment créer un compte Gmail pour faire une newsletter ?

Pour envoyer votre newsletter avec Gmail, vous devez commencer par créer un compte. Pour cela, rendez-vous la page prévue à cet effet. Ici, vous devez renseigner les informations suivantes :

1. Votre prénom,
2. Votre nom,
3. Un nom d’utilisateur que vous allez devoir choisir parmi les noms d’utilisateur restants, autrement dit vous ne pouvez pas choisir un nom d’utilisateur déjà pris par quelqu’un d’autre, il doit absolument être unique,
4. Renseigner un mot de passe,
5. Confirmer votre mot de passe en le saisissant une seconde fois.

Une fois ces informations données, vous pouvez accéder à Gmail et commencer à envoyer des emails. Il faut savoir que le compte que vous venez de créer vous donne bien évidemment à Gmail mais surtout à toute la suite Google Workspace, qui contient d’autres outils tels que :

• Sheets : un outil tableur pour réaliser des feuilles de calcul au même titre que Microsoft Excel,
• Docs : un logiciel de traitement de texte concurrent de Word,
• Slides : une solution pour concevoir des présentations au même titre que Microsoft Powerpoint,
• Sites : un logiciel de création de site internet,
• Youtube : le célèbre site d’hébergement de vidéos de Google,
• Fiche d’établissement : un outil utilisé pour présenter son entreprise de façon synthétique sur Google, notamment Google Maps.

Il faut savoir que toutes ces solutions sont connectées entre elles, et peuvent être utilisées pour travailler de manière collaborative. Google Docs peut par exemple être utilisé à plusieurs personnes pour prendre des notes, ce qui est particulièrement intéressant lorsque l’on est étudiant.

Comment ajouter des contacts sur Gmail pour une newsletter ?

Maintenant que vous avez créé votre compte Gmail pour faire votre newsletter, vous voici rendu à l’étape de gestion de vos destinataires. Il vous faut commencer par créer une base de données contenant toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin sur vos contacts, puis vous devrez importer ce listing dans le module Contacts de Google.

Comment créer une liste de contacts pour une newsletter ?

Pour créer votre liste de contacts, vous devez utiliser un logiciel de type tableur. Les deux outils les plus connus et les plus utilisés sont Excel, qui fait partie de la suite Microsoft Office, et Sheets, qui appartient à Google Workspace. En termes de contenu, votre tableur devra être structuré de la façon suivante :

• Chaque colonne contient une information sur vos contacts. Concrètement, il peut s’agir de l’adresse email, information bien évidemment indispensable, mais également du nom et du prénom de vos destinataires de newsletter, de leur localisation, de leur civilité, etc.
• Chaque ligne correspond à un contact. Ainsi, si vous avez une ligne indiquant les en-têtes, votre fichier comportera autant de lignes que de destinataires plus un.

Afin de créer une liste de contacts adaptée à Gmail, vous devez l’exporter au format CSV, qui signifie Comma Separated Values. Cela signifie que vous devez oublier des formats de fichier plus classiques tels que XLSX ou bien XLS, pourtant bien plus répandus. Néanmoins, la plupart des tableurs modernes, notamment Google Sheets et Microsoft Excel, permettent aisément d’enregistrer votre listing de destinataires au format CSV. Finalement, cette contrainte d’enregistrement en CSV n’est que légère.

Comment importer ses destinataires dans Gmail ?

Maintenant que vous avez enregistré votre listing de destinataires au format CSV, il vous faut intégrer ce fichier dans votre environnement de travail sur Google afin de pouvoir l’utiliser comme base de données pour votre newsletter sur Gmail. Pour cela, rendez-vous dans l’application Contacts de Google, voici le lien pour y accéder : https://contacts.google.com/. Ensuite, cliquez sur le bouton Importer dans le menu de gauche, la fenêtre d’imports des contacts va s’afficher.

Voici à quoi ressemble la fenêtre d’import dans Google Contacts.

Pour importer vos contacts dans Google Contacts, cliquez sur Sélectionner un fichier. Ensuite, vous devez sélectionner le fichier CSV que vous avez précédemment créé. Attention, vous n’avez pas terminé, pensez à bien indiquer un libellé. Ce libellé est extrêmement important, car il vous permettra de cibler votre liste de destinataires lors de l’étape d’envoi de votre newsletter. Aussi, choisissez un libellé clair et simple, qui se distingue de vos autres libellés ou noms de contact. Ainsi, vous serez sûr et certain de ne pas vous tromper.

Conclusion sur la gestion des contacts

Pour conclure sur la gestion des contacts dans votre newsletter, pensez à bien enregistrer votre fichier au format CSV afin qu’il soit facilement intégrable dans Gmail. Lors de l’import, définissez un libellé qui se différencie des autres libellés afin de ne pas le confondre lors de l’envoi de votre emailing.

Gmail : comment concevoir un joli design pour sa newsletter ?

Pour réussir la conception de votre newsletter envoyée avec Gmail, nous vous conseillons de suivre deux étapes :

1. Concevoir votre newsletter sur un autre logiciel
2. Transférer cette newsletter sur votre adresse Gmail pour pouvoir l’envoyer

Concevoir votre newsletter avec un autre logiciel

Il faut bien comprendre que si nous vous conseillons de concevoir votre newsletter sur un logiciel autre que Gmail, c’est qu’il y a plusieurs bonnes raisons. Cependant, vous allez voir que cette newsletter peut tout de même être par la suite envoyée depuis Gmail. Non seulement il n’est pas fait pour réaliser une belle conception de newsletter avec un design travaillé, mais d’autres outils ont été pensés pour cela. C’est le cas de Brevo, qui est le logiciel d’e-mail le plus performant du moment. Avec lui, vous avez la possibilité de concevoir une newsletter dans sa totalité, à partir d’un design vide. Vous avez également la possibilité d’utiliser des templates et modèles de newsletter. Un template présente un avantage certain puisqu’il vous fera gagner beaucoup de temps. Grâce à lui, vous n’avez plus qu’à personnaliser le contenu de votre email avec vos textes et vos illustrations.

Si vous souhaitez approfondir le sujet du design en emailing, allez consulter notre guide “ Comment réussir le design d’une newsletter ? “

Transférer votre email sur votre adresse Gmail

Une fois votre newsletter validée, l’étape suivante est de vous envoyer cette newsletter sur votre adresse mail Gmail. Ainsi, vous la recevrez comme si vous étiez un destinataire, et vous aurez donc la possibilité de transférer ce message à tout le groupe de contacts que vous avez créé avant, lorsque vous avez importé votre fichier CSV.

Conclusion sur la conception de votre newsletter

Pour conclure sur la conception de votre newsletter, nous vous conseillons de réaliser un design avec le logiciel Brevo, bien plus complet que Gmail. Une fois votre design terminé, transférez votre newsletter sur votre adresse Gmail, ainsi vous pourrez envoyer votre emailing à tous vos destinataires.

Comment envoyer sa newsletter depuis Gmail ?

La dernière étape consiste en l’envoi de votre newsletter depuis Gmail. Pour cela, vous allez sélectionner vos destinataires, puis choisir entre un envoi immédiat et la programmation de l’envoi dans le futur.

Choisir ses destinataires de newsletter dans Gmail

Pour sélectionner vos destinataires dans Gmail, il n’y a rien de bien compliqué. Souvenez-vous du libellé que vous avez précisé lorsque vous avez importé votre fichier CSV dans Google Contacts, et indiquez-le comme vous le feriez pour un destinataire normal, c’est-à-dire commencez à taper le nom du libellé jusqu’à ce qu’il apparaisse. Dans l’exemple suivant, notre libellé s’appelle Test. Mais faites attention à un point important, ne saisissez pas ce libellé dans la zone À, saisissez-le dans la zone Cci. Pourquoi ? Tout simplement parce que si vous tapez votre libellé dans la zone À, chaque contact aura accès à la liste complète des destinataires à qui vous envoyez votre newsletter. Alors que si vous indiquez le libellé dans la zone Cci, vos contacts n’auront pas accès à cette information. En termes de confidentialité, ce petit détail prend toute son importance. Il en va également de votre image, puisque vous passerez pour quelqu’un de peu professionnel si vos contacts peuvent accéder à la liste complète de vos destinataires.

Dans la capture suivante, notre libellé de groupe s’appelle Test.

Envoyer sa newsletter avec Gmail : deux possibilités

Pour finir, vous allez envoyer votre newsletter Gmail. Ici, vous avez deux possibilités :

1. un envoi immédiat, auquel cas votre mailing sera envoyé de suite à vos contacts,
2. la planification de votre envoi dans le futur, il vous reste à choisir une date ainsi qu’une heure d’envoi.

Voici une précision importante, vous ne pouvez pas envoyer le même message à plus de 500 destinataires, cette limite est imposée par Google. Néanmoins, ce plafond de 500 contacts reste élevé, et suffit largement pour débuter dans l’envoi de newsletters. Si vous avez un grand nombre de destinataires, nous vous conseillons d’opter pour une solution professionnelle de newsletter comme Brevo.

Newsletter avec Gmail : la synthèse

Pour réussir l’envoi de votre newsletter avec Gmail, nous vous recommandons de suivre un processus précis. En respectant la méthodologie énoncée dans cet article, vous aurez toutes les chances d’atteindre vos objectifs préalablement définis. En synthèse, voici les quatre étapes à suivre :

1. La première étape est de créer votre compte sur Gmail afin de pouvoir faire votre newsletter. Ici, rien de compliqué. Google vous demande de renseigner quelques données, telles que votre nom et votre prénom, votre identifiant (qui correspond à votre future adresse email) et enfin votre mot de passe. Une fois ces éléments complétés, votre compte Gmail est opérationnel et vous pouvez commencer à envoyer et recevoir des emails. Une fois votre compte créé, vous avez également accès à tous les logiciels de la suite Google Workspace, c’est-à-dire Slides qui est un équivalent de Microsoft Powerpoint, Docs qui ressemble à Word et Sheets qui est un concurrent de Microsoft Excel.
2. La seconde étape va consister en l’intégration de votre base de données dans Gmail. Ici, il existe plusieurs façons de procéder. Une première possibilité est de saisir un par un vos destinataires dans votre carnet d’adresses qui s’appelle Google Contacts. C’est simple à faire mais ce procédé ne convient pas si vous avez un nombre important de destinataires. Si justement vous avez beaucoup de contacts, alors nous vous conseillons de créer une liste avec un tableur, puis de l’importer, toujours dans Google Contacts. L’astuce est ici de créer un libellé à cette liste, par exemple “Liste destinataires newsletter”. Ainsi, lorsque vous devez saisir vos contacts dans l’éditeur de mail, il vous suffit de commencer à saisir le nom de ce libellé, et Google ajoutera automatiquement tous ses membres. Cela fait gagner un temps précieux, et surtout vous êtes sûrs de n’oublier personne.
3. La troisième étape pour faire votre newsletter sur Gmail va être de préparer votre message sur un éditeur. Ici, vous pouvez par exemple opter pour Brevo, un logiciel spécialisé dans l’emailing. Dans tous les cas, il vous fait réaliser votre conception sur l’outil de votre choix, puis de vous envoyer cette newsletter sur votre propre adresse email. Ainsi, vous pourrez la ré-exploiter comme bon vous semble, parfait pour envoyer votre emailing avec Gmail.
4. La quatrième, et dernière étape, est la diffusion de votre newsletter depuis votre compte Gmail. Ici, vous avez deux possibilités : un envoi immédiat, auquel cas vos contacts vont immédiatement recevoir votre message, ou bien un envoi programmé. Si vous programmez votre envoi, vous devez choisir une date ainsi qu’une heure qui vous conviennent. Votre newsletter sera alors envoyée à ce moment précis.

Newsletter sur Gmail : notre conclusion

Pour conclure ce dossier traitant de l’envoi d’une newsletter sur Gmail, il nous semble normal de vous remercier vous, les lecteurs fidèles de notre blog. L’aventure du Blog du Digital a commencé il y a bientôt dix ans, et elle ne cesse de grandir grâce à de nouveaux projets. Nous conservons notre ADN : aider les professionnels et les débutants à gagner du temps dans leurs actions de communication en proposant des conseils, toujours gratuits. Chaque semaine, nous publions de nouveaux dossiers qui, nous l’espérons, vous aident à développer vos compétences. En plus de l’emailing, nous rédigeons des dossiers sur le community management, sur le référencement naturel et le référencement payant, ainsi que sur le webmastering.

Lorsque nous avons démarré la production de ce guide sur la newsletter Gmail, nous souhaitions vous montrer qu’il est tout à fait possible d’envoyer une newsletter en utilisant la boite email de Google. Même si certaines étapes peuvent s’avérer chronophages, vous pouvez envoyer un emailing depuis Gmail. Au vu des demandes que nous avons reçues dans nos messages, nous constatons bien qu’un contexte particulier nécessite un envoi de newsletter via Google. Après avoir lu nos conseils, êtes-vous satisfait ? Avons-nous réellement réussi à vous apporter une aide concrète ? Faites-nous part de vos avis, et même de vos questions en remplissant notre formulaire de contact. Il faut savoir que toutes nos réponses sont rédigées manuellement par un membre de notre équipe, hein Thomas ! En ce moment, notre délai de réponse est situé entre quatre et six jours ouvrés. Aussi nous vous invitons à faire preuve de patience, mais c’est promis, nous répondons à toutes les demandes.

Pour finir, si vous souhaitez vous professionnaliser davantage en emailing et newsletter, nous vous recommandons la lecture d’un dossier qui rencontre un succès gigantesque, notamment sur Linkedin. Intitulé Quand envoyer une newsletter ?, il vous permettra de trouver le meilleur jour de la semaine et la meilleure heure de la journée pour envoyer votre message. Spoiler : cela dépend de votre domaine d’activité.

A bientôt sur notre blog.