Mailing list : comment s’en servir ?

Nous avons préparé ce dossier portant sur la mailing list afin de vous aider à exploiter tout le potentiel de cette fonctionnalité. Dans cet article nous n’aborderons aucun élément théorique, nous nous concentrerons sur les aspects concrets pour vous aider à tirer parti d’une mailing liste, parfois appelée liste de publipostage ou liste de destinataires.

Voici le sommaire de ce dossier sur la mailing liste :

1. Définition d’une mailing list
2. Pourquoi faire une mailing list ?
3. Les avantages des mailing lists
4. Les inconvénients des mailing lists
5. Le meilleur logiciel pour vos mailing list

Définition d’une mailing liste

La définition

Nous commençons ce dossier en vous donnant une définition de la mailing list. Une mailing list correspond à une liste de destinataires partageant une caractéristique commune. Également appelée liste de diffusion, liste de publipostage ou encore liste de destinataires, une mailing list va évoluer au fil du temps. Pour faire vivre cette liste, vous pourrez modifier des destinataires, en supprimer certains ou bien en ajouter d’autres.

L’application concrète

Passons maintenant à une définition plus concrète de la mailing list pour bien comprendre son intérêt. La mailing list n’est en aucun cas figée. Comme toute liste de diffusion, elle va évoluer au fur et à mesure de vos actions. En effet, pour une mise à jour performante, plusieurs utilisateurs pourront accéder à une même liste de publipostage. Chacun aura un niveau d’autorisation qui lui est propre :

• Consulter : L’utilisateur peut accéder à la mailing list et l’exporter au format qui lui convient, le plus souvent au format Excel,
• Compléter : L’utilisateur peux rajouter de nouveaux destinataires dans la liste et modifier des contacts existants,
• Administrer : L’utilisateur dispose de tous les droits précédents auquel il faut rajouter l’autorisation de supprimer des destinataires.

Bien plus qu’un simple fichier Excel

Voici un élément important qui va vous permettre de bien comprendre l’intérêt d’une liste de publipostage. Il ne faut pas croire qu’il s’agit d’un simple fichier Excel. La mailing list est un outil qui doit être accessible avec une simple connexion internet.

Conclusion

Pour conclure sur la définition de la mailing list, il faut retenir qu’il s’agit d’une liste de contacts. Cette liste doit être disponible sur internet, par exemple via un logiciel de mailing ou bien un service de stockage de données dans un cloud. Ainsi chaque administrateur pourra effectuer des actions sur cette liste en fonction du niveau d’autorisation que vous lui aurez accordé : lecture seule, modification, suppression.

Pourquoi faire une mailing list ?

Maintenant que nous avons abordé la définition de la mailing list, nous allons répondre à la question pourquoi faire une mailing list ? Nous allons commencer par voir à qui s’adresse cette fonctionnalité puis nous verrons comment l’exploiter au mieux.

Idéal pour vos campagnes emailing

La mailing list est une fonctionnalité extrêmement pertinente pour les communicants qui réalisent des campagnes emailing fréquemment. En effet en faisant vivre leur liste de diffusion et en la mettant à jour régulièrement, alors lancer une campagne d’e-mails deviendra un jeu d’enfant puisqu’ils n’auront plus qu’à se consacrer à la conception et la diffusion de leur mail.

A qui s’adresse la mailing list ?

Mettre en place une mailing list n’est pas indispensable pour bon nombre d’entreprises, d’associations ou de communicants. En effet la mailing list est vraiment intéressante lorsque vous remplissez les deux conditions suivantes :

1. Vous disposez d’un grand nombre de contacts. Lorsque nous parlons de grands nombres nous parlons d’une quantité d’au moins mille destinataires. Bien évidemment une liste de diffusion plus en comporter bien davantage, 10 000 voire même 100 000 pour les plus grandes entreprises.
2. Votre liste de destinataires nécessite une mise à jour fréquente. concrètement cela signifie que vous allez modifier, ajouter ou bien supprimer des contacts au moins plusieurs fois par semaine si ce n’est plusieurs fois par jour.

La collaboration : la clé d’une mailing liste

Pour réussir à faire vivre et donc à maintenir à jour votre liste de publipostage, il est judicieux de permettre à plusieurs personnes d’y accéder, qui auront chacune un rôle d’administrateur. Ainsi chaque administrateur pourra à minima venir consulter la liste ou bien y apporter des modifications. Nous n’allons pas vous réexpliquer les différents niveaux d’autorisation car cela a été fait précédemment dans cet article.

Conclusion

Pour terminer cette partie pourquoi faire une mailing list ?, il faut retenir deux notions : la liste de publipostage est pertinente lorsque l’on dispose d’un nombre important de contacts et lorsque la mise à jour de cette liste nécessité une administration par plusieurs personnes.

Les avantages d’une mailing list

Passons maintenant aux avantages d’une mailing list, qui sont nombreux.

La sécurité

Le premier avantage d’une mailing list porte sur l’aspect de la sécurité.

Effectivement pour pouvoir y accéder il vous faudra des droits d’administration qui vous auront été préalablement attribués. Cela permet évidemment de ne pas laisser votre liste de publipostage en libre accès et via une simple connexion internet.

Ensuite les mailing lists sont le plus souvent hébergées sur des serveurs sécurisés. Ainsi vous serez protégé contre la plupart des techniques de piratage modernes. Pour savoir si vous êtes sur une connexion sécurisée, il suffit de regarder dans votre navigateur internet à côté de l’url si vous voyez apparaître un cadenas. Si c’est le cas vous pouvez mettre à jour votre mailing list sans souci. Par contre si vous ne voyez pas de cadenas mais qu’apparaît la mention connexion non sécurisée, alors nous vous invitons à contacter de toute urgence votre gestionnaire de mailing list afin qu’il puisse rectifier ce problème.

La traçabilité

Le second avantage que nous avons retenu pour une mailing list est la traçabilité. Cette fonctionnalité de traçabilité est très intéressante car c’est grâce à elle que vous allez pouvoir consulter la totalité des modifications qui auront été apportées à votre liste. Concrètement, non seulement vous pourrez voir à quel jour et quelle heure de la journée une modification a été apportée, mais en plus vous saurez qui parmi vous administrateur a réalisé cette modification. Cette traçabilité est très intéressante, elle est complémentaire avec le prochain avantage : l’historique et la correction des erreurs.

L’historique et la correction des erreurs

Précédemment nous vous parlions de traçabilité, la plupart des mailing listes vont plus loin. En effet le principal avantage de la traçabilité est de pouvoir avoir la vision globale de toutes les modifications apportées à vos listes. Néanmoins certains outils vont vous permettre de restaurer vos listes à une date précise, sans aucune limite. Ainsi, si l’un de vos administrateurs fait une erreur ou une fausse manipulation, alors vous aurez la possibilité de revenir en arrière et d’annuler cette erreur.

Les sauvegardes

Les sauvegardes sont importantes dans la gestion d’une mailing list. Pour bien comprendre ce que l’on entend par sauvegarde, il s’agit de l’enregistrement d’une copie de votre liste à un instant précis. L’intérêt, vous vous en doutez, sera de pouvoir par la suite restaurer votre liste à partir d’une de ces sauvegardes. Il faut savoir qu’il existe deux types de sauvegarde : les sauvegardes automatiques et les sauvegardes manuelles.

Sauvegardes automatiques

Les sauvegardes automatiques sont les sauvegardes qui sont systématiquement réalisées par le logiciel qui gère vos mailing listes. Ces sauvegardes automatiques sont stockées dans le cloud, au même titre que votre liste.

Sauvegardes manuelles

Mais si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également mettre en place ce que l’on appelle des sauvegardes manuelles. Dans ce cas c’est vous qui irez exporter votre liste. Ensuite vous aurez la possibilité de la stocker soit sur un espace dématérialisé comme un cloud, ou bien sur un support physique tel qu’un ordinateur , un disque dur externe ou bien une clé USB.

Conclusion

Vous l’aurez compris, les avantages d’une mailing list sont nombreux aujourd’hui et ils ne cessent d’évoluer avec les technologies. Les principaux avantages sont les fonctions de traçabilité, les possibilités de corriger des erreurs et pour finir les sauvegardes automatique et / ou manuelles.

Les inconvénients d’une mailing list

Maintenant que nous avons présenté tous les avantages d’une mailing list, il faut savoir qu’il existe également des inconvénients.

Développer votre liste

Le premier inconvénient, qui selon nous est également le principal défaut, est en fait une grosse difficulté : il s’agit de la difficulté d’enrichir votre mailing list avec de nouveaux contacts. En effet si vous voulez développer vos listes de diffusion avec de nouveaux destinataires, il n’existe pas d’autres moyens que de l’enrichir. Cela peut se faire par deux techniques : automatiquement ou manuellement.

Le développement automatique

Le développement automatique est intéressant et nécessite l’existence d’un formulaire de contact. Ainsi, quand un internaute remplit ce formulaire de contact, alors ses coordonnées sont automatiquement ajoutées à votre mailing list. Néanmoins, cela implique d’avoir un formulaire de contact intégré par exemple sur un site internet. Le développement automatique n’est pas compliqué à mettre en place techniquement. Néanmoins il vous faudra de la patience et de la méthodologie pour obtenir des résultats satisfaisants.

Le développement manuel

Le développement manuel, comme son nom l’indique, nécessite l’intervention d’un administrateur. Ce dernier peut rajouter un ou plusieurs destinataires à votre mailing list en saisissant les coordonnées correspondantes. Cette démarche est intéressante si vous n’avez que quelques destinataires à rajouter. Par contre si vous avez un nombre important de contacts à saisir, alors il sera judicieux de choisir une solution qui vous permet de compléter votre liste actuelle avec un nouveau fichier. Concrètement vous pourrez intégrer votre nouveau listing de contacts en établissant une correspondance entre les données de votre liste et celles de votre fichier, puis vous n’aurez plus qu’à l’intégrer.

Un paramétrage chronophage

Une étape indispensable

Le second inconvénient d’une mailing list est que c’est un outil qui nécessite un paramétrage. Cette étape de paramétrage est indispensable si vous voulez correctement gérer les différents niveaux d’autorisation de vos administrateurs. Elle nécessite de passer du temps mais vous vous y retrouverez rapidement, elle représente un vrai retour sur investissement. En soi le paramétrage ne présente aucune difficulté technique. Vous choisissez de saisir une liste d’administrateurs, en les identifiant avec leur adresse mail la plupart du temps. Ensuite vous attribuez à chaque administrateur à niveau d’autorisation qui lui est propre :

1. lecture seule,
2. ajout de contacts,
3. suppression de contacts,
4. administration totale.

Les groupes d’administrateurs

Pour aller encore plus loin, certaines solutions de gestion de mailing list proposent la création de groupes d’administrateurs. Concrètement, vous pouvez créer des groupes auquel vous attribuez un ou plusieurs administrateurs. La grande différence est que vous ne gérez pas les droits d’administration par administrateur, mais pour chacun des groupes. Cette fonctionnalité-là est très intéressante si vous avez un nombre important d’administrateurs, elle vous permettra de gagner beaucoup de temps.

Réservé aux professionnels ?

Voici le dernier inconvénient d’une mailing liste : est-elle réservée uniquement aux professionnels ? Pour être tout à fait honnête avec vous, nous pensons que oui : la mailing list est réservée aux professionnels. Pourquoi ? Tout simplement car son utilisation n’aura de sens que si vous devez gérer un nombre élevé de contacts et d’administrateurs de votre liste. De par sa nature, la mailing list n’est pas adaptée pour une petite entreprise ou bien une association locale. Pour autant, certaines TPE et startups ont tout intérêt à mettre en place des mailing lists si elles sont situées dans un marché de niche. Encore une fois, nous estimons qu’il n’existe pas de vérité absolue et la seule question que vous devez vous poser avant de vous lancer dans la mise en place d’une mailing-list est : Est-ce un réel besoin pour aujourd’hui ou pour demain ? Si la réponse à cette question est oui alors nous vous encourageons à vous lancer !

Conclusion

Pour conclure sur les inconvénients d’une mailing list, vous pouvez retenir que développer votre liste de contacts est la principale difficulté, et que pour réussir il vous faudra du temps et de la méthodologie. Le paramétrage, bien qu’indispensable, peut être un réel frein. Enfin nous pensons au Blog du Digital, que la mailing list n’est pas adaptée pour tout le monde.

Le meilleur Logiciel pour gérer vos mailing lists

Pour finir ce dossier consacré à la mailing list, nous avons décidé de vous présenter le meilleur logiciel du moment pour gérer toutes vos listes. Selon nous, il s’agit de Sendinblue.

Présentation de Sendinblue

Sendinblue est un logiciel spécialisé dans l’envoi de mailings. Il permet également d’envoyer des campagnes de SMS. Si vous avez un site internet, vous également y insérer un service de chat afin de discuter en temps réel avec vos internautes. il dispose également d’autres fonctionnalités complémentaires telles que :

• la création de landing pages,
• la mise en place de formulaires d’inscription,
• la gestion de campagnes de publicité sur Facebook : Facebook Ads.

Un des points forts de Sendinblue est son accessibilité, dans tous les sens du terme. C’est un logiciel très intuitif que tout internaute peut prendre en main facilement et rapidement. De plus il existe une version gratuite du logiciel qui vous permettra d’envoyer jusqu’à 300 mails par jour. Si vous voulez envoyer davantage de mails vous pouvez prendre la formule lite qui vous permettra d’envoyer 20 000 mails tous les mois contre 19€.

La segmentation

Sendinblue propose une fonctionnalité de segmentation de vos contacts au sein de vos mailing lists. Ici le but est de diviser vos destinataires en petits groupes. Pour cela vous définirez des caractéristiques en fonction de vos besoins. Ces caractéristiques sont totalement personnalisables. Certains d’entre vous nous demandent : pourquoi Sendinblue propose-t-il cette fonctionnalité de segmentation ? L’intérêt est très simple : il s’agit de vous permettre de personnaliser le contenu de vos messages en fonction du groupe de contacts choisi. Prenons un peu de hauteur, grâce à cela vous pourrez adresser des messages pertinents et adaptés à vos destinataires plutôt qu’un message générique envoyé à tous vos contacts. Bien évidemment la volonté derrière cette fonctionnalité pour Sendinblue est de consolider les relations de ses utilisateurs avec leurs contacts, et également de générer davantage d’engagement.

Le lien avec le CRM

Une autre fonctionnalité intéressante de Sendinblue pour la gestion des mailing lists est l’intégration et le suivi de toutes les interactions avec le CRM de votre choix. Tout d’abord qu’est ce qu’un CRM ? En anglais CRM signifie Customer Relationship Management, ce qui donne en français Gestionnaire de la Relation Client. Concrètement, un CRM est souvent un module intégré à un ERP. La finalité est de pouvoir importer toutes les données de Sendinblue, y compris les mailing lists, dans le CRM que vous utilisez. Le paramétrage se fait en quelques clics. Ainsi toutes vos données clients seront centralisées et vous pourrez bien évidemment organiser vos contacts pour lancer des campagnes de communication performantes.

Conclusion

Au Blog du Digital, nous considérons que Sendinblue est un logiciel des plus complets et le plus performant du moment. Il est votre meilleur atout pour créer et aussi mettre à jour vos mailing listes grâce à ses fonctionnalités de segmentation et à la facilité d’intégration avec un CRM.

Mailing list : la synthèse

En guise de conclusion, nous avons décidé de vous préparer une synthèse de ce guide sur la mailing list.

Une mailing list est une liste de destinataires stockée sur internet qui peut par exemple vous servir de liste de contacts pour vos campagnes d’emailing.

Pour ceux qui se demandent : pourquoi faire une mailing list ? La réponse est simple : pour collaborer ! En effet la mailing list est un outil très pertinent lorsque vous gérez un nombre important de contacts avec d’autres personnes, par exemple au sein d’un même service ou d’une entreprise. En gérant des niveaux d’autorisation différents selon les personnes, vous bénéficierez d’un outil performant et sécurisé.

Les avantages d’une mailing-list sont nombreux : la traçabilité est totale et vous permettra de savoir qui a fait quelle modification. Il existe néanmoins quelques inconvénients, notamment la nécessité du paramétrage lors de la création de cette liste.

Pour finir cette synthèse, selon nous le meilleur logiciel pour gérer vos mailings lists est Sendinblue.

Mailing liste : notre conclusion

Pour terminer ce dossier portant sur les mailing lists, nous espérons avoir vraiment répondu à vos demandes en vous rédigeant cet article détaillant tous ces aspects. Si vous ne devez retenir qu’une seule chose : la mailing list est un formidable outil pour faire vivre liste de contacts de manière professionnelle.

Après avoir lu ce dossier, il se peut que vous ayez des questions, des remarques ou bien des suggestions de thématiques à aborder. Si c’est le cas, vous avez la possibilité de nous envoyer un message en complétant notre formulaire de contact. Même si nous mettons tout en œuvre pour répondre le plus rapidement possible à toutes les questions qui nous sont posées, Nous vous demandons de patienter car notre délai de réponse est pour l’instant entre six et huit jours ouvrés. Mais c’est promis, nous répondons à tout le monde !

Pour finir si vous souhaitez en savoir plus ou approfondir vos connaissances sur le vaste sujet qu’est l’emailing, nous vous encourageons à lire notre guide quand envoyer un e-mailing ? Ainsi vous pourrez déterminer quel est le meilleur jour de la semaine et quelle est la meilleure heure de la journée pour diffuser vos campagnes mailing en fonction de vos besoins et de votre contexte.

A bientôt sur le Blog du Digital !