Comment faire un bon emailing avec Gmail ?

Découvrez comment réussir une campagne emailing sur Gmail : créez un design sur-mesure et atteignez vos objectifs.

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

Tout le monde connaît Gmail pour envoyer et recevoir des emails au quotidien. Mais saviez-vous que vous pouvez également utiliser la messagerie de Google pour créer de superbes emailings et même des newsletters ? Si si, c’est tout à fait possible et relativement simple une fois que vous avez compris comment faire. Il faut savoir que c’est une question que nous recevons régulièrement au blog du digital : Comment créer un mailing avec Gmail ? C’est pour cela que nous avons décidé de nous lancer dans la rédaction d’un dossier afin de vous montrer comment créer une campagne mail avec l’outil de Google. Ici, notre volonté est de vous faire gagner du temps à chaque étape avec une approche concrète.

Bonne lecture.

Voici le sommaire de ce dossier consacré à l’envoi d’emailing sur Gmail :

1. Créer un compte gratuit
2. Insérer sa liste de contacts
3. Concevoir son emailing
4. Diffuser le message

Emailing : comment créer votre compte sur Gmail ?

La toute première étape pour envoyer un emailing avec Gmail va être de vous créer un compte Google. Vous allez rapidement et simplement pouvoir bénéficier de toute la puissance des fonctionnalités et des solutions Google, cela ne nécessite que quelques clics.

Renseignez vos informations essentielles

La première étape va être de créer votre compte auprès de Google. Pour y parvenir, voici un lien qui va vous faire gagner du temps en accédant directement à la page de création de compte. 

Voici à quoi ressemble la page de création de compte Gmail.

Une fois arrivé sur la page de création de compte, voici les informations et les renseignements que vous devez préciser : 

1. Votre nom,
2. Votre prénom,
3. Un nom d’utilisateur qui va vous servir d’identifiant. Voici une précision importante : le nom d’utilisateur que vous choisissez doit être unique et donc différent de tous les noms d’utilisateurs qui sont déjà enregistrés auprès de Google. Cela signifie que vous ne pouvez pas reprendre un nom d’utilisateur qui est utilisé par un autre internaute. Vous devez donc faire preuve d’originalité. Néanmoins, pas de panique si vous avez du mal à trouver un identifiant unique puisque Google vous aide et vous fera des propositions si vous en avez besoin.
4. Votre mot de passe. Nous vous conseillons de choisir un mot de passe sécurisé, c’est-à-dire assez complexe pour éviter toute tentative de piratage à l’avenir. bien évidemment, ne communiquez jamais votre mot de passe à un tiers.
5. Une confirmation du mot de passe que vous venez de saisir.

Accédez à toute la suite Google

Maintenant que vous avez terminé l’étape de création de compte sur Gmail, vous allez pouvoir accéder à votre boîte de réception et également pouvoir recevoir et envoyer des messages. Avec ce compte Gmail, vous avez également accès à tous les outils de la suite Google Workspace, et ce gratuitement ! Voici quelques logiciels que vous allez pouvoir utiliser au quotidien : 

1. Docs : Un logiciel de traitement de texte pour préparer tous vos courriers par exemple,
2. Slides : Un outil pour créer des présentations comme Powerpoint,
3. Sheets : Un tableur qui vous permet de créer des feuilles de calcul au même titre que Microsoft Excel,
4. Sites : Un outil performant pour créer votre site internet sans avoir besoin de connaissances techniques,
5. My Business (Maps) : Un logiciel utile pour piloter votre présence sur Google Maps, c’est ce que l’on appelle du référencement local,
6. Youtube : La célèbre plateforme vidéo qu’il est inutile de présenter puisque mondialement connue.

Vous l’aurez compris, créer un compte sur Gmail pour envoyer un email vous permet de bénéficier d’un grand nombre de logiciels puissants. En outre, vous devez savoir que tous ces outils sont connectés les uns aux autres afin de permettre une excellente compatibilité. Enfin, ces logiciels sont particulièrement adaptés à la collaboration en ligne, puisque les paramètres de partage permettent à plusieurs personnes de travailler sur un seul fichier au même moment.

Comment intégrer vos contacts dans Gmail pour votre mailing ?

Maintenant que vous avez créé votre compte Google, nous allons voir comment créer et paramétrer votre liste de destinataires. Ensuite, nous verrons comment l’importer dans votre carnet d’adresses, appelé « Contacts » chez Google.

Comment créer une liste de contacts pour Gmail ?

Pour créer votre liste de destinataires afin d’envoyer votre mailing, nous vous recommandons vivement d’utiliser un logiciel tableur. En France, les deux solutions les plus répandues sont Excel, qui appartient à Microsoft et Sheets, qui appartient à Google. Le principal avantage de Google par rapport à son concurrent Microsoft est que les logiciels qu’il propose sont gratuits. Le nouveau fichier que vous allez créer dans Sheets s’appelle une feuille de calcul. Au sein de cette feuille de calcul, nous vous conseillons de structurer votre contenu avec la méthode suivante : 

• Faites correspondre chaque ligne de votre fichier avec un destinataire unique. Nous vous conseillons également de consacrer la première ligne pour saisir vos en-têtes de colonnes.
• Dédiez chaque colonne à une information précise pour vos contacts. Dans le cadre d’un emailing, vous vous doutez bien que l’adresse email est une donnée qui est indispensable. Néanmoins, vous pouvez aller au-delà et saisir des informations complémentaires sur vos destinataires telles que le nom, le prénom, la civilité, ou tout autre information que vous jugez utile.

Après avoir terminé de saisir toutes les données nécessaires pour votre liste de destinataires sur Gmail, il reste une étape importante à faire qui va vous permettre de gagner du temps par la suite. Il s’agit d’exporter la base de données que vous venez de créer. Concrètement, nous vous recommandons d’enregistrer votre listing au format CSV, puisque ce format est la seule extension qui va vous permettre d’importer ces contacts dans votre carnet d’adresses de Google. C’est pour cela que vous devez privilégier le format CSV et surtout pas enregistrer votre fichier avec une extension du type XLS ou bien XLSX.

Comment importer vos destinataires dans votre carnet d’adresses ?

Après avoir enregistré votre liste de contacts au format CSV, vous devez maintenant l’importer dans l’application Contacts de Google. Voici un lien pour vous rendre dans l’application Contacts. Une fois rendu dans l’application, regardez le menu de gauche et cliquez sur le bouton Importer. À ce moment, la fenêtre suivante va s’ouvrir, elle vous permet d’importer vos destinataires.

Voici à quoi ressemble la page pour importer vos contacts d’emailing dans Gmail.

Cliquez sur le bouton Sélectionner un fichier afin d’intégrer vos destinataires dans votre carnet d’adresse Google. Puis, vous devez retrouver le fichier CSV que vous avez préalablement créé lorsque vous avez exporté votre base de données. Une fois que cela est fait, pensez bien à indiquer un libellé. Chez Google, le libellé correspond à une étiquette que vous allez attribuer à tous les contacts que vous êtes en train d’importer. Ici, notre conseil est de leur attribuer un libellé simple et concis, qui vous permettra d’identifier rapidement ces contacts pour pouvoir éventuellement les réutiliser par la suite.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de la liste de vos destinataires, lisez notre guide Email : Comment paramétrer vos listes de contacts ? 

Comment concevoir un superbe design d’e-mail avec Gmail ?

Maintenant que vous en avez terminé avec votre liste de contacts, vous pouvez passer à l’étape de la conception de votre emailing dans Gmail. Ici, nous vous conseillons de diviser votre design en deux étapes : 

1. Créer votre message sur un logiciel tiers,
2. Transférer votre message sur Gmail.

Créez un design unique sur un logiciel tiers

Si nous vous conseillons de créer le design de votre emailing sur un logiciel autre que Gmail, c’est tout simplement parce que Gmail n’a pas été conçu pour réaliser une bonne conception. Rappelez-vous, Gmail est un excellent outil à utiliser au quotidien pour envoyer et recevoir des messages, cependant il n’a pas été pensé ni conçu pour envoyer un emailing à un grand nombre de personnes. Aussi, sachez qu’il existe un grand nombre de logiciels email avec lesquels vous allez pouvoir concevoir de superbes messages. Il existe même un logiciel email qui se démarque de ses concurrents puisqu’il est disponible dans une version entièrement gratuite : il s’agit du logiciel email Brevo. En effet, cet outil vous permet de créer une conception entièrement personnalisée en fonction de vos besoins et de votre contexte. Concrètement, vous pouvez partir d’une feuille blanche et créer un design vous-même. Cependant, vous avez également la possibilité d’utiliser un template d’email. Chez Brevo, les templates vont vous permettre de gagner un temps précieux sur le design de votre message puisque vous n’avez plus qu’à personnaliser le template choisi avec votre texte et vos illustrations.

Pour approfondir le sujet du design, vous pouvez consulter notre dossier Email : Comment créer un magnifique design ? 

Transférez votre emailing sur Gmail

Après avoir terminé la conception de votre email, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer sur votre adresse Gmail. En procédant de la sorte, vous allez recevoir votre emailing comme si vous en étiez un destinataire. Par la suite, vous n’avez plus qu’à transférer ce message à la liste de destinataires que vous aviez précédemment importée. C’est ici que la notion de libellé que nous avons abordée plus haut prend tout son sens. En effet, pour envoyer votre email à tous les destinataires que vous avez rapporté sur Gmail, il vous suffit de saisir le libellé que vous aviez précisé lors de l’étape de l’import. En sélectionnant ce libellé, vous allez voir que toutes les adresses email vont venir s’ajouter en tant que destinataires de votre message.

Attention, il est très important d’être vigilant concernant l’endroit où vous saisissez ce fameux libellé. Effectivement, ne faites pas l’erreur de saisir ce libellé dans la première zone des destinataires intitulée À, sinon tous les destinataires auront accès à l’ensemble des membres de votre liste. Privilégiez plutôt la saisie du libellé dans la zone CCI, qui vous permet d’envoyer vos messages en copie cachée invisible.

Voici à quoi doit ressembler la zone de destinataires de votre emailing.

Comment envoyer votre emailing avec Gmail ?

Maintenant que vous avez saisi les destinataires pour votre emailing dans Gmail, il vous reste une dernière étape : diffuser votre message auprès de votre audience. Là, vous avez deux possibilités : 

1. Une diffusion immédiate,
2. Une diffusion programmée.

Un envoi immédiat de votre message

Si vous souhaitez envoyer votre emailing à tous vos destinataires juste après avoir terminé sa préparation, alors vous pouvez opter pour un envoi immédiat. Dans ce cas, votre message sera diffusé de suite auprès de tous les membres de votre liste de contacts.

Un envoi programmé dans le futur

Cependant, il se peut que le moment où vous préparez votre email ne soit pas le meilleur moment pour sa diffusion, par exemple en soirée, ou bien à une heure qui ne convient pas. Ici, Gmail est intéressant puisqu’il vous offre la possibilité de programmer un envoi dans le futur. Concrètement, vous choisissez la date d’envoi ainsi que l’heure précise à laquelle vous souhaitez faire partir votre mail. Lorsque c’est fait, vous verrez apparaître une nouvelle zone dans le menu de gauche de Gmail qui s’intitule Planifié. C’est ici que vous pouvez retrouver tous les messages que vous avez programmés.

Voici la zone Planifié, qui apparaît dans Gmail après avoir programmé un email.

Emailing avec Gmail : Conclusion

Pour conclure ce dossier consacré à l’envoi d’un emailing avec Gmail, voici l’essentiel des informations que vous devez retenir : 

1. La création d’un compte sur Gmail est très simple et entièrement gratuite. En plus de la messagerie de Google, vous bénéficiez de logiciels très intéressants pour faire de la bureautique.
2. Pour créer votre liste de destinataires, nous vous conseillons d’utiliser le logiciel Google sheets, accessible gratuitement si vous avez un compte Gmail. Ici, consacrez les lignes de votre fichier à vos contacts et les colonnes aux informations les concernant. Ensuite, enregistrez votre base de données au format CSV pour pouvoir l’importer dans l’application Contacts de Google. 
3. La troisième étape de votre emailing concerne le design et la conception de votre message. Clairement, notre recommandation est d’utiliser un autre logiciel que Gmail pour cette étape puis de transférer le message créé sur Gmail afin de pouvoir le diffuser par la suite.
4. La dernière étape concerne la diffusion de votre message auprès de tous vos destinataires. Vous avez deux possibilités : soit vous envoyez votre message de suite à vos contacts, soit vous décidez de programmer l’envoi dans le futur.