Comment créer un emailing avec le logiciel Excel ?

Voilà une question qui nous est fréquemment envoyée : comment faire un emailing à partir d’Excel ? Comment créer un fichier Excel avec suffisamment de données pour pouvoir envoyer un email ? Quelles sont les contraintes techniques ? Et surtout comment personnaliser le contenu de l’email avec des données issues de mon fichier Excel ?Soyez rassuré, cet article est là pour vous aider. Nous avons rédigé ce guide personnalisé pour vous : afin de vous aider à créer des emailings et des newsletters dont vos lecteurs ne pourront plus se passer !

Au programme pour cet article :

1. définitions d’un emailing et d’une newsletter
2. pourquoi un fichier Excel dans un emailing ?
3. comment préparer son fichier Excel pour un emailing ?
4. comment intégrer un fichier Excel dans un emailing ?
5. comment personnaliser le contenu d’un email avec un fichier Excel ?
6. les meilleurs logiciels d’emailing compatibles avec Excel

Pour ce guide  » Comment faire un emailing à partir d’Excel ? « , nous avons préféré commencer par vous donner deux définitions concrètres qui vont vous aider à y voir plus clair : la newslettter et l’emailing. Après nous verrons comment créer un fichier Excel qui soit compatible avec les logiciels modernes d’emailing. Ensuite nous verrons comment personnaliser le contenu d’un email en fonction des données intégrées dans le fichier Excel. Enfin nous vous présenterons plusieurs logiciels spécialisés dans la création d’emailing et de newsletter, qui vont vous permettre d’exploiter pleinement votre fichier Excel, chaque outil ayant des points forts et des points faibles. En conclusion nous vous avons préparé une synthèse de la création d’un emailing avec Excel. Nous vous souhaitons une bonne lecture, et avant tout nous espérons que cet article vous aidera à répondre de manière concrète à vos besoins. Enjoy !

Définitions d’un emailing et d’une newsletter

Qu’est-ce qu’un emailing ?

Un emailing consiste en l’envoi d’un email avec un contenu unique, à plusieurs destinataires et au même moment. La plupart du temps on considère qu’un emailing est un message avec une portée uniquement commerciale. En effet il a souvent pour finalité de déclencher une action qui dépend de votre activité : acheter un produit, s’abonner à une newsletter, remplir un formulaire de contact, suivre une page ou un compte sur les réseaux sociaux, etc.

Qu’est-ce qu’une newsletter ?

Une newsletter est différente d’un emailing. Effectivement elle n’a pas de vocation commerciale mais est censée apporter de l’information ou des actualités d’une organisation quelle qu’elle soit : entreprise, association, marque, etc. Elle est souvent composée de plusieurs parties, chacune traitant d’un sujet particulier. La newsletter permet au lecteur, s’il trouve le sujet intéressant, d’en savoir plus en cliquant sur le bouton, également appelé CTA pour Call To Action. Le lien l’emmènera sur l’article qu’il pourra lire en intégralité.

Quelles sont les différences entre un emailing et une newsletter ?

Finalement, on voit bien que l’emailing et la newsletter ont une grande différence qui se situe au niveau de la finalité. Là où un emailing a une forte dimension commerciale, la newsletter se situe sur un niveau informationnel.

Pourquoi un fichier Excel dans un emailing ?

Un fichier excel est indispensable pour pouvoir réaliser une campagne d’emailing. C’est ce fichier qui va contenir les données correspondant au listing des contacts à qui vous aller envoyer votre email. Pour chacun de vos destinataires, il y a une info qui est évidemment indispensable : l’adresse email. Vous pouvez rajouter des informations qui vont vous permettre d’identifier facilement vos contacts. Tout type de contenu peut être inséré : le nom de l’entreprise de votre contact, son adresse, ses autres coordonnées comme un numéro de téléphone portable. Si vous voulez aller plus loin, vous avez la possibilité de personnaliser du contenu en fonction de vos destinataires. L’exemple le plus parlant est d’avoir l’information « civilité » dans votre fichier excel et de l’insérer dans votre email en tant que lien. Ainsi, pour chaque destinataire, la civilité de la personne apparaîtra avant son nom :  » Madame Dupont « ,  » Monsieur Henry « , etc.

 Pour conclure ce paragraphe : un fichier excel est indispensable pour réaliser une campagne d’emailing car il comporte des informations essentielles sur votre listing de destinataires.

Comment préparer son fichier Excel pour un emailing ?

Bien souvent c’est la toute première étape dans la création d’un mailing : la préparation du fichier Excel qui comporte toutes les informations essentielles concernant vos destinataires. Comme nous venons de l’évoquer précédemment, ce listing peut contenir des informations indispensables ou non. Les informations indispensables sont par exemple les adresses emails de vos contacts. Les données superflues peuvent apporter un complément d’information sur vos contacts : les noms et prénoms, les coordonnées, etc.

Revenons-en à votre fichier Excel et à sa préparation. Tout d’abord, il faut savoir que la structure du fichier Excel est imposée, c’est devenu une pratique obligatoire. Chaque colonne du fichier représente une information sur vos destinataires et chaque ligne représente un destinataire. Attention à ne surtout pas inverser les lignes et les colonnes ! Il ne faut pas mettre les informations sur vos destinataires en ligne et les destinataires dans les colonnes. Vous risquez un problème de non compatibilité lors de l’import de votre fichier Excel dans votre logiciel d’emailing. Ces outils sont puissants, mais ne savent pas intégrer une structure de la sorte.

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un exemple concret en image :

Pour Excel, il n’y a quasiment aucune limitation en termes de quantité d’informations dans votre fichier. Vous pouvez avoir autant de lignes et de colonnes que vous souhaitez. Néanmoins soyez vigilant en respectant les crédits qui vous sont attribués en fonction de la licence et du logiciel d’emailing que vous utilisez.

Comment intégrer son fichier Excel dans son emailing ?

Ca y est, vous avez fini de préparer le fichier Excel pour votre emailing : votre liste de destinataires est optimale. Rassurez-vous, vous avez fait le plus dur. En effet la préparation du fichier des destinataires est souvent chronophage mais néanmons indispensable. Par la suite, si votre fichier est correctement conçu, vous ne perdrez pas de temps lors de l’import dans votre logiciel d’emailing. Par contre, si vous devez y apporter des modifications, vous devrez, une fois ces modifications faites, à nouveau importer votre fichier dans votre outil. C’est là que la perte de temps devient considérable.

Pour intégrer votre fichier Excel dans votre emailing, votre logiciel doit vous permettre d’importer des contacts avec une possibilité de sélectionner un fichier. Cela se passe normalement au tout début du paramétrage de votre campagne. La conception de votre email, avec l’ajout de texte, d’images et de boutons se fait après l’intégration de vos destinataires.

Voici un exemple concret avec le logiciel d’emailing Brevo :

Ici, il faut sélectionner Importer un fichier puis cliquer sur Fichier. Le logiciel vous demandera par la suite d’aller sélectionner le fichier Excel contenant toutes les informations pour vos destinataires.

L’étape suivante est le paramétrage des correspondances. Il va s’agir de préciser dans votre logiciel d’emailing quelle colonne correspond à quelle information. Concrètement, vous allez indiquer que la 1ère colonne contient par exemple les adresses emails de vos contacts, la seconde colonne les noms, la troisième colonne les prénoms, etc. Vous devrez le faire pour toutes les colonnes de votre fichier Excel. Cela peut sembler fastidieux mais c’est très important. En effet cela va permettre à votre logiciel de mailing de savoir à quel endroit est placée l’information dont il va avoir besoin.

Pour finir, l’intégration d’un fichier Excel dans votre emailing est importante. Pour vous assurer que l’import se passe correctement, nous vous conseillons de bien préparer et de structurer votre listing. Ainsi vous gagnerez du temps.

Comment personnaliser le contenu de son emailing avec un fichier Excel ?

L’intérêt du fichier Excel pour vos mailings va au-delà du simple listing de vos destinataires. Effectivement, en fonction du logiciel d’emailing que vous utilisez, vous pouvez personnaliser le contenu directement dans vos emails pour chacun de vos contacts. Voici un exemple concret pour illustrer : dans votre fichier vous avez, pour chaque destinataire, la civilité (monsieur ou madame) ainsi que le nom. Et bien, en établissant une correspondance vous pourrez intégrer ces deux informations pour personnaliser vos emails. Ainsi, chaque email reçu sera personnalisé par contact. Dans un email vous aurez par exemple  » Bonjour Monsieur Dupond  » et dans un autre  » Bonjour Madame Henry « . Cela peut sembler négligeable comme impact. Pourtant, à l’heure où l’on reçoit beaucoup d’emails tous les jours, une personnalisation peut faire la différence par rapport à vos concurrents et attirer l’oeil de vos lecteurs. Voici une illustration de correspondance, réalisée avec le logiciel d’emailing Brevo. Pour mettre en place une correspondance, il vous faut cliquer sur le bouton { } puis sélectionner le ou bien les données à insérer dans votre email.

Les meilleurs logiciels d’emailing compatibles avec un fichier Excel

Pour aller encore plus loin, nous avons sélectionné plusieurs logiciels d’emailing compatibles avec les fichiers Excel modernes.

1. Brevo : il s’agit, selon nous, de l’outil d’emailing le plus complet du moment. Non seulement il vous permet de parfaitement réaliser l’import de fichiers Excel, vous pouvez également personnaliser le contenu texte de vos emails sans aucune limite de caractère ou de mots
2. Sarbacane : un outil également puissant qui va réaliser l’import de fichier Excel pour importer tous vos destinataires.

Comment faire un emailing avec Excel ? La synthèse

En conclusion, il est tout à fait possible d’intégrer un fichier Excel dans un emailing. Au-delà du simple listing de destinataires, il vous offre la possibilité de personnaliser le contenu de votre message en fonction de vos destinataires.  

Comment faire un emailing avec Excel ?

Pour conclure, nous espérons que cet article  » Comment faire un emailing à partir d’Excel ?  » a répondu à vos besoins et aux questions que vous vous posiez. Vous avez encore des questions, ou bien des suggestions de thématique à aborder ? Envoyez-nous un message. Nous ferons en sorte de vous répondre le plus tôt possible. Pour finir, si vous êtes intéressé par le sujet des emailings, nous avons également d’autres conseils sous forme de guide comme par exemple : comment faire un emailing ?