Comment réussir son email de rentrée ?

Dossier rédigé par Mathieu Jaulin

Comment créer un bon email pour la rentrée scolaire ? Comment réussir la conception et quel type de contenu mettre dans un emailing ? Voici des exemples de messages que nous recevons souvent dans notre messagerie. Il est vrai que la rentrée est un moment particulièrement adapté pour communiquer et pouvoir se différencier de ses concurrents. C’est pourquoi nous nous sommes lancés dans la rédaction d’un guide dédié à la rentrée. Au blog du digital notre objectif est double : nous voulons vous faire gagner du temps dans vos actions de communication et également vous permettre d’améliorer vos résultats. Pour cela, nous allons commencer par vous présenter le meilleur logiciel emailing. Ensuite, nous verrons quelles sont les étapes pour réussir votre email. Puis nous vous présenterons des exemples ainsi que des modèles et des template d’e-mail que vous pouvez utiliser pour la rentrée. Enfin, la dernière partie sera consacrée à la mesure de vos performances.

Bonne lecture !

Au programme de ce guide dédié à l’email de rentrée :

1. Le meilleur logiciel pour faire un emailing
2. Les étapes pour créer votre email
3. Modèles et templates d’email
4. Evaluer les performances de votre campagne mail

Quel logiciel utiliser pour faire un mail de rentrée ?

La première étape pour envoyer votre email à la rentrée est de choisir le meilleur logiciel parmi toutes les solutions qui existent. Pour vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné celui qui présente le meilleur rapport qualité prix du moment, il s’agit du logiciel Brevo. Voici les raisons qui font que nous l’utilisons pour nos propres envois d’emails au Blog du Digital :

1. Il est très accessible. En effet, son éditeur d’email, également appelé builder, est à la fois simple d’utilisation et performant. Avec lui, vous pouvez insérer tout type de contenu dans votre message : texte, illustration, vidéo, audio, bouton, etc.
2. C’est une solution française. Si cela peut être un critère suffisant pour certains, il faut bien comprendre qu’utiliser un logiciel français garantit un respect total de la réglementation en vigueur dans notre pays. Avec lui, vous êtes sûr de respecter le fameux RGPD : Règlement Général pour la Protection des Données.
3. Son prix est attractif : vous pouvez même utiliser la version gratuite si vous avez moins de 300 destinataires dans votre base de données, cette version est idéale pour débuter en emailing. Pour augmenter ce plafond, vous pouvez opter pour la version Lite qui augmente la limite à 20 000 envois d’email par mois, pour un budget de 19€.
4. Sendinblue est plus qu’un logiciel d’email, avec lui vous pouvez également envoyer des SMS. C’est utile pour multiplier vos canaux de communication et augmenter votre visibilité. Néanmoins, soyez vigilant et n’envoyez pas trop de messages texte, sous peine de vous faire classer en spam et de détériorer votre note de délivrabilité.
5. Il propose des fonctionnalités intéressantes pour les webmasters. Avec lui, vous pouvez concevoir des landing pages et même créer et diffuser des formulaires.

Comment créer un email de rentrée ?

Pour réussir votre email à la rentrée, nous vous conseillons de suivre une méthodologie précise composée de plusieurs étapes :

1. Créer et paramétrer correctement votre liste de contacts,
2. Rédiger un objet percutant pour vos emails,
3. Concevoir un joli design de mail,
4. Mesurez vos performances avec l’analyse de toutes vos statistiques.
5. Utilisez un modèle d’e-mail pour gagner du temps.

Email rentrée : Comment créer sa liste de destinataires ?

La première étape pour réussir votre email à la rentrée est de créer et de correctement paramétrer votre liste de contacts.

Choisir le bon tableur

Pour constituer votre base de données, vous devez utiliser un logiciel de type tableur. Les deux tableurs les plus connus sont les logiciels Excel de Microsoft et Sheets de Google. L’avantage d’Excel est qu’il est le tableur le plus répandu. Son principal inconvénient est qu’il fait partie de la suite Microsoft Office, et est donc payant. C’est là que Google Sheets se distingue de par sa gratuité. Une autre force de Sheets est son aspect collaboratif parfaitement adapté pour les étudiants.

Structurer les informations sur les colonnes et les lignes

Maintenant que vous avez sélectionné votre tableur, vous pouvez commencer par créer une nouvelle feuille de calcul. Cette feuille de calcul ressemble à un tableau gigantesque dans lequel vous allez saisir toutes les informations nécessaires à l’envoi de votre email pour la rentrée. Afin de correctement renseigner toutes les données et également faire en sorte que votre base de données soit parfaitement compatible avec votre logiciel d’e-mail, nous vous conseillons de suivre la structure suivante concernant les lignes et les colonnes :

• Chaque colonne doit contenir une donnée concernant l’ensemble de vos destinataires. la première information dont vous avez besoin est l’adresse email, elle est bien évidemment indispensable. Ensuite, vous pouvez également intégrer des données complémentaires qui peuvent vous permettre de personnaliser le contenu de votre email en fonction du destinataire à qui il est envoyé. C’est le cas par exemple avec le prénom ou le nom et également la civilité. En effet un message commençant par « Bonjour Thomas » aura plus d’impact qu’un message commençant par un simple « Bonjour » générique.
• Chaque ligne, quant à elle, correspond à un destinataire différent. Autrement dit, vous aurez autant de lignes dans votre liste de contacts pour la rentrée que de destinataires.

Enregistrer votre liste dans le bon format

Quand vous avez terminé de compléter votre listing, vous devez veiller à l’enregistrer et l’exporter dans un format qui soit compatible avec votre logiciel de mail Brevo. À ce moment-là vous avez le choix entre trois formats différents :

• XLSX,
• CSV,
• TXT.

Nous vous conseillons de privilégier le format XLSX qui est le format rendu populaire par Microsoft Excel. Avec une extension xlsx vous pouvez effectuer des filtres et trier les données comme bon vous semble.

Si vous voulez en savoir plus sur la gestion des listes de contacts, vous pouvez lire notre article Emailing : Comment paramétrer ses listes de contacts ?

Email : Comment rédiger un bon objet pour la rentrée ?

Maintenant que vous avez terminé votre base de données, vous pouvez passer à la rédaction de l’objet de votre email de rentrée. Tout d’abord il faut savoir que l’objet de l’email est un élément primordial puisque c’est grâce à lui que vous pouvez convaincre vos lecteurs d’ouvrir votre message. Néanmoins il ne faut pas créer d’objet trop long sous peine de désintéresser vos lecteurs. Au blog du digital nous vous conseillons de faire des objets d’e-mail qui ne dépassent pas la douzaine de mots. Concrètement voici la structure que nous vous conseillons de suivre si vous voulez obtenir un objet percutant et qui captive l’attention de vos lecteurs :

1. Démarrez votre objet en annonçant la thématique que vous traitez dans votre email, si possible en quelques mots seulement.
2. Ensuite, posez une question qui soit pertinente et qui captive l’attention de vos internautes.

Voici quelques exemples d’objets pour vous aider à bien comprendre :

• Email : Comment réussir sa rentrée ?
• Email de rentrée : Comment trouver des idées ?
• Rentrée : Comment bien communiquer par email ?

Pour en savoir plus sur les objets, allez lire notre dossier Email : comment rédiger un bon objet ?

Comment réussir le design de son email ?

Pour réussir votre email de rentrée, vous devez soigner son design et sa conception. Pour cela, nous pensons que vous devez structurer votre message en trois parties : introduction, corps de texte puis conclusion. Voici une information importante en ce qui concerne le design : un internaute passe en moyenne quinze secondes à consulter un email. Cela signifie que vous devez concevoir un design épuré et surtout que vous devez aller à l’essentiel.

Introduire correctement votre email

La première partie de votre email est l’introduction. Ici votre objectif doit être de permettre au lecteur de bien comprendre que vous êtes un expert dans le domaine que vous traitez. C’est pourquoi nous vous conseillons de concevoir une introduction qui sera composée de deux éléments :

1. Tout d’abord placer votre logo en le centrant horizontalement. Si vous n’avez pas encore de logo, vous pouvez vous contenter d’écrire le nom de votre organisation,
2. Ensuite, rédiger une phrase qui donne envie à vos lecteurs de lire la suite de votre email. Il peut s’agir tout simplement de mettre en avant la valeur ajoutée que vous apportez dans votre domaine ou bien d’annoncer la problématique que vous traitez.

Concevoir la partie centrale avec attention

Passons maintenant au contenu qui est le plus important pour la rentrée : la partie centrale. Nous vous rappelons que vous devez aller à l’essentiel en termes de design car les internautes consacrent de moins en moins de temps à lire un email. C’est pourquoi selon nous il est préférable de prendre le temps de rédiger quelques lignes bien pensées puis d’insérer tout simplement un bouton d’action. Ainsi, lorsqu’un de vos destinataires clique sur ce bouton, il sera redirigé vers une page de votre site internet sur laquelle il pourra soit trouver la réponse à la problématique que vous abordez soit au minimum trouver un début de réponse. Nous vous conseillons vraiment de choisir une structure simple pour la conception de votre email de rentrée, plus elle sera simple plus elle sera efficace. Par contre attention, il faut savoir qu’en marketing réussir à faire simple s’avère parfois compliqué et chronophage.

Conclure votre email avec une signature

Pour conclure votre message de rentrée, vous pouvez vous contenter d’intégrer votre signature email. Au sein de cette signature, veillez à n’intégrer que du contenu qui soit pertinent pour vous et également pour vos lecteurs. Voici quelques exemples de liens et d’information à insérer dans votre signature au moment de la rentrée :

• Vos nom et prénom,
• Votre fonction,
• Vos coordonnées : numéro de téléphone portable et adresse mail,
• Éventuellement votre adresse postale si vous recevez par exemple des clients dans vos locaux,
• Des liens renvoyant vers vos profils sur les réseaux sociaux comme LinkedIn, Twitter, Instagram ou Facebook. Soyez vigilant dans les réseaux sociaux que vous affichez puisqu’il vaut mieux ne sélectionner que ceux sur lesquels vous êtes actif.
• Si votre contexte s’y prête, vous pouvez également insérer un lien permettant à vos internautes de prendre rendez-vous en ligne dans votre agenda en direct.

Si vous voulez approfondir le sujet du design, nous vous avons préparé un guide Email : comment réussir le design ?

Email de rentrée : templates et modèles

Pour vous faire gagner du temps, nous avons retenu quelques templates et modèles d’email envoyés au moment de la rentrée scolaire. Vous pouvez vous en inspirer pour créer vos propres designs et vous en servir comme des sources d’inspiration.

Comment mesurer les performances d’un email de rentrée avec les statistiques ?

Voici la dernière étape pour réussir votre email : l’analyse des statistiques. L’objectif final est de pouvoir mesurer la performance de votre communication à la rentrée. Avant toute chose, vous devez attendre que votre campagne soit bel et bien terminée. Pour cela, vous devez attendre plusieurs jours après la dernière action réalisée par votre dernier destinataire, qu’il s’agisse d’une ouverture ou bien d’un clic. Pour bien comprendre : si au bout de trois jours vous ne constatez plus la moindre activité suite à la diffusion de votre email, alors vous pouvez logiquement en déduire que la campagne est clôturée. Concrètement, et pour vous faire gagner du temps, nous avons sélectionné trois KPI (Key Performance Indicator en anglais, qui se traduit par Indicateur de performance clé) : 

1. Le taux d’envoi,
2. Le taux d’ouverture
3. Le taux de clic

Le taux d’envoi pour mesurer la qualité de votre liste de contacts

Le premier indicateur que vous pouvez analyser pour mesurer la réussite de votre email de rentrée est le taux d’envoi. Cette statistique a pour finalité de mesurer la qualité de votre base de données. Pour la calculer, vous devez diviser le nombre d’emails réellement envoyés, autrement dit le nombre de crédits consommés, par le nombre de destinataires présents dans votre liste de contacts. 

Le taux d’ouverture pour évaluer votre capacité à donner envie à vos lecteurs de lire votre email 

La deuxième statistique que nous avons retenue est le taux d’ouverture. Son but ? Mesurer votre capacité à convaincre vos destinataires de lire l’email que vous leur avez envoyé lors de la rentrée. Voici sa méthode de calcul : diviser le nombre d’ouvertures générées une fois la campagne finie par le nombre d’emails envoyés.

Le taux de clic pour déterminer le niveau d’interactivité de votre campagne

La dernière statistique que nous avons choisie est le taux de clic, qui sert à déterminer l’interactivité globale de votre mail. Pour la calculer, il faut diviser le nombre de clics réalisés par vos contacts par le nombre de messages envoyés.

Imaginons un exemple concret pour calculer ces statistiques

Pour bien comprendre les méthodes de calcul de ces différents indicateurs, nous vous avons créé un exemple concret. Imaginons une campagne email avec les données suivantes : 

• Une liste de contacts comporte 3200 personnes,
• 3000 emails ont été envoyés,
• L’email a été ouvert 2000 fois,
• 1000 clics ont eu lieu.

Voici les indicateurs obtenus :

• Le taux d’envoi est de 3000 divisé par 3200, ce qui fait 93%,
• Le taux d’ouverture est de 2000 divisé par 3000, soit 66%,
• Et enfin le taux de clic obtenu est de 1000 divisé par 3000, soit 33%.

Pour approfondir le sujet des statistiques, vous pouvez découvrir notre guide Comment mesurer les performances d’un mailing ?

Email Rentrée : la synthèse

Pour réussir votre email de rentrée, nous pensons qu’il faut suivre un processus précis. C’est de cette façon que pourrez atteindre vos objectifs. Pensez également à utiliser des modèles d’emailing au moment de la rentrée, ainsi vous gagnerez un temps précieux. Ces templates peuvent également servir de source d’inspiration si vous ne les utilisez pas directement. Voici donc les étapes à suivre pour réussir votre campagne marketing à la rentrée scolaire : 

1. La première étape est la création de votre liste de destinataires. Si cela peut sembler simple pour des communicants expérimentés, il faut tout de même connaître quelques écueils à éviter. Tout d’abord, choisissez le bon logiciel pour constituer votre liste de contacts. Pour cela, vous avez le choix entre de nombreux tableurs, les plus connus et les plus performants étant Microsoft Excel et Google Sheets. Une fois votre fichier créé, nous vous conseillons de structurer de la façon suivante votre contenu au sein des colonnes et des lignes. Chaque colonne correspond à une donnée unique sur vos contacts, il peut s’agir de l’adresse email qui est indispensable mais également du nom, du prénom, de la civilité ou autre. Ensuite, chaque ligne correspond à un destinataire. Enfin, une fois votre base de données constituée, exportez-la dans un format qui soit compatible avec Sendinblue : XLSX, CSV ou bien TXT.
2. Rédiger un objet performant. L’objet de votre mail de rentrée est important parce qu’il a pour finalité d’encourager vos lecteurs à consulter le message. Pour réussir votre objet, nous vous conseillons de le diviser en deux parties : une première dans laquelle vous annoncez la thématique en seulement quelques mots, et une seconde où vous posez une question pertinente pour vos contacts.
3. Réussir le design de votre message. Le design de votre message ne doit répondre qu’à un seul critère : servir votre stratégie et répondre à vos besoins. Cela signifie que vous ne devez intégrer dans votre email que du contenu intéressant et indispensable. Concrètement, commencez votre design avec votre logo et une phrase de titre. Ensuite, préparez quelques lignes de texte sous lesquelles vous placerez votre call to action, qui est la partie la plus importante de votre email. En cliquant dessus, vos internautes seront redirigés vers une page de votre site internet sur laquelle ils pourront trouver une solution à la problématique que vous traitez, ou ne serait-ce qu’un début de réponse. Enfin, terminez votre design en plaçant votre signature. Elle peut contenir vos coordonnées, votre fonction, des liens vers votre site internet ou bien vos profils sur les réseaux sociaux. En fonction de votre contexte, vous pouvez également insérer un lien qui permette à vos lecteurs de prendre rendez-vous en ligne, directement dans votre agenda.
4. Mesurer vos performances. Cette dernière étape est cruciale, mais malheureusement trop souvent négligée par de nombreux communicants. Pour savoir si votre campagne mail est une réussite ou un échec, nous avons sélectionné pour vous trois indicateurs. Le premier est le taux d’envoi, qui détermine la qualité de votre listing clients. La seconde statistique est le taux d’ouverture, qui mesure votre compétence à convaincre vos contacts de lire votre email. Enfin, le dernier indicateur est le taux de clic, qui sert à évaluer l’interactivité de votre campagne de rentrée.
5. Utiliser des templates. Les modèles et templates sont d’excellents leviers pour gagner du temps. En les utilisant, vous n’avez plus qu’à adapter le contenu du message avec votre texte et vos illustrations.

Email Rentrée : notre conclusion

Pour finir notre guide consacré à l’e-mailing de rentrée, nous tenons à commencer par vous remercier. Chaque jour, vous êtes de plus en plus nombreux à venir sur notre blog pour consulter nos guides, nos dossiers et nos astuces. Si l’aventure du Blog du Digital dure depuis toutes ces années, c’est grâce à vous : nos fidèles lecteurs. C’est pourquoi il nous importe de vous adresser un immense MERCI ! Nous faisons tout notre possible pour conserver notre ADN originel : vous fournir des guides détaillés en accès libre, c’est cette méthode qui fait de notre site un acteur majeur dans le marketing digital. C’est pourquoi chaque semaine nous écrivons de nouveaux conseils avec deux objectifs : vous faire gagner du temps dans vos actions de communication et aussi vous permettre d’avoir de meilleurs résultats. Que vous soyez concerné par l’emailing, le référencement naturel, le référencement payant ou bien les réseaux sociaux, nous mettons toutes nos compétences à votre service.

Lorsque nous avons retenu la thématique de l’email de rentrée, notre objectif était de vous aider à créer un emailing qui soit performant à la fois pour vous et pour vos lecteurs. Après nous avoir lu, qu’en pensez-vous ? Avons-nous réussi à vous faire gagner du temps ? Votre avis nous importe, alors envoyez-nous un message via notre formulaire de contact. Si vous préférez, vous pouvez aussi nous laisser un commentaire ci-dessous. Nous faisons tout notre possible pour répondre rapidement à toutes les sollicitations que nous recevons. Néanmoins toutes nos réponses sont préparées à la main, c’est important pour nous, par Thomas :). Nous vous invitons à faire preuve de patience puisqu’actuellement notre délai de réponse est d’environ six jours ouvrés. Pourtant c’est promis, nous répondons à tout le monde !

Pour résumer ce dossier, retenez bien que la clé du succès est de mesurer vos performances après chaque campagne terminée. C’est de la sorte que vous pouvez identifier les réussites et les échecs parmi vos modifications. Pour ce qui est de la rentrée, nous vous avons présenté trois indicateurs que sont le taux d’envoi, le taux d’ouverture et le taux de clic.

Enfin, si vous voulez aller plus loin dans l’emailing, foncez lire notre article Quel est le meilleur moment pour envoyer un emailing ? En lisant ce guide, vous saurez quel est le meilleur moment dans la journée ainsi que le meilleur jour de la semaine pour diffuser vos messages.

A bientôt sur le Blog du Digital