Présentation complète du logiciel email Outlook

Vous souhaitez envoyer un superbe email avec Outlook ? Que vous soyez un débutant ou bien un expert en communication, nous avons créé ce dossier afin de vous présenter les forces d’Outlook, le logiciel email appartenant à Microsoft. Dans ce guide, nous allons commencer par vous présenter Outlook ainsi que toutes ses fonctionnalités (email, agenda, gestion des contacts, etc.). Ensuite, nous verrons quels sont ses points forts ainsi que ses points faibles. Pour finir, nous allons vous montrer comment réussir l’envoi d’un email performant à une liste de destinataires.

Bonne lecture.

Voici le sommaire de ce guide consacré à l’envoi d’un email avec Outlook :

1. Présentation complète du logiciel email Outlook avec ses fonctionnalités
2. Ses points forts et points faibles

Présentation du logiciel email Outlook et de ses fonctionnalités

Pour commencer ce dossier consacré au logiciel email Outlook, nous allons vous présenter ses différentes fonctionnalités. Tout d’abord, Outlook est un logiciel conçu pour envoyer et recevoir des emails, peu importe que ce soit dans le cadre privé ou bien le cadre professionnel. De plus, Outlook intègre également un agenda performant pour planifier vos rendez-vous, organiser des réunions ou bien fixer des tâches à réaliser à un moment précis. Ensuite, il intègre également une gestion de contacts performante, notamment grâce à la fonctionnalité de liste de destinataires.

L’envoi et la réception d’emails

Le logiciel Outlook est un logiciel dont la fonction principale est d’envoyer et de recevoir des emails. Compatible avec de nombreux noms de domaine, il est parfaitement adapté pour une utilisation professionnelle ou personnelle au quotidien. Avec lui, vous pouvez communiquer par email comme bon vous semble. Vous pouvez notamment envoyer des emails à des personnes précises, ou bien à des listes de contacts regroupant un nombre plus ou moins important d’adresses mail. En ce qui concerne le design de vos messages, vous pouvez intégrer une grande variété de contenu grâce à Outlook :

• Des vidéos,
• Des images,
• Du texte bien évidemment,
• Des liens,
• Etc.

En résumé, Outlook est un formidable outil pour une gestion d’e-mail au quotidien. Performant, souple et simple d’utilisation, il est utilisé par de nombreux professionnels.

Voici à quoi ressemble la boîte de réception du logiciel Outlook.

Un calendrier et agenda performants

En plus de la gestion de mail, Outlook propose également un agenda très efficace et simple d’utilisation au quotidien. Avec lui, vous pouvez planifier toute une variété d’événements :

• Des réunions bien évidemment, avec la possibilité de réserver une salle de réunion si des salles ont été correctement paramétrées par votre administrateur en amont,
• Des rendez-vous auxquels vous pouvez inviter autant de personnes que vous le souhaitez, peu importe que ces personnes utilisent Outlook ou non,
• Des réunions en visioconférence en lien avec le logiciel Teams, qui est le logiciel vidéo de Microsoft,
• Des tâches particulières à réaliser à un moment précis, différentes d’un rendez-vous ou d’une réunion,
• Etc.

Pour chaque élément que vous allez créer dans votre calendrier, voici les informations que vous pouvez y intégrer. Certaines sont obligatoires et d’autres non :

1. Le titre de la réunion ou de l’événement,
2. Les adresses email des participants qui vont recevoir une invitation,
3. La date et l’heure de début de la réunion ainsi que la date et l’heure de fin,
4. L’endroit où va avoir lieu l’événement, il peut s’agir d’une ville, d’un lieu précis ou bien d’une salle de réunion,
5. Une description au sein de laquelle vous pouvez présenter par exemple l’ordre du jour de la réunion. Vous avez également la possibilité d’intégrer des liens pour permettre aux invités de consulter des ressources si besoin.

Voici à quoi ressemble l’agenda dans Outlook.

La gestion de contacts

La troisième fonctionnalité principale d’Outlook est la gestion de vos contacts. Avec lui, vous pouvez créer autant de contacts que vous voulez. Pour chacun, vous pouvez intégrer toutes les informations suivantes : 

• Le nom et le prénom bien évidemment,
• La fonction,
• L’entreprise ou l’organisation pour laquelle votre contact travaille,
• Un ou plusieurs numéros de téléphone,
• Une ou plusieurs adresses email,
• Une adresse postale,
• Une catégorie. En ce qui concerne les catégories, vous pouvez créer des catégories pour communiquer plus facilement à un groupe de contacts. Cela vous permet de gagner un temps précieux. 
• Vous avez également la possibilité de rédiger quelques notes ou commentaires,
• Etc.

Pour finir sur la gestion des contacts, vous devez savoir que vous pouvez également importer et exporter des listes de contacts. Cette fonction d’import et d’export est très utile pour transférer des groupes de contacts à d’autres personnes par exemple, ou bien pour faire une sauvegarde manuelle de votre liste si vous en avez le besoin.

Conclusion sur les fonctionnalités

En conclusion sur les fonctionnalités d’Outlook, vous devez savoir que c’est un logiciel complet qui va au-delà de la simple gestion d’e-mail. Effectivement, non seulement vous pouvez envoyer et bien évidemment recevoir des emails, mais vous avez aussi la capacité de gérer un agenda et tout un carnet d’adresses.

Les points forts et points faibles d’Outlook

Outlook est un excellent outil pour communiquer au quotidien et organiser son travail. Il dispose d’un grand nombre d’avantages. Néanmoins il présente aussi quelques faiblesses qu’il vaut mieux connaître avant de se lancer.

Quels sont les points forts d’Outlook ?

Une parfaite compatibilité avec les autres logiciels de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, OneDrive, Teams, etc.)

Au-delà des fonctionnalités que nous venons de vous présenter, une grande force du logiciel Outlook est sa parfaite compatibilité avec les autres outils édités par Microsoft. Ainsi, vous pouvez intégrer dans tous vos emails des liens renvoyant vers des documents préparés avec les différents logiciels suivants :

• Des feuilles de calcul préparées avec Excel,
• Des documents conçus avec Word,
• Des slides de présentation réalisés avec PowerPoint,
• Etc.

Au-delà de Word, Excel et PowerPoint, Outlook a été conçu pour être utilisé avec Teams. Les différentes périodes de confinement que l’on a connues à cause du covid ont entraîné de grands changements dans les méthodes de travail pour de nombreuses entreprises. Ainsi, le télétravail s’est développé et beaucoup de salariés ont dû apprendre à collaborer ensemble à distance. C’est là que Teams a pris tout son sens, puisqu’il s’agit d’un logiciel de vidéo conférence.

Outlook : un logiciel adapté pour smartphone et tablette

En plus de son utilisation conçue principalement pour ordinateur, Outlook est parfaitement optimisé pour une utilisation sur un écran plus petit, peu importe qu’il s’agisse d’un smartphone ou d’une tablette. Ainsi, vous accédez à toutes les fonctionnalités, même sur smartphone :

• Envoi et réception d’e-mail,
• Planification d’événements de votre agenda,
• Ajout, modification ou suppression de contact dans votre carnet d’adresses,
• Etc.

Un outil compatible avec de nombreux noms de domaine

Voici le dernier point fort que nous avons sélectionné concernant Outlook, il s’agit de sa parfaite compatibilité avec de nombreux noms de domaine. Pour bien comprendre de quoi il s’agit, vous devez savoir que le nom de domaine est l’ensemble de caractère situé entre l’arobase d’une adresse mail et le le point fr ou.com. Par exemple, si mon adresse email est mathieu@mon entreprise.fr, mon nom de domaine est monentreprise.fr. Ici, il faut bien comprendre qu’il permet une parfaite intégration de votre adresse mail, peu importe son nom de domaine. Pourtant, ce paramétrage peut être complexe à réaliser, nous vous conseillons de vous adresser soit à votre responsable informatique soit de contacter une agence spécialisée.

Quels sont les points faibles ?

Vous l’aurez compris, Outlook est un logiciel d’e-mail qui présente un grand nombre de points forts. Néanmoins, il présente aussi quelques points faibles qu’il vaut mieux connaître avant de faire votre choix.

Un logiciel payant

Le principal inconvénient du logiciel email Outlook est qu’il s’agit d’un logiciel payant. Pour l’utiliser, vous avez le choix entre deux formules :

1. L’acquisition du logiciel en une fois, pour un budget de 149 €,
2. L’acquisition via un abonnement à Microsoft 365, pour un budget de 7 € par mois. Il faut savoir qu’en choisissant l’abonnement, vous bénéficiez également de licences pour utiliser les logiciels Microsoft Word, Excel et PowerPoint.

Conclusions sur les points forts et les points faibles

En guise de conclusion sur les points forts et les points faibles du logiciel Outlook, vous devez savoir qu’il est parfaitement compatible avec tous les logiciels édités par Microsoft tels que Word, Excel, Powerpoint ou encore Teams. Souple et performant, il est parfaitement utilisable sur ordinateur et également sur smartphone ou bien sur tablette. Enfin, son principal point faible est qu’il s’agit d’un logiciel payant.

Email Outlook : la synthèse

Pour résumer ce dossier consacré à l’envoi d’un email avec le logiciel Microsoft Outlook, voici les notions essentielles que vous devez connaître : 

• Tout d’abord Outlook est un formidable logiciel dont la fonctionnalité principale est la gestion des emails. Avec lui, vous pouvez envoyer des emails et en recevoir de manière simple et performante. Au quotidien, Outlook est un véritable allié pour communiquer. En outre, il dispose de fonctionnalités complémentaires qui sont intéressantes pour vous organiser et optimiser votre productivité. La première fonctionnalité que nous avons choisie de vous présenter est la gestion de votre agenda. Ainsi, vous pouvez planifier vos rendez-vous et vos réunions en présentiel ou en distanciel ainsi qu’organiser vos propres tâches à réaliser avec une échéance précise. Une autre fonctionnalité intéressante est la gestion de vos contacts, notamment en ce qui concerne la gestion des catégories pour organiser tous vos destinataires au sein de groupes et de sous-groupes.
• Bien évidemment, Outlook dispose de vrais points forts, précisément sa compatibilité avec tous les autres logiciels également édités par Microsoft. On pense notamment à la solution de traitement de texte Word, au tableur Excel et aux présentations Powerpoint. Mais ce n’est pas tout, Outlook a été pensé pour pouvoir travailler en distanciel grâce au logiciel Microsoft Teams. En effet, Teams est un formidable outil pour communiquer à distance, avec ou sans la vidéo. Il permet également d’envoyer de courts messages et de discuter à l’écrit.
• Néanmoins Outlook présente également une faiblesse : son prix. Effectivement, il s’agit d’un logiciel payant, ce qui en fait un vrai point faible par rapport à certains de ses concurrents, notamment la suite Google Workspace qui, elle, est entièrement gratuite. Pour pouvoir utiliser Outlook, vous avez deux possibilités. Soit vous achetez le logiciel en une fois, pour un budget de 149 €. Mais vous avez également la possibilité de vous abonner en achetant une licence Microsoft 365 Personnel pour 7€ par mois. L’avantage de l’abonnement est qu’en plus d’Outlook vous pouvez utiliser les logiciels Word, Excel et PowerPoint.

Email Outlook : la conclusion

Pour terminer ce guide consacré à Outlook, nous souhaitons commencer par remercier tous les lecteurs de notre blog. Peu importe que vous soyez un client récurrent, un passionné de marketing digital abonné à notre newsletter ou bien un simple visiteur ponctuel, nous savons que si l’aventure du Blog du Digital s’accélère chaque année, c’est grâce à vous. C’est pourquoi toute l’équipe vous adresse un immense merci. Et justement, lorsque l’aventure du blog a démarré, notre leitmotiv était de vous fournir du contenu de qualité avec une double finalité :

1. Vous permettre de gagner du temps dans vos actions de webmarketing,
2. Vous aider à atteindre vos objectifs préalablement définis.

Après avoir lu cet article sur Outlook, avons-nous atteint votre objectif ? C’est-à-dire avons-nous réussi à vous présenter le logiciel Outlook ainsi que toutes ces fonctionnalités ? Avons-nous fait le tour de ses points forts et de ses points faibles ? Ou au contraire y a-t-il des informations qui, selon vous, mériteraient d’être intégrées dans cette page ? Si c’est le cas, vous pouvez nous envoyer un message en remplissant notre formulaire de contact.

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Pour finir, si vous voulez améliorer vos compétences en e-mailing, nous vous conseillons de lire notre guide intitulé Quand envoyer un email ? En parcourant cet article, vous pourrez déterminer en fonction de votre contexte, le meilleur jour de la semaine ainsi que le meilleur moment de la journée pour envoyer vos messages.

À bientôt sur le blog du digital !