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Newsletter d’entreprise : le guide pour un emailing professionnel

Vous travaillez dans le domaine de la communication et vous avez besoin d’envoyer une newsletter pour votre entreprise mais vous ne savez pas comment faire ? Que vous soyez un adepte du marketing digital ou non, nous avons rédigé ce dossier afin de vous aider dans la création d’une newsletter professionnelle et performante. Pour cela nous allons vous guider à travers toutes les étapes du processus de création d’une newsletter d’entreprise : de la création de votre listing de destinataires à l’envoi de votre campagne email en passant par une conception moderne. Pour vous aider à atteindre vos objectifs, nous vous présenterons également le logiciel qui est selon nous le plus performant du moment : Sendinblue. 

Bonne lecture !

Comment gérer sa liste de destinataires pour une newsletter d’entreprise ?

Pour réussir une newsletter d’entreprise, la première étape consiste en la création de votre base de données. Il va donc s’agir pour vous de créer une liste de destinataires, le plus souvent avec un tableur de type Microsoft Excel. C’est au sein de ce listing que vous insérerez les informations nécessaires au bon envoi de votre mailing pour chacun de vos contacts. Voici les points importants sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention :

  1. Le type de fichier
  2. Le logiciel pour créer et faire évoluer votre listing de contact
  3. Le contenu de votre liste d’audience

Liste de contacts : attention au type de fichier

Lorsque vous allez créer votre liste de destinataires, il vous faut être vigilant quant au type de fichier que vous allez exporter. Ici, il ne s’agit pas de vous recommander un type plutôt qu’un autre, mais plutôt de vous assurer que votre base de données sera correctement lue par votre logiciel de newsletter. Rassurez-vous, la plupart des logiciels modernes sont tout à fait compatibles avec les extensions les plus répandues, à savoir :

  • Xlsx qui est le format Microsoft Excel le plus répandu et le plus récent, autrement dit un incontournable parmi toutes les extensions possibles,
  • Xls qui est en fait le prédécesseur du format Xlsx,
  • Csv qui signifie Comma Separated Values, ce qui donne Valeurs séparées par une virgule en français. Il s’agit d’un format de données sans aucun formatage, qui peut sembler brut au premier abord mais qui est relativement simple d’utilisation quand on s’y habitue.

Le meilleur logiciel pour créer votre liste de contacts

Maintenant que vous savez comment exporter votre fichier, nous allons vous présenter plusieurs tableurs qui sont parfaitement adaptés pour créer votre liste de contacts dans le cadre d’une newsletter d’entreprise.

  1. Le premier logiciel, qui est le plus connu et le plus utilisé dans le monde, est le célèbre Microsoft Excel. Avec lui, vous n’aurez aucune surprise. En plus de sa fiabilité, vous pouvez créer autant de filtres que vous souhaitez, exporter votre liste dans un autre format, etc. C’est un logiciel complet. Même s’il présente de nombreux avantages, son principal inconvénient est qu’il fait partie de la suite Microsoft Office, et est donc payant. Néanmoins, il reste incontournable et est toujours la référence aujourd’hui.
  2. Le second logiciel que nous tenions à vous présenter est le tableur Sheets, de Google. Moins connu et utilisé qu’Excel, il est un de ses premiers concurrents grâce à ses fonctionnalités. Sa principale force est son aspect collaboratif : plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un seul et même fichier. En outre, liée au stockage en ligne Google Drive, il est utilisable depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Enfin, contrairement à Excel il est totalement gratuit, ce qui en fait un outil privilégié que nous utilisons énormément au Blog du Digital.
  3. Le troisième logiciel est Calc, qui fait partie de la suite LibreOffice. Ici, les fonctionnalités sont intéressantes et performantes, néanmoins ce tableur est moins utilisé que les deux cités précédemment, ce qui réduit grandement son intérêt. En revanche, et c’est important de le souligner, il est entièrement gratuit.
  4. Le quatrième et dernier logiciel est Sendinblue, qui est selon nous le logiciel de mailing le plus performant du moment. Cette solution intègre un gestionnaire de mailing liste, alias liste de diffusion, que vous pourrez modifier comme bon vous semble. Cette solution est pertinente si vous utilisez Sendinblue pour faire vos newsletters, évidemment !

Le contenu de votre base de destinataires

Passons maintenant au contenu de votre liste de contacts. Pour chacun de vos destinataires, il existe une information qui est indispensable, nous parlons bien évidemment de l’adresse email. Il faut comprendre que vous pouvez aller bien au-delà de la simple adresse mail en insérant pour toute votre audience des informations complémentaires telles que :

  • la civilité, par exemple monsieur ou madame,
  • le nom et / ou le prénom,
  • la fonction,
  • etc.

Mais quel intérêt ? Ce type de contenu est pertinent car il va vous permettre de personnaliser le message en fonction du destinataire à qui vous l’envoyez. On peut aisément comprendre que commencer le message par Bonjour Monsieur Dupont est bien plus accrocheur que de commencer par un simple Bonjour générique.

Conclusion sur la liste de contacts d’une newsletter d’entreprise

Pour conclure sur la base de données d’une newsletter en entreprise, il faudra vous assurer d’insérer tout le contenu dont vous pourriez avoir besoin et également de sélectionner le type de format qui correspond au logiciel e-mailing que vous utilisez.

Pour en savoir plus sur la gestion de vos listes de destinataires, nous avons préparé un article dédié : Comment gagner du temps avec les listes de contacts ?

Comment réussir la conception d’une newsletter pour entreprise ?

Maintenant que vous avez créé votre liste de destinataire pour votre newsletter en entreprise, passons à la conception de votre email. Pour réussir la conception, il vous faudra suivre une méthodologie précise divisée en quatre étapes :

  1. Rédiger un objet pertinent,
  2. Réussir l’introduction de votre newsletter avec un bel en-tête,
  3. Réaliser une conception adaptée à vos objectifs,
  4. Conclure votre newsletter par un pied de page.

Rédiger un bon objet pour réussir sa newsletter d’entreprise

La première étape pour réussir votre newsletter est d’inciter vos destinataires à ouvrir le mail que vous avez envoyé, une fois qu’il est arrivé dans leur messagerie. Cette préparation est capitale puisque si vous n’arrivez pas à suffisamment inciter vos lecteurs à lire votre newsletter, alors tous les efforts que vous aurez fournis seront réduits à néant. Pour cela, le principal levier à votre disposition est la rédaction d’un objet performant. L’idée, pour réussir son objet, est de trouver un moyen pour attirer l’attention de votre audience. Pour y parvenir nous conseillons souvent la structure suivante : commencez par annoncer la thématique globale que vous traitez dans votre newsletter, puis posez une question qui vous semble pertinente. Pour bien comprendre, voici quelques exemples concrets. Attention, cette liste de suggestions d’objets n’est pas exhaustive. Cependant elle vous aidera à clairement identifier les éléments à mettre en avant :

  • Newsletter d’entreprise : comment atteindre ses objectifs ?
  • Newsletter : Comment performer en entreprise ?
  • Comment réussir sa newsletter d’entreprise ?
  • Newsletter en entreprise : le guide complet

Si vous souhaitez en savoir plus sur la rédaction d’un objet parfait pour votre campagne mail, nous avons rédigé un guide intitulé Comment réussir son objet pour un email ?

Réussir l’en-tête ou le header de sa newsletter d’entreprise

Passons maintenant à la réalisation du header de votre newsletter, également appelé en-tête en français. Ici la finalité de votre en-tête est de pouvoir permettre à vos contacts de rapidement vous identifier. Aussi nous vous conseillons de faire très simple en y insérant le logo de votre entreprise puis en rédigeant une courte phrase qui annonce le sujet abordé. Soyez vigilant quant à la longueur de cette phrase d’introduction, elle ne doit pas excéder deux lignes soit environ une vingtaine de mots. Ayez bien à l’esprit qu’en moyenne un internaute passe 15 secondes à lire un email, c’est pourquoi vous devez être particulièrement concis et aller à l’essentiel !

Concevoir un bel email

Nous arrivons maintenant à la partie centrale de votre email, le corps. Ici vous avez plusieurs possibilités, volontairement nous vous présentons deux scénarios extrêmement différents afin de vous illustrer l’étendue des possibilités en termes de conception.

Concevoir une partie centrale très épurée. vous pouvez par exemple vous contenter de rédiger une liste à puce contenant un ensemble d’informations. Ensuite vous insérez sur chacune des informations le lien qui redirigera les internautes vers le reste du contenu de l’actualité lorsqu’ils cliqueront dessus.

Voici un exemple de newsletter épurée réalisée par esquimoz, une agence spécialisée en référencement naturel.

newsletter entreprise epure  

Vous pouvez également choisir de concevoir un corps d’email bien plus élaboré. Une structure que l’on retrouve régulièrement et qui reste très efficace est d’insérer pour chaque actualité un visuel sur la gauche puis sur la partie droite une phrase de texte suivie d’un bouton.

Voici un exemple de newsletter plus complexe réalisé par l’équipe.

newsletter entreprise elabore  

Conclure la newsletter par un footer ou pied de page

Pour conclure votre newsletter, nous vous conseillons tout simplement d’insérer votre signature d’email. Au sein de cette signature vous pouvez insérer des liens en fonction de vos besoins et de votre contexte, voici quelques possibilités :

  • Vos nom et prénom,
  • Vos coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, site internet, etc.
  • Un lien vers vos profils sur les réseaux sociaux,
  • Un lien permettant aux internautes de prendre rendez-vous en ligne directement dans votre agenda,

Conclusion sur la conception

Pour conclure sur la conception de newsletter, nous vous conseillons de respecter une méthodologie bien précise et de prendre le temps de rédiger un objet attractif. Soignez votre header puisque c’est la première chose que les internautes verront. Prenez également le temps de conclure votre email correctement avec un footer qui vous permettra d’atteindre vos objectifs.

Si vous souhaitez aborder le sujet du design plus en profondeur, aller jeter un œil à notre dossier Comment réussir le design d’une newsletter ? 

Newsletter en entreprise : quelles statistiques analyser ?

Ça y est, vous avez envoyé votre newsletter professionnelle à tous vos destinataires. C’est très bien, mais vous pensez en avoir terminé ? Détrompez-vous, il vous reste une dernière étape qui est capitale : l’analyse des statistiques de votre campagne. Cette étape, qui est malheureusement trop souvent négligée par les communicants modernes car considérée à tort comme fastidieuse, constitue une véritable mine d’or. En effet, c’est en analysant vos statistiques et leur évolution que vous serez en mesure de savoir si la modification que vous avez apportée a un impact positif ou bien négatif. Il n’existe pas d’autre moyen ! Voici 3 indicateurs incontournables dans le domaine de la newsletter : 

  1. le taux d’envoi,
  2. le taux d’ouverture,
  3. le taux de clic.

Le taux d’envoi

Le taux d’envoi vous permet d’évaluer la qualité de votre base de données contenant les coordonnées de vos destinataires. Pour calculer ce pourcentage, il vous faut diviser le nombre d’emails réellement envoyés par le nombre d’adresses email contenues dans votre listing. Prenons un exemple concret, qui va nous suivre pour chaque statistique étudiée. Imaginons que votre liste contienne 1100 contacts, et que seulement 1000 emails soient envoyés. Dans ce cas, votre taux d’envoi est de 1000 / 1100, soit environ 90%. Il faut comprendre que les erreurs sont la plupart du temps dues à une faute de saisie dans l’adresse email, ou bien alors à un NPAI signifiant N’habite plus à l’adresse indiquée. Ce peut être le cas si par exemple un destinataire a changé d’entreprise ou bien d’adresse email.

Le taux d’ouverture

Le second indicateur que nous souhaitions vous présenter est le taux d’ouverture. Ce KPI vous permet de savoir si vous avez réussi à suffisamment inciter votre audience à lire votre email, notamment grâce à la rédaction d’un objet attractif. Pour mesurer cette statistique, qui est également un pourcentage, vous devrez diviser le nombre de fois où votre newsletter a été ouverte par le nombre d’emails réellement envoyés. Reprenons notre exemple en imaginant que votre newsletter d’entreprise ait été ouverte 500 fois. Alors votre taux d’ouverture sera de 500 divisé par 1000, ce qui fait 50%.

Le taux de clic

La dernière statistique que nous vous présentons est le taux de clic. Cette donnée mesure le niveau d’interactivité de votre mailing. Pour calculer ce taux de clic, il faut diviser le nombre de clics générés dans toute votre campagne par le nombre d’emails envoyés. Reprenons une dernière fois notre exemple, et imaginons que notre campagne ait généré 300 clics. Notre taux de clic sera de 300 divisé par 1000, ce qui nous donne 30%.

Conclusion sur les statistiques de newsletter

Pour terminer sur les statistiques, nous vous conseillons de prendre le temps de choisir des indicateurs pertinents et d’analyser leur évolution. Ainsi vous saurez si vos actions vont dans la bonne direction, ou non.

Si vous souhaitez aller plus loin dans l’analyse des statistiques, nous vous recommandons de lire notre dossier Quelles statistiques analyser pour ma newsletter ?

Quel est le meilleur logiciel pour réussir sa newletter en entreprise ?

Voici la dernière étape pour réussir votre newsletter d’entreprise : choisir le bon logiciel de mailing. En ce moment, notre favori est Sendinblue, nous l’utilisons et l’adorons pour plusieurs raisons :

  1. Il est abordable dans tous les sens du terme. Son éditeur de mail est intuitif et performant, il a été pensé pour permettre aux non initiés de la communication de réussir la conception de leur newsletter. Son tarif est également abordable, puisqu’il existe une version totalement gratuite qui vous permet d’envoyer jusqu’à 300 emails chaque jour. Si vous avez un plus grand nombre de destinataires, alors vous pouvez opter pour la version Lite avec laquelle vous aurez un plafond de 20 000 emails chaque mois, pour un budget de 19€.
  2. Vous pouvez, en plus des emails, envoyer des sms. Ainsi vous multipliez vos chances d’être lu. Attention tout de même à ne pas en abuser, sous peine d’être trop intrusif !
  3. Sendinblue propose un grand nombre de templates et de modèles. Cela vous permet de gagner un temps considérable tout en réalisant des campagnes de qualité.
  4. Vos emails sont parfaitement adaptés pour une lecture sur ordinateur et sur smartphone, grâce à leur fonctionnalité responsive.
  5. Vous pouvez créer des landing pages, autrement dit des pages créées spécifiquement pour une durée limitée dans le temps afin de réussir une campagne précise. Pour aller plus loin, vous pouvez également y intégrer des questionnaires, toujours conçus avec Sendinblue.
  6. Exploitez le marketing automation alias l’automatisation à grande échelle. L’automation est une superbe fonctionnalité qui permet de concevoir des scénarios d’envoi d’email en fonction du comportement de vos destinataires. Ainsi, si un contact clique sur un lien précis, il pourra recevoir un email automatiquement dans la foulée. Alors que s’il clique sur un autre lien de votre mail, alors c’est un email complètement différent qu’il recevra. Cela est très utile lorsque vous avez un volume important de contacts à gérer.

Voici une vidéo détaillant la création d’une newsletter d’entreprise

Newsletter d’entreprise : la synthèse

Pour résumer ce guide traitant de la newsletter en entreprise, voici l’essentiel de ce que vous devez retenir. Une bonne méthodologie vous permettra d’atteindre vos objectifs à condition de respecter ces quelques étapes :

  1. Paramétrez, modifiez et surtout faites vivre votre liste de destinataires. Si vous voulez aller plus loin vous pouvez également créer des sous-groupes pour pouvoir personnaliser le contenu de votre newsletter en fonction du groupe à qui elle est envoyée. Pour ce qui est de l’aspect technique, exportez votre liste au format Excel et pensez à intégrer tout le contenu dont vous pourriez avoir besoin.
  2. Prenez le temps de réaliser une jolie conception qui donnera envie à vos destinataires de lire votre newsletter d’entreprise. Si vous manquez de temps ou si vous êtes en panne d’inspiration, utilisez un template ou un modèle d’emailing, ainsi vous n’aurez plus qu’à personnaliser le contenu avec votre texte et vos images.
  3. Une fois votre campagne mail envoyée, pensez à analyser vos statistiques comme le taux d’ouverture et le taux de clic. Pour une analyse optimale, nous vous conseillons d’aller au-delà en comparant l’évolution de vos différentes statistiques. Bien trop souvent négligée, cette étape est capitale puisqu’elle vous permet de savoir si les modifications que vous effectuez sur vos newsletters sont adaptées ou non pour votre audience

Enfin, pour être sûr de faire une campagne de newsletter performante, nous vous conseillons d’utiliser le logiciel de mailing Sendinblue. Ses principaux atouts sont son efficacité, sa simplicité d’utilisation et son tarif abordable.

Newsletter d’entreprise : notre conclusion

Afin de conclure ce dossier, nous tenons à vous adresser un grand merci à vous, les lecteurs de notre blog. Chaque jour vous êtes de plus en plus nombreux, et nous pensons que ce n’est qu’un début.

Nous espérons de tout notre cœur que ce guide répond à vos besoins et que les newsletters que vous allez concevoir dans votre entreprise vous permettront d’atteindre vos objectifs. Retenez bien que l’analyse des statistiques et de leur évolution est une étape primordiale pour pouvoir améliorer vos campagnes mailing au fil du temps.

Maintenant que vous avez fini de lire cet article, peut-être souhaitez-vous nous poser des questions ou bien nous faire des propositions de thématiques abordées dans les prochaines semaines ? Si c’est le cas, rendez-vous sur notre page de contact pour nous envoyer un message. Nous faisons tout notre possible pour répondre rapidement à toutes les sollicitations que nous recevons, néanmoins notre délai d’attente est d’environ six jours ouvrés actuellement.

Pour terminer, si vous êtes ici c’est que le sujet de la newsletter vous intéresse. C’est pourquoi nous vous proposons la lecture d’un guide qui remporte un grand succès : Quand faut-il envoyer un email ?

A bientôt sur le blog du digital

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